PAGE關(guān)于房產(chǎn)檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房產(chǎn)檔案管理，確保房產(chǎn)檔案的安全與完整，規(guī)范房產(chǎn)檔案銷毀工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。本制度旨在明確房產(chǎn)檔案銷毀的原則、范圍、程序等，保障公司房產(chǎn)檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司及相關(guān)權(quán)益人的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及房產(chǎn)檔案管理的部門及人員，包括但不限于房產(chǎn)開發(fā)部門、銷售部門、物業(yè)管理部門、檔案管理部門等在房產(chǎn)項(xiàng)目運(yùn)作過程中產(chǎn)生、收集、整理、保管和使用房產(chǎn)檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：房產(chǎn)檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.真實(shí)性原則：檔案銷毀前，應(yīng)確保待銷毀檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，防止虛假或錯(cuò)誤信息的留存。3.保密性原則：房產(chǎn)檔案涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息，在銷毀過程中要嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.程序規(guī)范原則：明確房產(chǎn)檔案銷毀的流程和審批環(huán)節(jié)，確保銷毀工作按規(guī)定程序進(jìn)行，避免隨意性和違規(guī)操作。二、房產(chǎn)檔案銷毀范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的房產(chǎn)檔案1.房產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類工程圖紙、技術(shù)資料等，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格并交付使用一定期限后（根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況確定保管期限），經(jīng)評(píng)估確認(rèn)無后續(xù)利用價(jià)值的。2.房產(chǎn)銷售過程中產(chǎn)生的客戶購房合同、認(rèn)購協(xié)議等，在合同約定的履行期限屆滿且相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后，超過保管期限的。3.物業(yè)管理檔案中，已過保管期限的小區(qū)入住資料、維修記錄、費(fèi)用收繳記錄等，且對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和管理無參考價(jià)值的。（二）重復(fù)、無效或錯(cuò)誤的房產(chǎn)檔案1.因工作失誤或其他原因?qū)е滦纬傻闹貜?fù)房產(chǎn)檔案，如多份內(nèi)容完全相同的房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件等。2.經(jīng)核實(shí)為無效的房產(chǎn)檔案，如虛假的房產(chǎn)交易合同、無效的產(chǎn)權(quán)變更文件等。3.存在嚴(yán)重錯(cuò)誤且無法修正或已無使用價(jià)值的房產(chǎn)檔案，如錯(cuò)誤登記的房產(chǎn)面積、產(chǎn)權(quán)人信息等。（三）其他符合銷毀條件的房產(chǎn)檔案1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型等原因，經(jīng)評(píng)估不再具有保存意義的房產(chǎn)檔案。2.因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、火災(zāi)、水災(zāi)等）導(dǎo)致?lián)p壞且無法修復(fù)，同時(shí)已無利用價(jià)值的房產(chǎn)檔案。三、房產(chǎn)檔案銷毀程序（一）檔案清查與鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容及保管狀況。清查工作應(yīng)形成詳細(xì)的清查記錄，包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.組織由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專業(yè)人員組成的鑒定小組，對(duì)清查后的房產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)依據(jù)本制度規(guī)定的銷毀范圍，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、法律風(fēng)險(xiǎn)等因素，逐份審查檔案，確定是否符合銷毀條件。3.對(duì)于擬銷毀的房產(chǎn)檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，明確檔案的基本情況、鑒定依據(jù)及銷毀建議。鑒定意見應(yīng)經(jīng)小組成員簽字確認(rèn)，并加蓋鑒定小組印章。（二）銷毀申請(qǐng)與審批1.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，填寫《房產(chǎn)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬項(xiàng)目、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表應(yīng)附鑒定意見及相關(guān)證明材料。2.將《房產(chǎn)檔案銷毀申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫是否完整、準(zhǔn)確，鑒定意見是否合理，銷毀檔案是否符合規(guī)定范圍等。審核通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.《房產(chǎn)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，依次提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。審批過程中，審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)表及相關(guān)材料，對(duì)銷毀檔案的必要性、合規(guī)性進(jìn)行全面評(píng)估，并簽署審批意見。對(duì)于涉及重要房產(chǎn)項(xiàng)目、敏感信息或可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)的檔案銷毀申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)審批同意銷毀的房產(chǎn)檔案，檔案管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀計(jì)劃。銷毀計(jì)劃應(yīng)明確銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并確保銷毀過程的安全、有序進(jìn)行。2.根據(jù)銷毀計(jì)劃，組織專門的銷毀人員實(shí)施銷毀工作。銷毀人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉銷毀流程和安全要求。在銷毀過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行操作，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.對(duì)于采用物理銷毀方式的房產(chǎn)檔案，如紙質(zhì)檔案的焚燒、電子檔案的格式化等，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀徹底。對(duì)于采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段銷毀電子檔案的，應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，并進(jìn)行多次擦除，以保證數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式、檔案數(shù)量等信息，并形成銷毀記錄清單。（四）銷毀監(jiān)督與記錄1.公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他指定的監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)房產(chǎn)檔案銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督人員應(yīng)檢查銷毀計(jì)劃的執(zhí)行情況、銷毀方式的合規(guī)性、銷毀記錄的完整性等，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.銷毀工作完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄清單上簽字確認(rèn)，證明銷毀工作已按規(guī)定程序完成。銷毀記錄清單應(yīng)作為重要的檔案資料進(jìn)行保存，保存期限與房產(chǎn)檔案保管期限一致。四、特殊房產(chǎn)檔案的銷毀處理（一）涉及法律糾紛或訴訟的房產(chǎn)檔案1.在房產(chǎn)檔案涉及法律糾紛或訴訟期間，相關(guān)檔案應(yīng)暫停銷毀，待法律糾紛或訴訟結(jié)束后，根據(jù)最終結(jié)果確定是否需要銷毀。2.若法律糾紛或訴訟結(jié)束后，檔案已不再具有保存價(jià)值，應(yīng)按照本制度規(guī)定的銷毀程序重新進(jìn)行申請(qǐng)、審批和銷毀。在銷毀過程中，應(yīng)注意保護(hù)相關(guān)證據(jù)和信息，防止因銷毀行為影響法律糾紛的處理或訴訟結(jié)果。（二）具有歷史文化價(jià)值或特殊意義的房產(chǎn)檔案1.對(duì)于具有歷史文化價(jià)值或特殊意義的房產(chǎn)檔案，如古建筑的產(chǎn)權(quán)檔案、名人故居的相關(guān)檔案等，在決定銷毀前，應(yīng)征求文化、歷史研究等相關(guān)部門或?qū)＜业囊庖姟?.根據(jù)征求意見的結(jié)果，如確需銷毀，應(yīng)在確保檔案信息得到妥善保護(hù)和利用的前提下，按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。例如，可以通過拍照、掃描、數(shù)字化等方式對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行留存，以備后續(xù)研究或文化展示之需。五、房產(chǎn)檔案銷毀后的管理（一）銷毀記錄存檔將房產(chǎn)檔案銷毀過程中形成的各類記錄，包括清查記錄、鑒定意見、銷毀申請(qǐng)表、審批文件及銷毀記錄清單等，進(jìn)行整理歸檔，建立專門的房產(chǎn)檔案銷毀檔案。銷毀檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并妥善保管，保管期限與房產(chǎn)檔案保管期限一致。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理對(duì)于銷毀的電子房產(chǎn)檔案，如涉及重要數(shù)據(jù)或可能存在后續(xù)查詢需求的，應(yīng)在銷毀前進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)期限進(jìn)行保管。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理制度，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）定期檢查與審計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)房產(chǎn)檔案銷毀檔案進(jìn)行檢查，確保銷毀記錄的完整性和準(zhǔn)確性。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)房產(chǎn)檔案銷毀工作進(jìn)行審計(jì)，檢查銷毀工作是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或潛在風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，或?qū)χ贫葪l款的理解存在歧義時(shí)，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)