PAGE國外檔案工作領(lǐng)導制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案工作的領(lǐng)導與管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案工作中的領(lǐng)導與管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導原則公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，由公司高層領(lǐng)導全面負責檔案工作的決策與指導，確保檔案工作與公司整體戰(zhàn)略目標相一致。2.分級管理原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和重要程度，實行分級管理。各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督與指導。3.依法管理原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作，確保檔案管理活動的合法性、規(guī)范性。4.服務為本原則以服務公司各項工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的信息資源價值，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等提供有力支持。二、領(lǐng)導職責（一）公司高層領(lǐng)導職責1.全面領(lǐng)導公司檔案工作，將檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，確保檔案工作與公司業(yè)務同步發(fā)展。2.審批檔案工作的重要規(guī)章制度、工作計劃和年度預算，為檔案工作提供必要的資源保障。3.定期聽取檔案工作匯報，研究解決檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，推動檔案工作順利開展。4.對檔案工作的重大事項進行決策，如檔案的鑒定銷毀、數(shù)字化建設(shè)、檔案庫房建設(shè)等。（二）檔案管理部門負責人職責1.在公司高層領(lǐng)導的領(lǐng)導下，具體負責公司檔案工作的組織實施和日常管理。2.制定和完善公司檔案管理制度、工作流程和業(yè)務規(guī)范，確保檔案工作有章可循。3.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，保證檔案質(zhì)量和管理水平。4.負責檔案管理隊伍的建設(shè)，組織檔案人員的培訓、考核和業(yè)務指導，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。5.定期向公司高層領(lǐng)導匯報檔案工作情況，提出改進工作的建議和措施，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。6.負責與上級檔案行政管理部門及相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時了解和掌握檔案工作的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)。（三）各部門負責人職責1.負責本部門檔案工作的領(lǐng)導與管理，將檔案工作納入本部門工作計劃，明確專人負責檔案工作。2.組織本部門人員按照檔案管理要求，做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。3.督促本部門人員嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，保證檔案的安全。4.積極支持和配合公司檔案管理部門的工作，及時向檔案管理部門移交應歸檔的文件材料，并協(xié)助做好檔案的利用工作。三、檔案工作組織架構(gòu)（一）檔案管理部門公司設(shè)立獨立的檔案管理部門（如檔案管理中心），負責統(tǒng)籌管理公司各類檔案。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，具體負責檔案的日常業(yè)務操作。（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)建立以檔案管理部門為核心，各部門兼職檔案員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。兼職檔案員負責本部門檔案工作的具體實施，并及時與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)。（三）職責分工1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。負責檔案庫房的管理，確保檔案的安全保管，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作。組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。負責檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進檔案信息資源的開發(fā)利用，提高檔案管理的信息化水平。開展檔案業(yè)務培訓和指導工作，提高公司檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持與服務。2.兼職檔案員職責負責本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的齊全、完整。將整理好的文件材料按規(guī)定時間移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供相關(guān)檔案資料。對本部門人員進行檔案知識宣傳教育，提高員工的檔案意識。定期向檔案管理部門反饋本部門檔案工作情況，提出改進建議。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司決議、決定、通知、報告、請示等。業(yè)務管理文件，如合同協(xié)議、項目計劃、技術(shù)方案、業(yè)務報表等。財務管理文件，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。文件，如黨團組織文件、工會文件等。人事管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄等獎懲材料等。生產(chǎn)技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。市場營銷文件，如市場調(diào)研報告、客戶資料訂單等。2.公司引進的重要設(shè)備、技術(shù)資料、專利證書等相關(guān)文件材料。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、往來信函等文件材料。4.公司舉辦的重要會議、活動形成的文件材料，如會議紀要、活動方案、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。4.收集過程中要注意文件材料的分類和標識，便于后續(xù)整理工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、黨團工會類、人事管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、市場營銷類等類別，并在各大類下進一步細分小類。2.編號對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案保管與保護（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等條件良好的位置。2.庫房應具備足夠的空間，滿足檔案存放的需求，并合理規(guī)劃檔案架位，便于檔案的存放和管理。3.庫房應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應存放在檔案架上，排列整齊有序，標識清晰。3.電子檔案實行脫機存儲和在線存儲相結(jié)合的方式，定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。2.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，采取相應的防護措施，如放置干燥劑、防蟲藥品、安裝防火防盜設(shè)備、使用遮光窗簾等。3.對破損、褪色的檔案進行修復和復制，延長檔案的使用壽命。4.加強檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房，確保檔案的保密性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行分析比較，并參考檔案的利用情況，確定其保存價值。（四）保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務審計報告等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案利用與服務（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格按照國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，開展檔案利用工作。2.服務至上原則以滿足公司各項工作需求為出發(fā)點，積極主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務，并做好查閱登記。2.借閱對于確需借出檔案的利用者，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，并按時催還。3.復制根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復制服務，復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外單位人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并填寫查閱申請表，經(jīng)公司檔案管理部門負責人審核，報公司高層領(lǐng)導批準后，方可查閱。（四）服務保障1.加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和服務意識，為利用者提供專業(yè)、熱情的服務。2.不斷完善檔案檢索體系，提高檔案查詢的效率和準確性。3.積極推進檔案信息化建設(shè)，提供電子檔案在線查閱服務，方便利用者獲取檔案信息。八、檔案統(tǒng)計與信息化建設(shè)（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，如實反映檔案工作的實際情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案工作的決策和管理提供依據(jù)。（二）信息化建設(shè)1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標、任務和步驟。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.加強檔案數(shù)字化工作，對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平。4.保障檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，采取數(shù)據(jù)備份、安全防護、用戶認證等措施，確保檔案信息的安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保檔案工作規(guī)范有序開展。3.接受上級檔案行政管理部門和公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作。