PAGE學(xué)院文件檔案歸檔制度一、總則（一）目的學(xué)院文件檔案歸檔制度旨在規(guī)范學(xué)院各類文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件檔案的查閱和利用，為學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等各項工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工在工作中形成的各類文件檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院文件檔案由學(xué)院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移應(yīng)歸檔的文件檔案。2.真實完整原則：歸檔的文件檔案應(yīng)真實反映學(xué)院各項工作的實際情況，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。3.分類科學(xué)原則：按照文件檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.便于利用原則：歸檔的文件檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足學(xué)院各項工作對文件檔案的需求。二、文件檔案的收集（一）收集范圍1.上級文件：包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級主管部門頒發(fā)的與學(xué)院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)院文件：學(xué)院制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、請示報告、批復(fù)等。3.教學(xué)文件：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、實習(xí)報告等。4.科研文件：科研項目申請書、立項批復(fù)、研究報告、論文發(fā)表、專利申請等。5.學(xué)生文件：學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)鑒定等。6.人事文件：教職工招聘、考核、晉升、獎懲、工資福利等方面的文件。7.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、財務(wù)憑證等。8.基建文件：校園建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。9.設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。10.外事文件：國際交流合作協(xié)議、邀請函、出訪報告等。（二）收集要求1.及時收集：各部門和個人應(yīng)在文件形成或辦理完畢后及時將文件收集齊全，移交綜合檔案室。2.完整準(zhǔn)確：收集的文件應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，附件完整。3.分類整理：收集的文件應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進行初步分類整理，便于歸檔。（三）收集渠道1.部門移交：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的收集和整理工作，定期將本部門形成的文件檔案移交綜合檔案室。2.個人報送：教職員工應(yīng)將本人在工作中形成的重要文件及時報送綜合檔案室。3.會議收集：學(xué)院召開的各類會議，由會議組織部門負責(zé)收集會議文件，并移交綜合檔案室。4.活動收集：學(xué)院組織的各類活動，由活動主辦部門負責(zé)收集活動文件，并移交綜合檔案室。三、文件檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容和形式等特征進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的文件應(yīng)便于裝訂、編目、上架和查閱，提高文件檔案的管理效率和利用價值。（二）整理方法1.分類：按照本制度規(guī)定的分類方法，將收集的文件檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財務(wù)、基建、設(shè)備、外事等十大類。每大類下再根據(jù)文件的具體內(nèi)容和形式進行細分。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件進行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。3.編頁號：對裝訂后的文件進行編頁號，頁號編寫在文件正面的右上角和背面的左上角，空白頁不編號。4.編目：按照分類順序，對每份文件編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等。5.裝盒：將編目后的文件裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。四、文件檔案的歸檔（一）歸檔時間1.定期歸檔：各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的文件檔案移交綜合檔案室歸檔。2.隨時歸檔：對于一些重要的、緊急的文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時移交綜合檔案室歸檔。（二）歸檔程序1.移交清單編制：各部門在移交文件檔案時，應(yīng)編制《文件檔案移交清單》，清單內(nèi)容包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨文件檔案移交綜合檔案室。2.檔案接收：綜合檔案室收到移交的文件檔案后，應(yīng)按照移交清單進行核對，核對無誤后在移交清單上簽字確認(rèn)，并將文件檔案入庫保管。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整：歸檔的文件應(yīng)包括文件的正本、副本、附件等，確保文件內(nèi)容的完整性。2.歸檔文件應(yīng)整理規(guī)范：歸檔的文件應(yīng)按照本制度規(guī)定的整理方法進行整理編目，確保文件的規(guī)范性。3.歸檔文件應(yīng)標(biāo)識清晰：歸檔的文件應(yīng)在每份文件的首頁加蓋歸檔章，歸檔章內(nèi)容包括全宗號、年度、保管期限、件號等，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。五、文件檔案的保管（一）保管場所學(xué)院綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、便于分類存放的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，編號清晰。2.檔案盒：應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。3.防蟲、防潮、防火、防盜設(shè)備：應(yīng)配備防蟲、防潮、防火、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)院有長遠利用價值的文件檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：凡是在一定時期內(nèi)對學(xué)院工作有查考利用價值的文件檔案，應(yīng)定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（四）保管要求1.定期檢查：綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.安全防護：加強檔案庫房的安全防護工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.數(shù)字化管理：逐步推進檔案數(shù)字化管理工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查閱和利用。六、文件檔案的查閱利用（一）查閱范圍1.本院教職員工：因工作需要，本院教職員工可以查閱本人或本部門形成的文件檔案。2.外單位人員：因工作需要，外單位人員查閱學(xué)院文件檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.學(xué)生：學(xué)生查閱本人的學(xué)籍檔案、成績單等文件檔案，應(yīng)持學(xué)生證，經(jīng)學(xué)院學(xué)生管理部門批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱文件檔案應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，申請表內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合檔案室。2.查閱審批：綜合檔案室收到查閱申請表后，應(yīng)進行審核，對于符合查閱條件的，報學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記：查閱人憑批準(zhǔn)后的查閱申請表到綜合檔案室查閱文件檔案，綜合檔案室應(yīng)建立查閱登記制度，對查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等進行詳細登記。4.查閱歸還：查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將文件檔案歸還綜合檔案室，綜合檔案室應(yīng)檢查文件檔案是否完好無損，如有損壞應(yīng)及時處理。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)遵守檔案查閱制度：查閱人應(yīng)在指定的地點查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案室，不得在文件檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.查閱人應(yīng)愛護文件檔案：查閱人在查閱文件檔案時，應(yīng)輕拿輕放，不得損壞文件檔案的紙張、字跡等。3.查閱人應(yīng)履行保密義務(wù)：查閱人對查閱過程中涉及的學(xué)院機密文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)，不得泄露。七、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對保管期限已滿的文件檔案進行全面審查，綜合考慮文件檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定其是否仍有保存價值。2.準(zhǔn)確判定原則：根據(jù)文件檔案的實際情況，準(zhǔn)確判定其保管期限和價值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)院成立文件檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室、紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計部門等相關(guān)人員為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)組織對保管期限已滿的文件檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接對每份文件檔案進行審查，根據(jù)文件檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定其是否仍有保存價值。2.集體鑒定法：對于一些重要的、涉及面廣的文件檔案，可采用集體鑒定法，由鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員共同進行鑒定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定確無保存價值的文件檔案，應(yīng)編制《文件檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等，一式兩份，一份由綜合檔案室留存，一份報學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀審批：學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)對銷毀清單進行審批，批準(zhǔn)后由綜合檔案室組織銷毀。3.銷毀實施：綜合檔案室應(yīng)指定專人負責(zé)文件檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，應(yīng)在銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀