PAGE關(guān)于檔案安全工作制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及檔案管理工作的人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實體和信息的安全。2.預防為主原則：加強檔案安全防范意識，建立健全各項安全管理制度，預防各類安全事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.定期對檔案安全狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。3.組織開展檔案安全培訓和宣傳教育活動，提高員工的安全意識和技能。4.負責檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行。5.對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行安全監(jiān)督和指導。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.嚴格遵守檔案安全管理制度，妥善保管本部門的檔案，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.在檔案利用過程中，嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案的安全使用。4.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查和整改工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案安全管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的準確和完整。4.做好檔案庫房的安全防范工作，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。5.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋檔案利用過程中的安全問題。三、檔案實體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.檔案架應排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。檔案應分類存放，按照年度、保管期限、類別等進行排列。（二）檔案整理與裝訂1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案裝訂應牢固、整齊、美觀，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于閱讀和使用。裝訂材料應符合檔案保護要求。（三）檔案保管與保護1.檔案應按照規(guī)定的保管期限進行分類保管，定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整和準確。2.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放、定期檢查等。3.檔案庫房應設(shè)置專人負責管理，嚴格控制庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色、字跡模糊等檔案應及時進行修復和處理。四、檔案信息安全管理（一）檔案數(shù)字化管理1.檔案數(shù)字化應遵循國家有關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.數(shù)字化檔案應進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應異地存放，并定期進行檢查和維護。3.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、編目、存儲、檢索等管理，確保數(shù)字化檔案的安全使用。（二）檔案信息訪問控制1.建立檔案信息訪問權(quán)限管理制度，明確不同人員對檔案信息的訪問權(quán)限。2.檔案信息訪問應嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)授權(quán)人員不得訪問檔案信息。3.對檔案信息訪問情況進行記錄和審計，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。（三）檔案信息保密管理1.加強檔案信息保密教育，提高員工的保密意識和技能。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，應采取嚴格的保密措施。未經(jīng)批準，不得擅自對外提供或公開檔案信息。3.在檔案利用過程中，應嚴格控制檔案信息的傳播范圍，防止檔案信息的泄露。五、檔案安全應急管理（一）應急預案制定1.制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應急處置程序、應急資源保障等內(nèi)容。2.應急預案應定期進行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）應急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應立即啟動應急預案，采取有效的應急處置措施，如搶救檔案、保護現(xiàn)場、報告上級等。2.對受損檔案應及時進行搶救和修復，盡量減少損失。對因安全事故造成的檔案丟失、損壞等情況，應及時進行調(diào)查和處理，并向上級報告。（三）應急資源保障1.建立應急資源保障體系，配備必要的應急救援設(shè)備和物資，如滅火器、消防水帶、應急照明設(shè)備、防護用品等。2.定期對應急資源進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。六、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案安全監(jiān)督檢查機制，定期對檔案安全管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應加強對各部門檔案安全管理工作的指導和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案實體安全狀況、檔案信息安全管理情況、應急管理工作等。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。（三）問題整改與跟蹤1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整改。2.整改責任部門應制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。七、檔案安全培訓與教育（一）培訓計劃制定1.制定檔案安全培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。2.培訓計劃應根據(jù)檔案安全管理工作的實際需要和員工的培訓需求進行制定。（二）培訓內(nèi)容與方式1.培訓內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、檔案安全管理制度、檔案實體安全管理、檔案信息安全管理、應急管理等方面的知識和技能。2.培訓方式可采用集中培訓、現(xiàn)場培訓、網(wǎng)絡培訓、案例分析等多種方式進行。（三）培訓效果評估1.建立培訓效果評估機制，對