PAGE就業(yè)局檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)就業(yè)局檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于就業(yè)局檔案室的檔案管理工作，包括各類就業(yè)相關(guān)文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、查閱和利用。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：就業(yè)局檔案室對(duì)全局各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映就業(yè)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記等工作，為全局工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理程序和要求進(jìn)行操作。3.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的與就業(yè)工作相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.本局制定的各類就業(yè)政策、工作方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.就業(yè)工作中形成的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查資料等。4.就業(yè)培訓(xùn)、招聘會(huì)、就業(yè)援助等活動(dòng)的相關(guān)資料，包括活動(dòng)方案、宣傳資料、參會(huì)人員名單、成果總結(jié)等。5.就業(yè)服務(wù)對(duì)象的檔案，包括就業(yè)登記、失業(yè)登記、就業(yè)困難人員認(rèn)定等相關(guān)材料。6.本局與其他部門、單位簽訂的就業(yè)合作協(xié)議、合同等。7.本局工作人員在就業(yè)工作中形成的重要文件、記錄、筆記等。8.其他與就業(yè)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行整理，定期移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)文件同步移交。4.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份保存。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為綜合類、就業(yè)政策類、就業(yè)服務(wù)類、就業(yè)培訓(xùn)類、就業(yè)援助類、就業(yè)統(tǒng)計(jì)類、就業(yè)服務(wù)對(duì)象類等。2.每一類下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分，如就業(yè)政策類可分為國(guó)家政策、地方政策等；就業(yè)服務(wù)類可分為就業(yè)登記、失業(yè)登記、職業(yè)介紹等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無用的材料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行分類，同類材料集中在一起。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.按照檔案存放順序，將檔案上架存放。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）檔案存放1.按照檔案分類順序，將檔案存放在檔案架上，標(biāo)識(shí)清晰。2.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)設(shè)立專柜存放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，異地存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括本局制定的重要就業(yè)政策、工作方案、工作總結(jié)等；長(zhǎng)期保管的檔案主要包括就業(yè)工作中形成的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查資料等；短期保管的檔案主要包括就業(yè)服務(wù)對(duì)象的檔案等。3.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)檔案保管期限已滿的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管。六、檔案查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在《檔案查閱登記簿》上登記查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱范圍本局工作人員因工作需要，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案，但必須嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還要求。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，辦理借閱手續(xù)，收取押金，并在《檔案借閱登記簿》上登記借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案室在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（五）利用限制1.查閱和利用檔案不得泄露國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私。2.查閱和利用檔案不得用于非工作目的。（六）檔案信息公開1.就業(yè)局應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，依法公開部分檔案信息，為社會(huì)公眾提供服務(wù)。2.檔案信息公開應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。七、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。3.檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并作為檔案管理工作決策的依據(jù)。（二）檔案鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否需要繼續(xù)保管。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，報(bào)上級(jí)