PAGE格力空調(diào)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)格力空調(diào)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于格力空調(diào)公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過程，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和水平。5.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作的順利開展。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并配合綜合管理部門做好檔案的整理、鑒定和利用等工作。4.加強(qiáng)對本部門檔案的保密管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息的安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司發(fā)文包括公司發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.公司收文包括上級機(jī)關(guān)、其他單位發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、函件、通知等。3.會議文件包括公司召開的各類會議形成的會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.工作計(jì)劃與總結(jié)包括公司各部門制定的年度工作計(jì)劃、季度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃以及年度工作總結(jié)、季度工作總結(jié)、月度工作總結(jié)等。5.業(yè)務(wù)檔案包括公司在生產(chǎn)、銷售、研發(fā)、售后服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料等。6.人事檔案包括公司員工的個(gè)人簡歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。7.財(cái)務(wù)檔案包括公司的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.聲像檔案包括公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等。9.實(shí)物檔案包括公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并進(jìn)行分類整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。3.對重要檔案應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的安全和保密。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。2.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目、時(shí)間等進(jìn)行分類。3.人事檔案按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度、檔案類型等進(jìn)行分類。5.聲像檔案按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。6.實(shí)物檔案按照類別、時(shí)間等進(jìn)行分類。（二）整理方法1.文書檔案采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”分類法，按照文件的形成年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類排列，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目特點(diǎn)，采用相應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案案卷目錄。3.人事檔案按照員工檔案內(nèi)容的類別，進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度和檔案類型，進(jìn)行分類整理，建立財(cái)務(wù)檔案案卷目錄。5.聲像檔案按照內(nèi)容主題和時(shí)間順序，進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。6.實(shí)物檔案按照類別和時(shí)間順序，進(jìn)行分類整理，建立實(shí)物檔案目錄，并注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息。（三）編號規(guī)則1.文書檔案采用年度保管期限流水號的編號方式，如“2023永久001”。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目特點(diǎn)，制定相應(yīng)的編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.人事檔案采用員工編號作為檔案編號，確保人事檔案編號與員工編號的一致性。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度和檔案類型，編制相應(yīng)的檔案編號，如“2023會計(jì)憑證001”。5.聲像檔案采用拍攝時(shí)間流水號的編號方式，如“20230501001”。6.實(shí)物檔案按照類別和時(shí)間順序，編制相應(yīng)的檔案編號，如“獎(jiǎng)杯20230101001”。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等；長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為10年50年；短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件等，保管期限為1年5年。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需要，確定相應(yīng)的保管期限，一般為5年30年。3.人事檔案員工人事檔案應(yīng)長期保管，直至員工離職后按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。4.財(cái)務(wù)檔案會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年30年。5.聲像檔案根據(jù)內(nèi)容的重要性和保存價(jià)值，確定相應(yīng)的保管期限，一般為5年20年。6.實(shí)物檔案根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)和保存價(jià)值，確定相應(yīng)的保管期限，一般為5年15年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。六、檔案鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和保存價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)歸檔數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)包括檔案的查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)包括檔案的完好率、破損率、丟失率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、保管情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提交查閱或借閱申請函，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、日期、用途等信息，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用期限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，一般應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱期限一般不超過2個(gè)工作日。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱公司檔案，查閱期限一般不超過3個(gè)工作日，如需借閱檔案，借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。九、檔案保密（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲、專人保管、限制查閱等措施，防止檔案信息的泄露。2.檔案