PAGE養(yǎng)老服務(wù)中心檔案制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老服務(wù)中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在養(yǎng)老服務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老服務(wù)中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義養(yǎng)老服務(wù)中心檔案是指在養(yǎng)老服務(wù)工作中直接形成的，對中心各項工作具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老服務(wù)中心檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映養(yǎng)老服務(wù)中心的工作實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理和保存養(yǎng)老服務(wù)中心工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善養(yǎng)老服務(wù)中心檔案管理制度。2.負責(zé)對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.集中統(tǒng)一管理養(yǎng)老服務(wù)中心各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記和統(tǒng)計工作，按照規(guī)定提供檔案信息服務(wù)。5.組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后實施銷毀。6.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。7.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全保管。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全完整，并按規(guī)定時間移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助綜合管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，規(guī)范本部門檔案的查閱、借閱和利用行為，及時歸還檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括中心制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、大事記、統(tǒng)計報表等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲材料等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.服務(wù)管理類：服務(wù)標準、服務(wù)流程、服務(wù)記錄、服務(wù)評估、老人檔案、投訴處理記錄等。5.設(shè)施設(shè)備管理類：設(shè)施設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修檔案、報廢處置記錄等。6.安全管理類：安全管理制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等。7.黨團工會工作類：黨組織活動記錄、工會活動記錄、共青團工作記錄等。8.其他類：與養(yǎng)老服務(wù)中心工作相關(guān)的各類文件、資料、合同、協(xié)議、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的各類檔案，并確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案收集應(yīng)做到及時、全面，不得遺漏重要文件和資料。對于重要文件和資料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份移交綜合管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。對于破損或褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、編目準確、排列有序，便于查找和統(tǒng)計。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照年度問題分類法進行整理，即先按年度分開，再在每個年度內(nèi)按問題（如制度建設(shè)、工作計劃、工作總結(jié)等）進行分類。2.人事管理類檔案：按照員工類別（如管理人員、服務(wù)人員等）進行分類，再按個人建立檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)按照規(guī)定的順序進行排列。3.財務(wù)管理類檔案：按照會計年度類別分類法進行整理，即先按會計年度分開，再在每個年度內(nèi)按會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類。4.服務(wù)管理類檔案：按照服務(wù)對象（如自理老人、半自理老人、失能老人等）或服務(wù)項目（如生活照料、醫(yī)療護理、康復(fù)保健等）進行分類，再按時間順序排列。5.設(shè)施設(shè)備管理類檔案：按照設(shè)施設(shè)備類別（如房屋建筑、醫(yī)療設(shè)備、生活設(shè)施等）進行分類，再按設(shè)備名稱建立檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修檔案、報廢處置記錄等。6.安全管理類檔案：按照安全管理類別（如消防安全、食品安全、人員安全等）進行分類，再按時間順序排列。7.黨團工會工作類檔案：按照黨團工會組織類別（如黨組織、工會、共青團）進行分類，再按活動時間順序排列。8.其他類檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ㄟM行整理。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和統(tǒng)計。3.對每份檔案應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者（發(fā)文機關(guān)或個人）、題名、日期、頁號、備注等項目。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)打印在A4紙上，置于卷首。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.一級類目：行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、服務(wù)管理類、設(shè)施設(shè)備管理類、安全管理類、黨團工會工作類、其他類。2.二級類目：根據(jù)一級類目下的具體內(nèi)容進一步細分，如行政管理類下可分為制度建設(shè)、工作計劃、工作總結(jié)等；人事管理類下可分為員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。3.三級類目：在二級類目基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的具體情況進一步細分，如員工檔案下可分為個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價等。（二）編號方法1.全宗號：養(yǎng)老服務(wù)中心的全宗號由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制。2.年度號：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限號：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。4.目錄號：按照檔案分類方案，對每一類檔案編制目錄號，用三位數(shù)字表示，如行政管理類目錄號為“001”，人事管理類目錄號為“002”等。5.案卷號：在每一類檔案的目錄下，對每一案卷編制案卷號，用四位數(shù)字表示，如行政管理類下的第一卷案卷號為“0010001”。（三）編號示例以一份行政管理類的制度建設(shè)文件為例，其編號為：全宗號年度號保管期限號目錄號案卷號，假設(shè)全宗號為“123”，年度號為“2023”，保管期限為長期，目錄號為“001”，案卷號為“0001”，則該文件編號為“1232023C0010001”。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映養(yǎng)老服務(wù)中心主要職能活動和歷史面貌的，對中心工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對養(yǎng)老服務(wù)中心工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為1650年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對養(yǎng)老服務(wù)中心工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為15年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號、存放位置等信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，保證電子檔案的完整性和可讀性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西等。3.定期對庫房進行通風(fēng)換氣，保持庫房內(nèi)空氣清新。4.庫房內(nèi)的照明、空調(diào)、消防等設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.養(yǎng)老服務(wù)中心內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人批準，并在復(fù)印件上加蓋檔案查閱專用章。3.查閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.養(yǎng)老服務(wù)中心內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門負責(zé)人批準。2.借閱檔案期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得借閱。如有特殊情況需要借閱，應(yīng)經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（三）查閱與借閱登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱與借閱人員的姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。2.查閱與借閱登記臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合養(yǎng)老服務(wù)中心的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等要素，判斷其價值。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用頻率等因素，綜合考慮檔案的鑒定價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報中心領(lǐng)導(dǎo)批準。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責(zé)實施。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案徹底銷毀，不得遺漏。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案統(tǒng)