PAGE人事檔案庫房出入制度一、總則（一）目的為了加強人事檔案庫房的安全管理，確保人事檔案的完整與安全，規(guī)范檔案庫房的出入行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織人事檔案庫房的所有出入管理活動，包括檔案管理人員、查閱檔案人員、檔案整理及搬運人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將人事檔案的安全保護放在首位，防止檔案丟失、損壞、篡改或泄露。2.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保出入庫操作合法合規(guī)。3.登記備案原則：對所有進出庫房的人員和檔案進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。二、庫房出入人員管理（一）檔案管理人員1.職責負責日常檔案的整理、保管、借閱等工作，嚴格執(zhí)行庫房出入制度。定期對庫房進行巡查，確保檔案存放環(huán)境安全。對出入庫房的其他人員進行監(jiān)督和指導。2.出入權限檔案管理人員憑本人工作證件及庫房專用鑰匙有權隨時進出庫房。在非工作時間因特殊情況需要進入庫房時，需經(jīng)部門負責人批準，并做好詳細記錄。（二）查閱檔案人員1.申請查閱流程查閱人員需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案內(nèi)容范圍等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后方可查閱。2.陪同查閱規(guī)定查閱人員進入庫房時，必須由檔案管理人員陪同，不得自行翻閱檔案。陪同人員應監(jiān)督查閱人員的行為，確保查閱過程符合規(guī)定，不得擅自離開。3.查閱時間限制一般情況下，查閱檔案的時間不得超過規(guī)定時長，如遇特殊情況需要延長，需再次申請并經(jīng)批準。4.禁止行為查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案材料。嚴禁私自復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如有特殊需要，需另行申請并按規(guī)定辦理手續(xù)。（三）檔案整理及搬運人員1.工作安排檔案整理及搬運工作需提前由檔案管理部門進行計劃安排，并通知相關人員。明確工作任務、時間要求及注意事項等。2.出入庫流程搬運人員憑檔案管理部門開具的《檔案搬運通知單》進入庫房。在搬運過程中，應輕拿輕放，避免對檔案造成損壞。搬運完成后，及時清理現(xiàn)場，確保庫房整潔。3.監(jiān)督管理檔案管理人員應對檔案整理及搬運過程進行全程監(jiān)督，確保操作規(guī)范。如發(fā)現(xiàn)搬運人員有違規(guī)行為，應及時制止并上報處理。（四）外來參觀人員1.參觀申請如有外來單位或人員申請參觀人事檔案庫房，需提前向公司/組織提出書面申請。申請內(nèi)容包括參觀目的、參觀人數(shù)、參觀時間等。2.審批流程申請經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織主管領導批準。3.參觀要求參觀人員進入庫房前，需由檔案管理人員進行安全培訓和講解，明確參觀紀律。參觀過程中，必須在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自觸摸檔案或進入非參觀區(qū)域。參觀結(jié)束后，參觀人員應在《外來參觀人員登記表》上簽字確認。三、庫房出入檔案管理（一）檔案入庫1.檔案收集各部門應按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的人事檔案移交至檔案管理部門。移交時，需填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.質(zhì)量檢查檔案管理人員對接收的檔案進行質(zhì)量檢查，包括檔案材料的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。3.入庫登記經(jīng)檢查合格的檔案，按照檔案編號順序進行入庫登記，記錄檔案的入庫時間、存放位置等信息。將檔案存放在指定的檔案架上，并確保排列整齊。（二）檔案出庫1.查閱出庫根據(jù)查閱人員的申請，檔案管理人員從庫房中取出相應檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱檔案的名稱、查閱人、查閱時間等信息。查閱結(jié)束后，及時將檔案歸還入庫，并在登記表上注明歸還時間。2.借閱出庫因工作需要借閱檔案的，借閱人員需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員按照申請表內(nèi)容，從庫房中取出檔案，交借閱人員簽收，并在《檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱信息。借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員進行核對無誤后，在登記表上注明歸還情況。3.特殊情況出庫如遇檔案整理、數(shù)字化處理等特殊情況需要將檔案暫時出庫的，需經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的流程進行操作。操作完成后，及時將檔案歸還入庫，并做好記錄。（三）檔案歸還1.借閱歸還借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況需要延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。2.查閱歸還查閱人員查閱結(jié)束后，應將檔案及時歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，將檔案入庫。（四）檔案銷毀1.銷毀申請對于已到保管期限或失去保存價值的人事檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》。申請表應詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批流程申請表經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織主管領導審批。3.銷毀實施審批通過后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄對檔案銷毀的時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息進行詳細記錄，形成《檔案銷毀記錄》。記錄應妥善保存，以備查考。四、庫房安全與環(huán)境管理（一）安全防護措施1.庫房設施庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備、防蟲藥品、防鼠板等。定期對庫房設施進行檢查和維護，確保其正常運行。2.門禁系統(tǒng)庫房安裝門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員的工作證件應設置權限，只能開啟庫房相應區(qū)域的門禁。3.安全巡查檔案管理人員每天對庫房進行巡查，檢查安全設施是否完好，檔案存放是否正常。發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施進行處理。（二）環(huán)境衛(wèi)生要求1.清潔標準庫房應保持清潔衛(wèi)生，地面、檔案架、檔案柜等應定期清掃，無灰塵、無雜物。檔案整理區(qū)域應保持整潔，整理完成后及時清理剩余材料。2.溫濕度控制庫房應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在適宜范圍內(nèi)，相對濕度保持在規(guī)定標準。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，如發(fā)現(xiàn)異常及時調(diào)整。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查檔案管理部門定期對庫房出入制度的執(zhí)行情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。每月至少進行一次全面自查，并形成自查報告。2.相互監(jiān)督檔案管理人員之間應相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提醒并報告部門負責人。（二）外部檢查1.接受上級檢查接受公司/組織內(nèi)部上級部門對人事檔案庫房出入管理工作的檢查，積極配合，如實匯報情況。2.配合外部審計配合外部審計機構對檔案庫房出入相關資料的審計工作，提供必要的支持和信息。（三）違規(guī)處理1.對違規(guī)人員的處理對于違反庫房出入制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。如造成檔案丟失、損壞或泄露等嚴重后果的，依法追究其法律責任。2.整改措施針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定