PAGE檔案專項(xiàng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本專項(xiàng)管理制度。本制度旨在規(guī)范公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀及利用等工作流程，保障公司檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等。公司全體員工均有責(zé)任和義務(wù)遵守本制度，妥善保管和利用各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀及利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和考核，提出改進(jìn)意見和建議。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。7.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案資料的查詢和借閱服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案存儲環(huán)境的安全和適宜。5.配合公司檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)工作，及時(shí)將本部門的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。6.接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理水平。（三）公司員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中妥善保管個(gè)人形成的各類文件資料，及時(shí)移交至本部門檔案管理員。2.積極配合公司檔案管理部門及本部門檔案管理員的檔案管理工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、請示報(bào)告、通知通告等。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件資料。3.人事管理類：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲、離職等人事管理工作的各類檔案。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.市場營銷類：包含市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶關(guān)系管理等方面的檔案資料。6.生產(chǎn)管理類：涉及生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)的文件。7.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專利申請、技術(shù)成果鑒定等技術(shù)研發(fā)過程中的檔案。8.物資采購類：涵蓋物資采購計(jì)劃、合同、供應(yīng)商管理、采購驗(yàn)收等物資采購業(yè)務(wù)的檔案。9.合同管理類：包括公司簽訂的各類合同，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同等。10.其他類：上述各類未涵蓋的其他重要檔案，如重大活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體如下：1.行政管理類：代碼為“XG”，流水號從0001開始依次編排。2.黨群工作類：代碼為“DQ”，流水號從0001開始依次編排。3.人事管理類：代碼為“RS”，流水號從0001開始依次編排。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：代碼為“CW”，流水號從0001開始依次編排。5.市場營銷類：代碼為“SC”，流水號從0001開始依次編排。6.生產(chǎn)管理類：代碼為“SCG”，流水號從0001開始依次編排。7.技術(shù)研發(fā)類：代碼為“JS”，流水號從0001開始依次編排。8.物資采購類：代碼為“WZ”，流水號從0001開始依次編排。9.合同管理類：代碼為“HT”，流水號從0001開始依次編排。10.其他類：代碼為“QT”，流水號從0001開始依次編排。例如，行政管理類第5份檔案的編號為“XG0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在日常經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、報(bào)告、記錄等。4.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。5.公司參與的重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的相關(guān)檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的文件和重復(fù)的資料。3.對于重要的文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和存儲。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號：為每一份整理好的檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和管理。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，確保檔案的完整性和美觀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.根據(jù)檔案的類別和保管期限，設(shè)置不同的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，并進(jìn)行合理的排列和編號，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對于破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、密級等信息，便于對檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其重要性和保存價(jià)值。3.效益評估法：從檔案對公司當(dāng)前和未來業(yè)務(wù)發(fā)展的作用、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面進(jìn)行綜合評估，確定其價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在公司檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：對于確需借出公司的檔案，員工應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，利用者應(yīng)簽署保密協(xié)議。3.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋公司各類檔案信息的數(shù)字化管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理部門的要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。（三）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，安裝必要的安全軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.對檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，確保檔案信息化管理工作的安全運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考