PAGE學(xué)生檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案信息的安全與保密，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及學(xué)生檔案管理的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理保密工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.安全性原則：采取有效措施，保障學(xué)生檔案信息的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.最小化原則：嚴(yán)格限定接觸和使用學(xué)生檔案信息的人員范圍，僅在必要的情況下，為履行工作職責(zé)方可接觸相關(guān)信息，確保信息知曉度最小化。4.責(zé)任追究原則：對違反本保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生檔案管理保密工作的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理保密工作，定期檢查檔案管理保密措施的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全。4.對涉及學(xué)生檔案管理的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。5.配合有關(guān)部門對學(xué)生檔案管理保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和審計，及時整改存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，確保學(xué)生檔案信息的安全與保密。2.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，保證檔案的整齊、規(guī)范。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、銷毀等手續(xù)，做好相關(guān)記錄。4.妥善保管學(xué)生檔案，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失或泄密。5.對在檔案管理工作中知悉的學(xué)生個人信息和隱私，嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將學(xué)生的各類檔案材料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.對于涉及學(xué)生隱私的材料，如成績單、體檢報告等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行收集和傳遞。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.整理過程中，應(yīng)確保檔案材料的順序合理，編號清晰，便于查閱和管理。3.對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保場所安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案保管場所應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案存放環(huán)境的安全。（二）保管方式1.學(xué)生檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.對檔案的存放位置應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引，提高檔案查閱效率。（三）保管期限1.學(xué)生檔案的保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為學(xué)生畢業(yè)后若干年。2.在保管期限屆滿后，如需銷毀檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱申請表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。3.涉及學(xué)生個人隱私的檔案材料，如成績單、體檢報告等，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱過程中，查閱人員不得在檔案材料上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案。（三）借閱規(guī)定1.本校/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并提交相關(guān)證明材料。2.借閱申請應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。六、檔案轉(zhuǎn)出與銷毀（一）轉(zhuǎn)出程序1.學(xué)生畢業(yè)或因其他原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)出前，檔案管理人員應(yīng)核對檔案材料是否齊全、完整，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。3.檔案轉(zhuǎn)出時應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的接收單位、地址、聯(lián)系人等信息，并通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞。4.檔案管理人員應(yīng)及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全送達(dá)接收單位。（二）銷毀規(guī)定1.對于保管期限屆滿或已失去保存價值的學(xué)生檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、保密措施（一）物理安全措施1.檔案保管場所應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等安全設(shè)施，確保場所安全。2.對檔案存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場所，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記并由專人陪同。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.對電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理系統(tǒng)的用戶賬號和密碼應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。3.在傳輸學(xué)生檔案信息時，應(yīng)采用加密傳輸技術(shù)，確保信息傳輸過程中的安全。（三）人員管理措施1.對涉及學(xué)生檔案管理的人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期檢查其工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對離職或離崗的檔案管理人員，應(yīng)及時收回其工作證件和權(quán)限，進(jìn)行工作交接，并監(jiān)督其妥善交接檔案信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對學(xué)生檔案管理保密工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.學(xué)校/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對學(xué)生檔案管理保密工作進(jìn)行審計，檢查檔案管理保密制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提出整改意見。（二）外部檢查1.積極配合教育行政部門、檔案管理部門等相關(guān)部門對學(xué)生檔案管理保密工作的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本保密制度，擅自泄露學(xué)生檔案信息的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自查閱、借閱、復(fù)制學(xué)生檔案的。3.在檔案管理工作中，因故意或重大過失導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄密的。4.其他違反本保密制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反本保密制度的行為，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。2.因違反本保密制度給學(xué)生或?qū)W