PAGE檔案著錄工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案著錄工作，提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平，有效保護(hù)和利用公司檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案著錄工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案著錄應(yīng)依據(jù)真實(shí)、完整的檔案原件進(jìn)行，確保著錄信息與檔案內(nèi)容一致。2.準(zhǔn)確性原則：著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)項(xiàng)填寫(xiě)規(guī)范，代碼使用正確，邏輯關(guān)系清晰。3.完整性原則：全面著錄檔案的各項(xiàng)特征和相關(guān)信息，保證著錄內(nèi)容涵蓋檔案的主要方面，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求，確保著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、檔案著錄工作組織與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案著錄工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展檔案著錄業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的著錄技能和業(yè)務(wù)水平。3.對(duì)各部門(mén)的檔案著錄工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)公司檔案著錄數(shù)據(jù)的審核、匯總和上報(bào)工作，確保著錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。5.建立和維護(hù)公司檔案著錄數(shù)據(jù)庫(kù)，保障數(shù)據(jù)庫(kù)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.按照公司檔案著錄工作制度和要求，組織本部門(mén)人員開(kāi)展檔案著錄工作，保證著錄工作按時(shí)完成。3.對(duì)本部門(mén)檔案著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋著錄過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）檔案著錄人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案著錄的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求，熟練運(yùn)用著錄工具和軟件。2.負(fù)責(zé)對(duì)所承擔(dān)的檔案進(jìn)行著錄，確保著錄信息準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，按時(shí)完成著錄任務(wù)。3.嚴(yán)格遵守檔案著錄工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露著錄信息。4.積極參加檔案著錄業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案著錄工作流程（一）檔案整理1.各部門(mén)在檔案收集齊全后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物，修復(fù)破損檔案，保證檔案的整潔和完好。3.編制檔案目錄，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表等，為檔案著錄做好準(zhǔn)備。（二）著錄準(zhǔn)備1.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案著錄工作需要，確定著錄范圍、著錄格式和著錄項(xiàng)目。2.收集和整理相關(guān)的著錄依據(jù)，如檔案分類(lèi)方案、編號(hào)規(guī)則、題名規(guī)范等。3.組織檔案著錄人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉著錄工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握著錄工具和軟件的使用方法。（三）著錄實(shí)施1.檔案著錄人員按照著錄格式和項(xiàng)目要求，逐份、逐頁(yè)對(duì)檔案進(jìn)行著錄。2.著錄過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案原件，確保著錄信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于不清楚或有疑問(wèn)的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)向檔案形成部門(mén)或相關(guān)人員核實(shí)。3.著錄完成后，著錄人員應(yīng)對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行自查，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修改。（四）數(shù)據(jù)審核1.檔案管理部門(mén)安排專人對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括著錄格式是否符合要求、著錄項(xiàng)目是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤等。2.審核人員應(yīng)與檔案原件進(jìn)行核對(duì)，對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知著錄人員進(jìn)行修改。3.對(duì)于審核通過(guò)的著錄數(shù)據(jù)，審核人員應(yīng)簽字確認(rèn)；對(duì)于審核不通過(guò)的數(shù)據(jù)，應(yīng)注明問(wèn)題所在，退回著錄人員重新修改。（五）數(shù)據(jù)錄入與存儲(chǔ)1.著錄人員將審核通過(guò)的著錄數(shù)據(jù)錄入檔案著錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)庫(kù)的操作要求進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)錄入完成后，應(yīng)對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案著錄數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理制度，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。（六）著錄成果整理與歸檔1.檔案著錄工作完成后，著錄人員應(yīng)將著錄過(guò)程中形成的各種文件材料，如著錄卡片、數(shù)據(jù)審核記錄、備份介質(zhì)等進(jìn)行整理和歸檔。2.整理后的著錄成果應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，以便日后查閱和利用。四、檔案著錄內(nèi)容與要求（一）全宗號(hào)全宗號(hào)是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用于區(qū)分不同的立檔單位。公司全宗號(hào)由上級(jí)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一給定，著錄時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)。（二）年度年度是指檔案形成的年度，采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。著錄時(shí)應(yīng)按照檔案原件上的年度填寫(xiě)，不得隨意更改。（三）保管期限保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案。著錄時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和保管期限規(guī)定，準(zhǔn)確填寫(xiě)保管期限。（四）檔號(hào)檔號(hào)是檔案的編號(hào)，由全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。檔號(hào)應(yīng)按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，著錄時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)各組成部分，確保檔號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（五）題名題名是指檔案的標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容。題名一般由責(zé)任者、事由、文種三部分組成，如“[公司名稱]關(guān)于[項(xiàng)目名稱]的請(qǐng)示”。著錄時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄檔案題名，不得隨意簡(jiǎn)化或更改。（六）責(zé)任者責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)全稱或通用簡(jiǎn)稱，不得使用簡(jiǎn)稱或縮寫(xiě)。多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)按照檔案原件上的順序依次填寫(xiě)，并用“；”隔開(kāi)。（七）文號(hào)文號(hào)是指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如“[公司代字]〔2023〕[序號(hào)]號(hào)”。著錄時(shí)應(yīng)按照檔案原件上的文號(hào)填寫(xiě)，不得遺漏或錯(cuò)誤填寫(xiě)。（八）日期日期是指檔案形成的時(shí)間，采用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20230101”。著錄時(shí)應(yīng)按照檔案原件上的日期填寫(xiě)，年、月、日之間用“.”隔開(kāi)。（九）頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù)是指檔案的總頁(yè)數(shù)，以阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。著錄時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)檔案的頁(yè)數(shù)，包括正文、附件、封面、封底等所有頁(yè)面。（十）備注備注是指對(duì)檔案著錄過(guò)程中需要說(shuō)明的事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明。備注內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，不得冗長(zhǎng)繁瑣。如檔案存在特殊情況或需要特別說(shuō)明的問(wèn)題，可在備注中注明。五、檔案著錄工作質(zhì)量控制（一）建立質(zhì)量檢查機(jī)制1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案著錄工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.質(zhì)量檢查可采用自查、互查、抽查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）加強(qiáng)培訓(xùn)與指導(dǎo)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案著錄人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和著錄技能。2.在著錄工作過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)著錄人員的指導(dǎo)，及時(shí)解答著錄人員遇到的問(wèn)題，確保著錄工作的順利進(jìn)行。（三）嚴(yán)格審核把關(guān)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核人員應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心，嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。2.審核過(guò)程中，審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案原件，對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，確保審核工作的質(zhì)量。（四）建立責(zé)任追究制度1.對(duì)因工作失誤或故意違反檔案著錄工作制度，導(dǎo)致著錄數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或不完整的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、給予行政處分等，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。六、檔案著錄工作安全管理（一）保密管理1.檔案著錄人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露著錄信息。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的著錄，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.建立檔案著錄數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。2.定期對(duì)檔案著錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案著錄設(shè)備的管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三