PAGE科研檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科研、生產、經營和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有科研項目的檔案管理，包括項目的立項、研究、試驗、驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司科研檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則?？蒲形募牧蠎鐚嵎从晨蒲谢顒拥膶嶋H情況，不得偽造和篡改。3.完整性原則。全面收集科研項目各階段形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.準確性原則?？蒲形募牧系膬热莺蛿?shù)據(jù)應準確無誤，符合相關標準和規(guī)范。5.保密性原則。對涉及公司商業(yè)秘密和技術秘密的科研檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定科研檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門科研文件材料的形成、積累和整理工作，確保歸檔文件材料的質量。4.定期對科研檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.開展科研檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）項目負責人職責1.負責本項目科研文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將項目各階段形成的文件材料移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好項目檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門科研文件材料的收集、整理和保管工作，并定期向檔案管理部門移交。2.在科研項目實施過程中，各部門應積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、科研文件材料的形成與積累（一）科研項目立項階段1.項目申報書、可行性研究報告、項目批復文件等立項文件材料。2.項目調研、考察、論證等活動中形成的文件材料，如調研報告、考察報告、論證意見等。（二）科研項目研究階段1.項目研究計劃、實施方案、技術路線等文件材料。2.實驗記錄、測試報告、數(shù)據(jù)分析、研究總結等科研過程文件材料。3.項目組內部討論、交流、匯報等活動中形成的文件材料，如會議紀要、工作簡報等。（三）科研項目試驗階段1.試驗方案、試驗記錄、試驗報告等試驗文件材料。2.試驗設備的購置、安裝、調試、運行等過程中形成的文件材料，如設備采購合同、設備驗收報告、設備運行記錄等。3.試驗數(shù)據(jù)的處理、分析和總結等文件材料。（四）科研項目驗收階段1.項目驗收申請書、驗收報告、驗收意見等驗收文件材料。2.項目成果鑒定、評估、獎勵等活動中形成的文件材料，如成果鑒定證書、評估報告、獎勵證書等。3.項目總結報告、技術總結報告、經濟效益分析報告等總結文件材料。（五）其他文件材料1.與科研項目相關的知識產權文件，如專利申請文件、軟件著作權登記文件等。2.科研項目的合作協(xié)議、委托合同、技術轉讓合同等合同文件材料。3.科研項目的對外交流、合作、培訓等活動中形成的文件材料，如交流材料、培訓資料等。四、科研文件材料的整理與歸檔（一）整理要求1.遵循科研項目的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照項目階段和文件類別進行分類整理。2.對每份文件材料進行編號、編目，確保文件材料的標識清晰、準確。3.剔除重復、無效的文件材料，對破損、褪色的文件材料進行修復或復制。4.對電子文件材料應進行格式轉換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）歸檔要求1.項目負責人應在科研項目完成后[X]個工作日內，將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應對移交的文件材料進行審核，對不符合要求的文件材料應退回項目負責人重新整理。3.歸檔的文件材料應編制檔案目錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對重要的科研項目檔案應進行備份，備份存儲介質應妥善保管。五、科研檔案的保管（一）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司科研發(fā)展歷史、具有重要查考利用價值的檔案，如科研項目的重大成果、重要技術資料、知識產權文件等，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在一定時期內具有查考利用價值的檔案，如科研項目的一般成果、技術文件、試驗報告等，應保管[X]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內具有查考利用價值的檔案，如科研項目的階段性文件、臨時性文件等，應保管[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對電子檔案應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，定期進行備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門應定期對科研檔案的保管期限進行鑒定，由檔案管理人員、項目負責人和相關專家組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、價值和歷史意義，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案應編制銷毀清冊，報公司領導審批后，由檔案管理部門會同相關部門進行銷毀，并做好銷毀記錄。六、科研檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因科研、生產、經營和管理等工作需要，可查閱、借閱科研檔案。2.公司外部單位因合作、交流、調研等需要，經公司領導批準，可查閱、借閱科研檔案。3.涉及國家機密、公司商業(yè)秘密和技術秘密的科研檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和借閱范圍。（二）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱、借閱科研檔案，應填寫《科研檔案查閱申請表》或《科研檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱科研檔案，應提交單位介紹信和查閱、借閱申請函，經公司領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應對查閱、借閱申請進行審核，對符合要求的申請予以批準，并提供必要的協(xié)助和服務。4.查閱、借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照、傳播檔案內容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）利用登記1.檔案管理部門應對科研檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內容、借閱期限等信息。2.查閱、借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的數(shù)量和完整性，對有損壞或丟失的檔案，應查明原因，追究責任。七、科研檔案的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密和技術秘密的科研檔案，如科研項目的技術方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產權信息等。2.公司內部尚未公開的科研成果、研究計劃、發(fā)展戰(zhàn)略等信息。3.其他需要保密的科研檔案信息。（二）保密措施1.檔案管理部門應建立健全科研檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓。2.對涉及保密的科研檔案應進行單獨保管，設置專門的保密標識，限制查閱和借閱范圍。3.在科研檔案的利用過程中，檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱、借閱人員進行保密提醒，防止檔案信息泄露。4.對因工作需要接觸保密科研檔案的人員，應簽訂