PAGE檔案室制度與規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度與規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司工作的各個方面，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司檔案管理制度與規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.對檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過期檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。7.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司各項工作提供支持和保障。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室歸檔。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強(qiáng)對本部門員工的檔案意識教育，督促員工做好檔案材料的收集和整理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。6.協(xié)助做好檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門在開展各項工作過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的形成和積累，確保檔案材料真實、準(zhǔn)確、完整。2.檔案材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，保證檔案的長期保存。（二）檔案收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。6.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。7.公司的工程建設(shè)項目檔案，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段的文件材料。8.公司的科研項目檔案，包括項目申報、研究過程、成果鑒定等方面的文件材料。9.公司的產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的文件材料。10.公司的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等過程的文件材料。11.公司的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。12.其他具有保存價值的文件材料。（三）檔案收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行排列，確保條理清晰。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件損壞或丟失。4.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料移交檔案室歸檔。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）檔案分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會計檔案：按照會計年度形式進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。（三）檔案整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊或復(fù)制，去除金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照分類方法對檔案材料進(jìn)行分類。3.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，便于管理和檢索。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。（四）檔案歸檔1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。2.檔案室對接收的檔案進(jìn)行核對、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量，符合要求的予以歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行保管。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和保護(hù)。3.檔案應(yīng)排列有序，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）檔案保管要求1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前與公司檔案室聯(lián)系，提交查閱申請函，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)。4.檔案室根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。5.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對、清點(diǎn)。（三）利用方式1.檔案利用應(yīng)以滿足公司工作需要為目的，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱人使用。2.對于重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄利用時間、利用人、利用目的等信息。3.檔案室應(yīng)積極拓展檔案利用渠道，為公司的決策、管理、科研、生產(chǎn)等工作提供支持和服務(wù)。（四）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、時間、內(nèi)容等因素，綜合判斷其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案室負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.參與檔案銷毀的人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全與保密。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入，支持批量錄入和單個錄入。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全與保密。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全管理1.