PAGE檔案保密監(jiān)督檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本檔案保密監(jiān)督檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、使用過程中涉及的保密監(jiān)督檢查工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強化檔案保密意識教育，完善保密措施，從源頭上預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險。3.全面覆蓋原則：對檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各類檔案信息進行全面監(jiān)督檢查，不留死角。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案保密管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密管理制度及流程。2.組織開展檔案保密培訓(xùn)與宣傳教育工作。3.對檔案的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、利用等環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督檢查。4.定期對檔案保密工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。5.負(fù)責(zé)對涉及檔案保密違規(guī)行為的調(diào)查與處理，并提出處理建議。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.為本部門檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)落實本部門檔案保密工作各項措施。2.組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案保密制度，加強保密意識教育。3.對本部門檔案的形成、保管、使用等情況進行監(jiān)督管理，確保檔案信息安全。4.配合檔案管理部門開展檔案保密監(jiān)督檢查工作，及時反饋相關(guān)問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、存儲等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。3.按照規(guī)定辦理檔案借閱、利用手續(xù)，對借閱和利用情況進行登記和跟蹤。4.定期對檔案保管環(huán)境進行檢查，確保檔案存儲條件符合要求。5.發(fā)現(xiàn)檔案保密問題及時報告，并協(xié)助進行調(diào)查處理。（四）其他員工職責(zé)1.自覺遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。2.在工作中妥善保管涉及檔案信息的文件、資料等，防止丟失或泄露。3.如發(fā)現(xiàn)檔案保密違規(guī)行為，應(yīng)及時向有關(guān)部門報告。三檔案保密監(jiān)督檢查內(nèi)容（一）制度建設(shè)與執(zhí)行情況1.檢查檔案保密制度是否健全，是否涵蓋檔案管理各個環(huán)節(jié)的保密要求。2.查看各部門及員工對檔案保密制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度的行為。（二）檔案實體管理1.檔案庫房的安全防護設(shè)施是否完善，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施是否落實。2.檔案存儲方式是否符合要求，檔案分類、編號是否規(guī)范，存儲環(huán)境的溫度、濕度是否適宜。3.檔案整理是否及時、準(zhǔn)確，是否存在檔案丟失、損壞、霉變等情況。（三）檔案信息管理1.電子檔案的存儲、備份是否安全，是否采取加密、訪問控制等技術(shù)手段保護檔案信息。2.檔案信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在越權(quán)訪問、違規(guī)操作等問題。3.檔案信息在傳輸過程中是否采取加密措施，防止信息泄露。（四）檔案借閱與利用管理1.檔案借閱手續(xù)是否完備，是否經(jīng)過嚴(yán)格審批，借閱期限、歸還情況是否進行登記。2.檔案利用過程中，是否有專人監(jiān)督，利用后的檔案是否及時歸還、歸檔，有無涂改、損壞等情況。3.禁止借閱和利用的檔案范圍是否明確，是否存在違規(guī)借閱、利用受限檔案的行為。（五）人員管理1.檔案管理人員是否具備必要的保密知識和技能培訓(xùn)，是否簽訂保密承諾書。2.對涉及檔案管理的新員工、臨時員工是否進行保密教育和培訓(xùn)，是否明確其保密責(zé)任。3.員工離職時，是否按照規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)，是否對其進行離職保密提醒。四、檔案保密監(jiān)督檢查方式（一）日常檢查檔案管理部門定期對各部門檔案保密工作進行日常巡查，重點檢查檔案實體管理、信息管理、借閱利用等方面的情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）專項檢查根據(jù)檔案管理工作的重點、難點或出現(xiàn)的突出問題，適時開展專項保密檢查。專項檢查可針對特定類型檔案、特定管理環(huán)節(jié)或特定部門進行深入檢查，確保檔案保密工作全面落實。（三）定期自查各部門應(yīng)定期開展檔案保密工作自查，對本部門檔案管理情況進行全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報檔案管理部門備案。（四）不定期抽查檔案管理部門不定期對各部門檔案保密工作進行抽查，抽查內(nèi)容包括檔案管理現(xiàn)場、文件資料、信息系統(tǒng)操作記錄等，以驗證日常檢查和自查工作的效果。五、檔案保密監(jiān)督檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查計劃，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、時間安排及人員分工等。2.收集與檢查相關(guān)的檔案管理制度、文件資料、操作記錄等，準(zhǔn)備檢查所需的工具和表格。（二）實施檢查1.檢查人員按照檢查計劃和程序，通過現(xiàn)場查看、查閱資料、系統(tǒng)查詢、人員訪談等方式進行檢查。2.對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間待、涉及部門及人員等。（三）情況反饋1.檢查結(jié)束后，檢查人員及時整理檢查情況，形成檢查報告。2.向被檢查部門反饋檢查結(jié)果，通報發(fā)現(xiàn)的問題，并提出整改要求和期限。（四）整改落實1.被檢查部門針對檢查反饋的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進行整改。2.整改完成后，向檔案管理部門提交整改報告，說明整改情況及效果。（五）跟蹤復(fù)查檔案管理部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門，責(zé)令重新整改，并追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案保密違規(guī)行為處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。2.擅自變更檔案內(nèi)容或損壞檔案實體。3.違反檔案借閱、利用規(guī)定，超期不還、丟失檔案等。4.未按要求保管檔案，導(dǎo)致檔案信息泄露或損壞。5.泄露檔案管理部門內(nèi)部監(jiān)督檢查情況或其他保密信息。6.其他違反檔案保密制度的行為。（二）處理措施1.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育，并責(zé)令限期改正。2.對情節(jié)較重的違規(guī)行為，視情況給予罰款、降職、降薪等處分。3.對于嚴(yán)重違反檔案保密制度，造成重大損失或惡劣影響的行為，依法解除勞動合同，并追究其法律責(zé)任。（三）處理程序1.檔案管理部門發(fā)現(xiàn)檔案保密違規(guī)行為后，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)。2.組織相關(guān)人員進行討論，根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)及造成的后果，提出處理建議。3.將處理建議報公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后下達處理決定，并通知相關(guān)部門和人員。4.對違規(guī)行為的處理結(jié)果進行記錄并存檔，作為員工績效考核、獎懲等的依據(jù)。七、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案管理實際情況和員工需求，制定年度檔案保密培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、方式、時間安排等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和政策。2.公司檔案保密制度和流程。3.檔案保密意識和技能，如信息安全知識、文件管理技巧等。4.典型案例分析，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，提高員工對檔案保密工作的重視程度。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工參加檔案保密集中培訓(xùn)，邀請專家授課或由檔案管理部門人員進行講解。2.專題培訓(xùn)：針對特定崗位或特定檔案管理環(huán)節(jié)，開展專題保密培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的針對性和實效性。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供檔案保密相關(guān)的在線學(xué)習(xí)課程，方便員工自主學(xué)習(xí)。4.案例警示教育：通過內(nèi)部通報、案例分享等方式，對檔案保密違規(guī)案例進行警示教育，增強員工的保密意識。