PAGE機(jī)關(guān)檔案定期歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案定期歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。各部門應(yīng)如實(shí)收集、整理本部門工作中形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則。檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于保管和查閱利用，提高檔案服務(wù)機(jī)關(guān)工作的效能。二、歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、群團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：涵蓋機(jī)關(guān)日常行政管理、會(huì)議、機(jī)要、保密、信訪、接待、后勤保障等工作產(chǎn)生的文件。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)本機(jī)關(guān)具體業(yè)務(wù)職能，包括業(yè)務(wù)規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)督、成果等環(huán)節(jié)形成的各類文件。4.人事管理類：有關(guān)人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的文件。5.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支、審計(jì)等方面的檔案材料。6.固定資產(chǎn)管理類：固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、處置等相關(guān)文件。（二）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，便于查找和統(tǒng)計(jì)。2.按機(jī)構(gòu)（部門）分類：根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，將檔案分為各部門形成的檔案。3.按問題分類：按照檔案反映的問題或事項(xiàng)進(jìn)行分類，使檔案內(nèi)容更加條理清晰。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保本部門工作中產(chǎn)生的各類文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種載體形式。（二）文件材料的整理1.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可檢索性。3.圖表應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注名稱和日期，與相關(guān)文件一同整理。4.照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物和事由，沖印或掃描后妥善保存。5.錄音錄像應(yīng)進(jìn)行整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容、人員等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）文件材料的質(zhì)量要求1.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，如有修改應(yīng)符合規(guī)定程序。2.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)安全，確保長(zhǎng)期可讀性。四、歸檔時(shí)間與程序（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作的階段性特點(diǎn)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔，一般不得超過業(yè)務(wù)工作結(jié)束后的三個(gè)月。3.其他專門檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況確定歸檔時(shí)間。（二）歸檔程序1.各部門整理好本部門的檔案材料后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理部門對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案實(shí)體和電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.將整理好的檔案按照保管期限和分類順序上架存放，確保檔案存放有序、便于查找。五、檔案保管期限與鑒定（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年。對(duì)本機(jī)關(guān)工作有重要查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管；對(duì)本機(jī)關(guān)工作有一般查考利用價(jià)值的檔案，列為10年保管。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，結(jié)合機(jī)關(guān)工作需要，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員陪同下查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，履行審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)檢查。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化整理，建立電子文件元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理模塊，對(duì)不同用戶的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取防火墻、加密、訪問控制等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，維護(hù)檔案的完整與安全。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、存放有序。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)操作技能，做好檔案數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作。4.熱情接待檔案查閱利用人員，按照規(guī)定程序提供檔案服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還核對(duì)工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理，確保檔案安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理工作的自查自糾，不斷完善檔案管理工作流程和制度。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作納入機(jī)關(guān)績(jī)效考核體系，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包