PAGE概算審核檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司概算審核檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及概算審核工作形成的檔案資料管理，包括但不限于項(xiàng)目前期資料、審核過程記錄、審核報(bào)告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對概算審核檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的有序存放和有效利用。2.真實(shí)完整原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映概算審核工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)機(jī)密和合法權(quán)益。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司概算審核檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司概算審核檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工對檔案管理重要性的認(rèn)識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在概算審核工作中形成檔案資料的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔，保證檔案資料的質(zhì)量。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的形成和記錄，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.對檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議和措施。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期資料包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目概算書等。2.審核過程資料涵蓋審核計(jì)劃、審核方案、審核工作底稿、審核證據(jù)、審核會議記錄、溝通函件等。3.審核報(bào)告及相關(guān)資料如審核報(bào)告、審核意見反饋、整改情況記錄等。4.其他與概算審核有關(guān)的資料如合同協(xié)議、往來文件、財(cái)務(wù)資料等。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為項(xiàng)目前期類、審核過程類、審核報(bào)告類等。2.編號對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管期限1.項(xiàng)目前期資料保管期限為項(xiàng)目竣工決算完成后[X]年。2.審核過程資料保管期限為[X]年。3.審核報(bào)告及相關(guān)資料保管期限為長期。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別和編號順序存放，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.電子檔案采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類存儲和管理。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員，確保檔案安全。3.定期對檔案庫房進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外部單位因?qū)徲?jì)、檢查等合法事由需要查閱檔案資料，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。6.檔案借閱歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性等，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.評估利用情況統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)和利用效果，分析其實(shí)際利用價(jià)值。3.參考保管期限對照檔案保管期限規(guī)定，確定檔案是否已達(dá)到保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。