PAGE會(huì)計(jì)檔案保管制度模板一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作。2.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和歸檔工作，不得拒絕、推諉。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，包括總分類(lèi)賬、明細(xì)分類(lèi)賬等。2.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。3.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說(shuō)明。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、財(cái)務(wù)軟件使用記錄等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號(hào)順序，連同所附原始憑證一并整理。原始憑證應(yīng)折疊整齊，大小與記賬憑證一致，并在右上角粘貼牢固。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁(yè)數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類(lèi)整理，按順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并注明資料名稱、所屬年度、保管期限等信息。（二）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用三針引線法裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)使用線繩或金屬夾裝訂，裝訂應(yīng)牢固、平整，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)使用線繩或訂書(shū)釘裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。4.裝訂后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、檔案種類(lèi)、起止號(hào)碼等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證永久保管。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.輔助賬簿保管期限為30年。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年。2.納稅申報(bào)表保管期限為10年。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）保管方式1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按保管期限和檔案類(lèi)別進(jìn)行排列，便于查找和利用。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立索引目錄，注明檔案名稱、保管期限、存放位置等信息，便于快速查找和調(diào)閱。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自出借、銷(xiāo)毀、涂改會(huì)計(jì)檔案。如因工作需要查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱或復(fù)制。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保會(huì)計(jì)檔案的整齊、有序。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新會(huì)計(jì)檔案索引目錄，保證索引目錄的準(zhǔn)確性和完整性。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持單位介紹信和工作證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。（二）查閱要求1.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂畫(huà)、標(biāo)記、拆封、抽換等。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的協(xié)助下進(jìn)行。3.查閱會(huì)計(jì)檔案的人員應(yīng)對(duì)查閱的內(nèi)容負(fù)責(zé)，不得泄露公司商業(yè)秘密和會(huì)計(jì)信息。如因查閱人員原因造成會(huì)計(jì)檔案損壞、丟失或泄露公司商業(yè)秘密和會(huì)計(jì)信息的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）復(fù)制要求1.如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)使用復(fù)印紙或光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。2.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋“復(fù)印件與原件一致”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人員姓名等信息。3.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一同保管，并在會(huì)計(jì)檔案索引目錄中注明復(fù)制檔案的存放位置和相關(guān)信息。七、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）移交范圍1.公司所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期向公司總部移交。2.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷(xiāo)、合并等原因，需要將會(huì)計(jì)檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。（二）移交時(shí)間1.公司所屬各分公司、子公司應(yīng)在每年年度終了后3個(gè)月內(nèi)，將上一年度的會(huì)計(jì)檔案移交給公司總部。2.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷(xiāo)、合并等原因，需要將會(huì)計(jì)檔案移交給其他單位的，應(yīng)在機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷(xiāo)、合并等事項(xiàng)辦理完畢后15天內(nèi)，辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。（三）移交手續(xù)1.會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列明移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.移交單位應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式三份，一份由移交單位留存，一份由接收單位留存，一份報(bào)公司檔案管理部門(mén)備案。3.移交單位和接收單位應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。核對(duì)無(wú)誤后，雙方經(jīng)辦人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字或蓋章。八、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷(xiāo)毀的外，可以按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由財(cái)務(wù)部門(mén)提出會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同