PAGE銀行設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行設(shè)備檔案管理，確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在銀行運(yùn)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)所有設(shè)備檔案的管理，包括但不限于各類辦公設(shè)備、金融機(jī)具、安防設(shè)備、信息系統(tǒng)設(shè)備等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行設(shè)備檔案由專門的檔案管理部門或指定的專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.全程跟蹤原則從設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試、使用維護(hù)到報廢處置，全過程的相關(guān)資料均應(yīng)納入設(shè)備檔案管理。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和銀行內(nèi)部保密規(guī)定，確保設(shè)備檔案的安全，防止信息泄露。二、設(shè)備檔案的分類與編號（一）分類1.辦公設(shè)備類包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等日常辦公使用的設(shè)備。2.金融機(jī)具類如ATM機(jī)、自助終端、點(diǎn)鈔機(jī)、驗鈔機(jī)等與銀行業(yè)務(wù)直接相關(guān)的設(shè)備。3.安防設(shè)備類監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、報警裝置等保障銀行安全的設(shè)備。4.信息系統(tǒng)設(shè)備類服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件系統(tǒng)等支撐銀行信息系統(tǒng)運(yùn)行的設(shè)備。5.其他設(shè)備類不屬于上述分類的其他銀行專用設(shè)備。（二）編號設(shè)備檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號格式如下：[銀行簡稱][設(shè)備類別代碼][年份][流水號]例如：ABC銀行B012023001，其中“B”代表辦公設(shè)備類，“01”為年份2023，“001”為該類設(shè)備本年度的流水號。三、設(shè)備檔案的內(nèi)容（一）設(shè)備選型與采購資料1.設(shè)備選型報告包括對市場上同類設(shè)備的調(diào)研分析、技術(shù)參數(shù)比較、性能評估等，為設(shè)備采購提供依據(jù)。2.采購合同詳細(xì)記錄設(shè)備的采購數(shù)量、規(guī)格型號、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.招投標(biāo)文件若設(shè)備采購采用招投標(biāo)方式，應(yīng)歸檔相關(guān)的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。（二）設(shè)備安裝調(diào)試資料1.安裝調(diào)試方案明確設(shè)備安裝的步驟、方法、技術(shù)要求以及調(diào)試的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.安裝調(diào)試記錄記錄設(shè)備安裝的時間、地點(diǎn)、人員，以及調(diào)試過程中出現(xiàn)的問題及解決情況。3.驗收報告由相關(guān)部門和人員對設(shè)備安裝調(diào)試后的性能、功能等進(jìn)行驗收，形成驗收報告。（三）設(shè)備使用維護(hù)資料1.使用說明書設(shè)備供應(yīng)商提供的設(shè)備操作手冊、維護(hù)指南等，指導(dǎo)設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)。2.維護(hù)保養(yǎng)計劃根據(jù)設(shè)備的特點(diǎn)和使用情況，制定年度、季度或月度的維護(hù)保養(yǎng)計劃。3.維護(hù)保養(yǎng)記錄記錄每次設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、維修更換的零部件等信息。4.故障維修記錄詳細(xì)記錄設(shè)備發(fā)生故障的時間、現(xiàn)象、原因分析、維修過程及結(jié)果等。（四）設(shè)備技術(shù)改造與升級資料1.技術(shù)改造與升級方案闡述設(shè)備技術(shù)改造或升級的目的、內(nèi)容、技術(shù)路線、預(yù)期效果等。2.實施記錄記錄技術(shù)改造與升級的實施過程，包括時間、參與人員、更換的零部件等。3.驗收報告對技術(shù)改造與升級后的設(shè)備進(jìn)行驗收，評估其性能提升情況。（五）設(shè)備報廢處置資料1.報廢申請報告由使用部門提出設(shè)備報廢申請，說明報廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀等。2.鑒定報告相關(guān)技術(shù)人員對擬報廢設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，出具鑒定報告。3.報廢審批文件經(jīng)銀行內(nèi)部審批流程，同意設(shè)備報廢的相關(guān)文件。4.報廢處置記錄記錄設(shè)備報廢的時間、方式（如出售、拆解等）、回收價值等信息。四、設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集1.設(shè)備采購部門在設(shè)備采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)選型資料提交給檔案管理部門。2.設(shè)備安裝調(diào)試完成后，安裝調(diào)試人員應(yīng)將安裝調(diào)試記錄、驗收報告等資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)定期收集本部門設(shè)備的使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等資料，按時提交給檔案管理部門。4.對于設(shè)備技術(shù)改造與升級以及報廢處置的相關(guān)資料，由實施部門在工作完成后及時歸檔。（二）整理1.檔案管理部門收到設(shè)備檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。2.對每份資料進(jìn)行核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯誤，及時與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充修正。3.將整理好的設(shè)備檔案資料按照編號順序依次存放，便于查找和管理。五、設(shè)備檔案的保管與存儲（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.設(shè)備檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。3.定期對設(shè)備檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案資料損壞、霉變等，應(yīng)及時采取修復(fù)或更換措施。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格紙張打印或復(fù)印，裝訂成冊，并按照檔案編號順序排列存放。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案目錄，按照設(shè)備檔案編號進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的設(shè)備檔案，可同時保留紙質(zhì)和電子兩種版本，確保檔案的安全性和可靠性。六、設(shè)備檔案的查閱與借閱（一）查閱1.銀行內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得涂改、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對和整理。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱設(shè)備檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《設(shè)備檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的設(shè)備檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損。七、設(shè)備檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸設(shè)備檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及銀行機(jī)密信息的設(shè)備檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個人透露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱和借閱人員的行為，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保設(shè)備檔案的安全。八、設(shè)備檔案的信息化管理（一）建立設(shè)備檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)設(shè)備檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能。通過系統(tǒng)對設(shè)備檔案進(jìn)行動態(tài)管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新檔案管理人員應(yīng)定期對設(shè)備檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。如設(shè)備信息發(fā)生變更（如設(shè)備維修更換零部件、技術(shù)改造升級等），應(yīng)及時在系統(tǒng)中進(jìn)行修改記錄。（三）系統(tǒng)安全與權(quán)限管理加強(qiáng)設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限級別，只能訪問和操作相應(yīng)的設(shè)備檔案信息。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。九、設(shè)備檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、技術(shù)專家和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)設(shè)備的使用情況、技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r、法律法規(guī)要求等因素，對設(shè)備檔案的保存期限進(jìn)行評估。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的設(shè)備檔案，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀設(shè)備檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒