PAGE總值班室檔案制度一、總則（一）目的為加強總值班室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織總值班室在日常工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總值班室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映總值班室的工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理總值班室工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）總值班室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督總值班室檔案管理工作，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)總值班室檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案分類方案、編號規(guī)則和保管期限表等。3.對檔案進行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和記錄工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與總值班室工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.總值班室形成的各類文件、會議記錄、值班記錄、報告、請示、批復(fù)等。3.公司/組織內(nèi)部各部門報送的與總值班室工作有關(guān)的資料。4.其他與總值班室工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將應(yīng)歸檔的文件、資料移交總值班室檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行收集，確保檔案的及時歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類?？煞譃樯霞壩募?、內(nèi)部文件、值班記錄、會議記錄等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對整理好的檔案進行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案類別、年度、保管期限等。3.定期將歸檔的檔案移交至檔案庫房進行保管。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定。（三）保管措施1.檔案庫房：應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具：應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，對檔案進行分類存放。3.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.安全檢查：定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。5.數(shù)字化備份：對重要檔案進行數(shù)字化備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到總值班室檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復(fù)印。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和總值班室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱檔案，特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時催還。（五）歸還要求1.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。2.歸還的檔案應(yīng)保持借閱時的原狀，如有涂改、標(biāo)記等情況，應(yīng)要求借閱人員進行說明并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、辯證分析、區(qū)別對待的原則。2.鑒定檔案時，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由總值班室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其是否具有保存價值。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，綜合分析其保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）移交工作1.總值班室檔案管理人員因工作變動等原因需要移交檔案