PAGE學(xué)校文書(shū)檔案執(zhí)行制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文書(shū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)及全體教職員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校文書(shū)檔案由學(xué)校檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性，不得遺漏重要文件和信息。3.科學(xué)分類(lèi)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全校文書(shū)檔案的統(tǒng)籌管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校文書(shū)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管全校各部門(mén)形成的文書(shū)檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷(xiāo)毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的防護(hù)設(shè)備，確保檔案的安全。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。（二）各部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門(mén)移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、積累和保管，確保文件材料的齊全完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)本部門(mén)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制初步的檔案目錄。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的查閱利用工作。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成學(xué)校各部門(mén)在工作活動(dòng)中應(yīng)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。文件材料的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保文件質(zhì)量。（二）文件材料的收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與學(xué)校工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)校制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料。4.學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、結(jié)題報(bào)告、學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。5.學(xué)校對(duì)外交往中形成的文件材料，如合作協(xié)議、邀請(qǐng)函、接待記錄等。6.學(xué)校各類(lèi)人員的人事檔案材料，如履歷表、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。7.其他與學(xué)校工作有關(guān)的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，做到隨辦隨收，確保文件材料不丟失、不遺漏。2.對(duì)重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集，確保其完整性和準(zhǔn)確性。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保其可讀性和可利用性。四、文件材料的整理（一）整理原則文件材料的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法學(xué)校文書(shū)檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法進(jìn)行整理。1.年度分類(lèi)：將文件材料按其形成年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)：在年度分類(lèi)的基礎(chǔ)上，按學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)：根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類(lèi)：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限的分類(lèi)方法，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)。3.編號(hào)：對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在每年年底前，將本部門(mén)整理好的檔案向?qū)W校檔案管理部門(mén)歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全完整，分類(lèi)準(zhǔn)確，編號(hào)清晰，編目規(guī)范。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。（二）移交時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在次年3月底前完成檔案的移交工作。（三）特殊情況處理對(duì)于一些特殊情況未能及時(shí)歸檔的文件材料，各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因，并在條件允許的情況下盡快完成歸檔工作。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，排列有序，便于查找。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和檢索。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期清點(diǎn)：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。2.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，包括檔案的完整性、安全性、保管環(huán)境等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，還需經(jīng)檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。3.涉及個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損毀。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為檔案利用者提供便利條件，根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄等服務(wù)。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，了解利用效果，及時(shí)反饋利用情況。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合學(xué)校的歷史發(fā)展、工作重點(diǎn)、文件材料的來(lái)源等因素，綜合分析檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)學(xué)校應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取