PAGE人事檔案制度上墻一、總則1.目的為加強公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理遵循真實、準確、完整、及時、保密的原則。二、人事檔案的內(nèi)容1.個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學歷學位記載員工的最高學歷、學位、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、入學時間、畢業(yè)時間等信息。3.工作經(jīng)歷詳細記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、入職時間、離職時間、工作職責等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)證書等信息。5.職業(yè)資格證書包括員工獲得的各類職業(yè)資格證書，如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。6.獎懲情況記載員工在公司內(nèi)外獲得的獎勵和處罰情況，包括獎勵名稱、獎勵時間、頒發(fā)單位，處罰原因、處罰時間、處罰單位等。7.薪酬福利記錄員工的薪酬待遇、福利待遇、社保繳納等情況。8.勞動合同包括員工與公司簽訂的勞動合同文本、續(xù)簽合同記錄等。9.其他重要材料如員工的體檢報告、離職證明、調(diào)崗?fù)ㄖ?。三、人事檔案的收集與整理1.收集渠道員工入職時，應(yīng)提交個人基本信息、學歷學位證書、身份證等相關(guān)材料的原件及復(fù)印件。人力資源部門定期收集員工的培訓(xùn)證書、職業(yè)資格證書、獎懲文件等材料。各部門及時將員工的崗位變動、薪酬調(diào)整、績效考核結(jié)果等信息反饋給人力資源部門。2.整理要求按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，同一類別的材料應(yīng)集中存放。每份材料應(yīng)進行編號，并在檔案目錄中注明材料名稱、編號、日期等信息。對材料進行排序，確保檔案內(nèi)容的邏輯性和連貫性。定期對人事檔案進行清查，確保檔案材料的完整性和準確性。四、人事檔案的保管1.保管方式人事檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別進行分類存放；電子檔案應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，并定期進行備份。2.保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。同時，應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.借閱與歸還因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案材料。4.查閱權(quán)限人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工的人事檔案。公司高層管理人員在必要時可查閱員工的人事檔案，但應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。其他人員未經(jīng)人力資源部門負責人批準，不得查閱人事檔案。五、人事檔案的更新與維護1.定期更新人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案進行更新，確保檔案內(nèi)容的時效性和準確性。一般每年對檔案進行一次全面審查和更新，遇員工崗位變動、薪酬調(diào)整、獎懲情況發(fā)生變化等情況時，應(yīng)及時更新檔案。2.信息變更員工個人信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，人力資源部門審核后進行檔案信息的修改。3.材料補充根據(jù)公司管理需要或員工個人發(fā)展情況，如有必要補充檔案材料的，員工應(yīng)按照要求及時提供相關(guān)材料，人力資源部門進行整理歸檔。六、人事檔案的保密1.保密責任公司全體員工應(yīng)嚴格遵守人事檔案保密制度，對人事檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.保密措施檔案保管場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。在檔案的整理、借閱、歸還等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。七、人事檔案的利用1.人力資源決策支持為公司的人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬管理等工作提供決策依據(jù)。2.員工職業(yè)發(fā)展幫助員工了解自己的職業(yè)發(fā)展歷程，為員工的職業(yè)晉升、崗位調(diào)整等提供參考。3.合規(guī)審查在公司進行合規(guī)審查、勞動糾紛處理等工作時，提供相關(guān)的人事檔案材料作為證據(jù)。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準擅自查閱、借閱人事檔案的。擅自涂改、偽造、銷毀人事檔案材料的。泄露人事檔案內(nèi)容的。不按照規(guī)定整理、保管人事檔案的。2.處理措施對于違反人事檔案制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。因違規(guī)行為給公司或員工造成損失