PAGE賓館經(jīng)營(yíng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)賓館經(jīng)營(yíng)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在賓館經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于賓館各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：賓館經(jīng)營(yíng)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映賓館經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及賓館商業(yè)秘密、客戶信息等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立賓館檔案管理室，負(fù)責(zé)賓館經(jīng)營(yíng)檔案的集中管理。（二）職責(zé)1.制定和完善賓館經(jīng)營(yíng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案的安全保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)。6.負(fù)責(zé)向賓館各部門(mén)提供檔案信息服務(wù)，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類賓館經(jīng)營(yíng)檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括賓館的各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。2.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶信息、預(yù)訂記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議等。4.客房管理類：包括客房預(yù)訂、入住登記、退房結(jié)算、客房設(shè)施維護(hù)記錄等。5.餐飲管理類：包括菜單設(shè)計(jì)、菜品研發(fā)、餐廳預(yù)訂、客戶反饋等。6.安全管理類：包括安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報(bào)告等。7.其他類：包括賓館獲得的榮譽(yù)證書(shū)、與外部單位簽訂的合作協(xié)議等。（二）編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式如下：[類別代碼][年份][流水號(hào)]例如：行政管理類檔案編號(hào)為XZ[2023][001]，市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案編號(hào)為SY[2023][001]等。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成收集工作。（二）整理1.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表等。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，確保檔案的精煉和準(zhǔn)確。4.按照檔案的形成時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排序，便于查閱。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，放入相應(yīng)的檔案柜或檔案架中。2.建立檔案歸檔目錄，記錄檔案的類別、編號(hào)、名稱、歸檔時(shí)間等信息，便于查找。（二）保管1.檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進(jìn)行包裝，存放于檔案柜中。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案管理室，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.賓館內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)賓館分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)賓館總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)賓館總經(jīng)理批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《檔案管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，上報(bào)賓館領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交1.賓館因機(jī)構(gòu)調(diào)整、分立、合并等原因，需要進(jìn)行檔案