PAGE檔案移交接收制度辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度辦法。（二）適用范圍本制度辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位進行檔案移交接收的相關活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交接收應確保檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映公司/組織各項工作的實際情況。2.完整性原則：移交接收的檔案應齊全完整，涵蓋公司/組織運營過程中形成的各類文件材料，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、編目、裝訂等應符合國家和行業(yè)相關標準規(guī)范，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。4.及時性原則：檔案形成部門應按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交檔案，檔案管理部門應及時接收并進行妥善處理，避免檔案積壓或延誤。二、檔案移交接收的職責分工（一）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和編目工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案向檔案管理部門移交，并填寫檔案移交清單。3.協(xié)助檔案管理部門對移交檔案進行核對、清點等工作，解答檔案管理部門在檔案移交過程中提出的疑問。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案移交接收的具體流程和標準，指導和監(jiān)督各部門的檔案整理工作。2.負責接收各部門移交的檔案，對移交檔案進行審核、驗收，檢查檔案的質(zhì)量是否符合要求。3.對接收的檔案進行分類、編號、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管、維護和安全管理，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案移交接收情況進行統(tǒng)計和分析，向上級領導匯報檔案管理工作情況。三、檔案移交的范圍與要求（一）移交范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案，包括但不限于：行政管理類檔案：如公司文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。業(yè)務管理類檔案：如市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。財務管理類檔案：如會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。項目管理類檔案：如項目立項文件、項目實施方案、項目進度報告、項目驗收文件等。其他類檔案：如知識產(chǎn)權(quán)文件、榮譽證書、對外宣傳資料等。2.公司/組織變更、終止過程中形成的檔案，如清算報告、資產(chǎn)處置文件、人員安置方案等。（二）移交要求1.檔案應按照分類方案進行整理，同一類別的檔案應按照形成時間順序排列，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份檔案應編制清晰、準確的標題，反映文件的主要內(nèi)容；文件編號應完整、規(guī)范；日期應填寫準確；責任者應明確。3.檔案應使用耐久性強的書寫材料進行書寫或打印，字跡應清晰、工整，不得使用易褪色的書寫材料。4.檔案應進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的整齊牢固。5.檔案移交清單應詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，清單一式兩份，雙方簽字確認后各執(zhí)一份。四、檔案移交的流程（一）準備階段1.檔案形成部門在檔案整理工作完成后，填寫檔案移交申請表，注明檔案的類別、數(shù)量、形成時間等基本信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，確定是否符合移交條件。如不符合，應及時通知檔案形成部門進行整改。（二）移交階段1.檔案形成部門按照檔案管理部門的要求，將整理好的檔案及檔案移交清單一并送至檔案管理部門。2.檔案管理部門組織專人對移交檔案進行核對、清點，對照檔案移交清單逐一檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量等是否相符。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，檔案管理部門應及時與檔案形成部門溝通，要求其限期整改或補充完善相關材料。整改完成后，重新進行移交。（三）驗收階段1.檔案管理部門對驗收合格的檔案進行簽收，并在檔案移交清單上簽字確認。2.檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定進行分類、編號、上架等整理工作，建立檔案臺賬，記錄檔案的接收時間、來源、保管期限等信息。五、檔案接收的流程（一）申請與受理1.外部單位或個人因工作需要查閱、利用公司/組織檔案時，應向檔案管理部門提交檔案查閱利用申請表，注明查閱利用的目的、范圍、內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門對申請表進行審核，根據(jù)檔案的保密級別、保管期限等規(guī)定，確定是否受理申請。如受理，應告知申請人查閱利用的時間、地點、方式等相關事宜。（二）提供與查閱1.檔案管理部門按照申請人的需求，從檔案庫中提取相關檔案，并在指定地點提供給申請人查閱。2.查閱檔案時，申請人應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復印、拍照等，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。3.檔案管理部門應安排專人負責監(jiān)督申請人的查閱利用過程，確保檔案的安全與完整。（三）歸還與注銷1.查閱利用工作結(jié)束后，申請人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關責任。2.檔案管理部門在確認檔案歸還無誤后，在檔案查閱利用申請表上注明歸還時間，并予以注銷。六、檔案的保管與維護（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案的保管期限應根據(jù)國家和行業(yè)相關規(guī)定以及公司/組織的實際情況確定，分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為年。3.短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，保管期限為年。（三）維護措施1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如紙張老化、字跡褪色、發(fā)霉蟲蛀等。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強檔案庫房的環(huán)境管理，保持庫房內(nèi)溫度、濕度適宜，清潔衛(wèi)生，防止檔案受到自然因素的損害。七、檔案的利用與保密（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，同時在符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的前提下，可根據(jù)實際情況向外部單位或個人提供檔案查閱利用服務。（二）利用方式1.檔案查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過天，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復制：如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理部門安排專人進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期。（三）保密規(guī)定1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等機密信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱利用范圍，采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員在檔案查閱利用過程中，應嚴格遵守保密紀律，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無關人員或?qū)n案帶出規(guī)定場所。4.對違反檔案保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。八、監(jiān)督與檢查機制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案移交接收、保管利用等工作進行檢查，確保檔案管理工作符合制度要求。2.檔案管理部門應定期向公司/組織領導匯報檔案管理工作情況，接受領導的監(jiān)督和指導。（二）外部檢查1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等相關單位的檔案檢查工作，如實提供檔案管理情況，接受外部監(jiān)督檢查。2.對外部檢查提出的意見和建議，應認真研究分析，及時整改落實，不斷提高檔案管理水平。九、責任追究（一）責任界定1.因檔案形成部門未按照規(guī)定及時、完整地移交檔案，導致檔案管理工作出現(xiàn)問題的，由檔案形成部門承擔相應責任。2.因檔案管理部門在檔案接收、保管、利用等環(huán)節(jié)工作失誤，造成檔案丟失、損壞、泄露等后果的，由檔案管理部門承擔相應責任。3.因其他部門或人員違反檔案管理規(guī)定，影響檔案正常管理和利用的，由相關責任部門或人員承擔相應責任。（二）追究方式1.對于違反檔案管理規(guī)定的行為，公司/組織應視情節(jié)輕