PAGE房產(chǎn)機構(gòu)檔案管局制度一、總則（一）目的為加強房產(chǎn)機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為房產(chǎn)機構(gòu)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本房產(chǎn)機構(gòu)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房產(chǎn)機構(gòu)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映房產(chǎn)機構(gòu)各項工作的實際情況。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便員工查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本房產(chǎn)機構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)房產(chǎn)機構(gòu)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案利用工作，為房產(chǎn)機構(gòu)各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和移交工作。3.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案整理后移交檔案管理部門集中保管。4.在檔案利用過程中，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作，及時歸還借閱的檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的方法和技巧，不斷提高檔案管理工作水平。4.保守檔案機密，維護檔案的安全和完整，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.綜合管理類：包括房產(chǎn)機構(gòu)的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、重要文件等。2.人事檔案類：包括員工的入職、離職、晉升、調(diào)動、薪酬福利等人事資料。3.財務(wù)檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案類：包括房產(chǎn)項目的開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)相關(guān)資料。5.合同檔案類：包括房產(chǎn)機構(gòu)簽訂的各類合同、協(xié)議等。6.客戶檔案類：包括客戶的基本信息、購房意向、交易記錄等。7.其他檔案類：包括房產(chǎn)機構(gòu)的榮譽證書、資質(zhì)證書、宣傳資料等其他各類檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進行編制。2.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的類別代碼，具體如下：綜合管理類：ZH人事檔案類：RS財務(wù)檔案類：CW業(yè)務(wù)檔案類：YW合同檔案類：HT客戶檔案類：KH其他檔案類：QT4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。5.例如，2023年綜合管理類的第一份檔案編號為“2023ZH0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房產(chǎn)機構(gòu)在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.員工個人在工作中形成的與房產(chǎn)機構(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、報告、記錄等。3.房產(chǎn)機構(gòu)對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.房產(chǎn)項目開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料。5.其他與房產(chǎn)機構(gòu)工作相關(guān)的有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案材料，并確保檔案材料的真實、完整和準(zhǔn)確。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的檔案材料進行整理，剔除重復(fù)、無效的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。5.對檔案材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映房產(chǎn)機構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對房產(chǎn)機構(gòu)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映房產(chǎn)機構(gòu)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對房產(chǎn)機構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映房產(chǎn)機構(gòu)短期工作活動，在較短時間內(nèi)對房產(chǎn)機構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的規(guī)范化和信息化。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況，確保庫房環(huán)境安全穩(wěn)定。六、檔案的利用（一）利用范圍1.房產(chǎn)機構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱房產(chǎn)機構(gòu)檔案，須經(jīng)房產(chǎn)機構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域查閱檔案，查閱時應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，歸還時應(yīng)確保檔案的完好無損。（三）利用審批1.房產(chǎn)機構(gòu)內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱房產(chǎn)機構(gòu)檔案，須經(jīng)房產(chǎn)機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并出具單位介紹信和查閱、借閱申請表。3.涉及房產(chǎn)機構(gòu)機密或重要檔案的查閱、借閱，須經(jīng)房產(chǎn)機構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、審批意見、歸還日期等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)堅持全面的歷史觀點和發(fā)展的觀點，從房產(chǎn)機構(gòu)的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價值等方面的異同，確定檔案的價值。3.效益評估法：評估檔案對房產(chǎn)機構(gòu)工作的現(xiàn)實效益和潛在效益，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報房產(chǎn)機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的房產(chǎn)機構(gòu)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為房產(chǎn)機構(gòu)各項工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展