PAGE文書檔案調(diào)閱查詢制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的調(diào)閱查詢行為，確保文書檔案的安全與完整，充分發(fā)揮文書檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對文書檔案的調(diào)閱查詢工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保文書檔案調(diào)閱查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱查詢過程中要確保文書檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.高效服務原則：在保證安全與規(guī)范的前提下，為調(diào)閱查詢?nèi)藛T提供高效、便捷的服務，滿足工作需要。二、文書檔案的定義與分類（一）文書檔案定義文書檔案是公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、合同協(xié)議、報表等。（二）文書檔案分類1.按年度分類：將每年形成的文書檔案分為不同年度進行管理。2.按機構分類：根據(jù)公司內(nèi)部機構設置，將文書檔案分為各部門檔案。3.按保管期限分類：文書檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。三、調(diào)閱查詢權限與流程（一）調(diào)閱查詢權限1.公司領導：有權調(diào)閱查詢公司各類文書檔案。2.部門負責人：可根據(jù)工作需要調(diào)閱查詢本部門及相關業(yè)務的文書檔案。3.普通員工：因工作需要，經(jīng)所在部門負責人批準后，可在規(guī)定范圍內(nèi)調(diào)閱查詢相關文書檔案。（二）調(diào)閱查詢流程1.申請：調(diào)閱查詢?nèi)藛T需填寫《文書檔案調(diào)閱查詢申請表》，詳細注明調(diào)閱查詢的目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息，并簽字確認。申請表應提交給檔案管理部門負責人或指定的受理人員。2.審批：檔案管理部門負責人或受理人員對申請表進行審核，根據(jù)調(diào)閱查詢?nèi)藛T的權限進行審批。對于重要或涉及敏感信息的檔案調(diào)閱查詢申請，需報公司分管領導審批。3.調(diào)閱：經(jīng)審批通過后，檔案管理人員按照申請表要求提供文書檔案。調(diào)閱查詢?nèi)藛T應在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點。4.歸還：調(diào)閱查詢結束后，調(diào)閱查詢?nèi)藛T應及時將文書檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無損。四、調(diào)閱查詢登記與記錄（一）調(diào)閱查詢登記檔案管理部門應建立《文書檔案調(diào)閱查詢登記簿》，對每一次調(diào)閱查詢進行詳細登記。登記內(nèi)容包括調(diào)閱查詢?nèi)掌凇⒄{(diào)閱查詢?nèi)藛T姓名、部門、職務、調(diào)閱查詢目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。（二）記錄保存調(diào)閱查詢登記簿應妥善保存，保存期限不少于[具體期限]年。同時，檔案管理人員應定期對調(diào)閱查詢記錄進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。五、檔案利用與保密要求（一）檔案利用要求1.調(diào)閱查詢?nèi)藛T應愛護文書檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或損壞。2.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復印、摘錄的內(nèi)容應與原件一致，并注明出處。3.調(diào)閱查詢?nèi)藛T在利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應及時向檔案管理部門反饋。（二）保密要求1.檔案管理部門及調(diào)閱查詢?nèi)藛T應嚴格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等敏感內(nèi)容的文書檔案，要采取嚴格的保密措施。2.調(diào)閱查詢?nèi)藛T不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容，不得擅自傳播檔案信息。如因工作需要對外提供檔案信息，應按照公司相關規(guī)定履行審批手續(xù)。3.檔案管理人員應對檔案的存放地點、調(diào)閱查詢情況等嚴格保密，防止檔案信息被非法獲取。六、檔案保管與維護（一）檔案保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文書檔案的安全存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案維護措施1.檔案管理人員應定期對文書檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。2.對電子文書檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。同時，要定期對電子檔案進行維護和更新，確保其可讀性和完整性。3.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，對到期檔案進行鑒定和銷毀。銷毀檔案應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案信息徹底消除。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對文書檔案調(diào)閱查詢制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查調(diào)閱查詢登記、審批手續(xù)、檔案利用與保密等方面的情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查積極配合國家有關部門、行業(yè)協(xié)會等對公司文書檔案管理工作的監(jiān)督檢查，如實提供相關資料和信息。對于檢查中提出的問題，要認真整改，不斷完善文書檔案管理工作。八、培訓與宣傳（一）培訓檔案管理部門應定期組織公司員工參加文書檔案調(diào)閱查詢制度及相關業(yè)務知識的培訓，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、調(diào)閱查詢流程、保密要求等方面的知識。（二）宣傳通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、會議等形式，宣傳文書檔案調(diào)閱查詢制度的重要性和相關規(guī)定，使員工了解檔案管理工作的要求和流程，自覺遵守制度規(guī)定。九、附則（一）解釋權本制度由公司檔案管理部門負責解釋