PAGE健全技術(shù)檔案隨訪制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本隨訪制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術(shù)檔案管理的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保技術(shù)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.安全保密原則采取有效措施保障技術(shù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.便捷高效原則在確保檔案安全和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化隨訪流程，提高工作效率，方便檔案的查詢、利用。二、技術(shù)檔案的定義與分類（一）定義技術(shù)檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的，具有保存價值的各種技術(shù)文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等材料。（二）分類1.產(chǎn)品研發(fā)檔案包括新產(chǎn)品研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、實驗記錄、測試報告、技術(shù)總結(jié)等。2.生產(chǎn)工藝檔案涵蓋生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。3.技術(shù)改造檔案包含技術(shù)改造項目計劃、方案、實施過程記錄、驗收報告等。4.設(shè)備技術(shù)檔案涉及設(shè)備購置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修記錄、技術(shù)參數(shù)變更記錄等。5.科研項目檔案包括科研項目申報書、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)、研究成果報告、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。三、隨訪職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善技術(shù)檔案隨訪制度，并組織實施。2.建立技術(shù)檔案隨訪臺賬，記錄隨訪情況。3.定期對技術(shù)檔案進行清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的技術(shù)檔案管理工作，提供檔案管理培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的質(zhì)量。2.按照隨訪制度的要求，配合檔案管理部門開展隨訪工作，及時提供相關(guān)信息。3.對本部門保管的技術(shù)檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）檔案使用部門職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和要求，申請查閱、借閱技術(shù)檔案，并在使用后及時歸還。2.妥善保管借閱的技術(shù)檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。3.反饋檔案在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，協(xié)助檔案管理部門改進檔案管理工作。四、隨訪內(nèi)容與頻率（一）隨訪內(nèi)容1.檔案的完整性檢查核實檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性檢查核對檔案中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無誤，與實際情況是否相符。3.檔案的規(guī)范性檢查檢查檔案的格式、字體、編號等是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案的安全性檢查查看檔案存儲環(huán)境是否安全，有無受潮、發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象，檔案的保密措施是否到位。（二）隨訪頻率1.對于重要的技術(shù)檔案，如新產(chǎn)品研發(fā)檔案、重大科研項目檔案等，每年至少進行一次全面隨訪。2.一般技術(shù)檔案每兩年進行一次隨訪。3.在檔案形成部門或使用部門發(fā)生重大變動，如人員調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等情況下，應(yīng)及時對相關(guān)技術(shù)檔案進行隨訪。五、隨訪方式（一）實地檢查檔案管理部門定期到檔案形成部門或使用部門的檔案存放地點，對技術(shù)檔案進行實地查看和清點。（二）線上核對利用公司的檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行線上核對，檢查檔案的錄入信息是否準(zhǔn)確、完整。（三）人員訪談與檔案形成部門或使用部門的相關(guān)人員進行溝通交流，了解檔案的管理和使用情況，收集反饋意見。六、隨訪問題處理（一）問題記錄隨訪人員在隨訪過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細記錄在隨訪記錄表格中，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)人等信息。（二）問題反饋對于一般性問題，隨訪人員可當(dāng)場向檔案形成部門或使用部門的相關(guān)人員反饋，并要求其立即整改。對于較為復(fù)雜或涉及多個部門的問題，應(yīng)及時填寫問題反饋單，提交給檔案管理部門負責(zé)人。（三）整改措施制定與實施檔案形成部門或使用部門針對反饋的問題，應(yīng)制定具體的整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。整改完成后，應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，說明整改情況。（四）跟蹤復(fù)查檔案管理部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力的部門，應(yīng)進行督促和問責(zé)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.使用部門填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)。4.使用部門查閱人員在檔案管理部門指定的地點進行查閱，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。（二）借閱流程1.使用部門填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需在檔案管理部門辦理借閱登記，領(lǐng)取借閱的技術(shù)檔案，并承諾遵守保密規(guī)定和按時歸還。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱限制及保密要求1.涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.查閱和借閱的檔案不得擅自復(fù)制，如有特殊需要，需經(jīng)檔案管理部門同意并辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案的保管與維護（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。（二）維護措施1.定期對檔案庫房進行清潔和檢查，確保檔案存儲環(huán)境良好。2.對紙質(zhì)檔案進行防蟲、防潮處理，如放置防蟲藥、干燥劑等。3.對電子檔案進行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的安全性和可用性。九、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且確無保存價值的技術(shù)檔案。2.因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)變更等原因，不再使用且無參考價值的檔案。3.檔案損壞、遺失且無法修復(fù)或補充的。（二）銷毀流程1.檔案形成部門或使用部門提出檔案銷毀申請，填寫《技術(shù)檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審核同意后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確