PAGE檔案流程管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立公司檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率。4.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.負(fù)責(zé)建立本部門檔案管理臺賬，記錄檔案的形成、收集、整理、保管、利用等情況。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門應(yīng)歸檔的檔案。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并及時歸還檔案。5.配合綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案查閱、借閱記錄。6.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：主要包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各種文件材料，如科研項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.會計檔案：主要包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各種文件材料，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案：主要包括公司員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、考核獎懲等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：主要包括公司在市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各種文件材料，如合同協(xié)議、客戶資料、項目文檔等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進(jìn)行編號，如“2023永久001”。2.科技檔案編號：采用項目代號分類號流水號的方式進(jìn)行編號，如“KJ00101001”。3.會計檔案編號：采用年度類別保管期限流水號的方式進(jìn)行編號，如“2023會計憑證永久001”。4.人事檔案編號：采用員工編號的方式進(jìn)行編號，如“001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理需要，制定相應(yīng)的編號規(guī)則進(jìn)行編號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于公司外部接收的文件材料，如上級文件、政府部門文件、合作單位文件等，由綜合管理部門負(fù)責(zé)收集，并及時分發(fā)至相關(guān)部門。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.文書檔案整理：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂等工作，形成有序的檔案實體。3.科技檔案整理：按照項目、專業(yè)等進(jìn)行分類，對科研項目、產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件等進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立檔案目錄和索引。4.會計檔案整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行整理，確保會計檔案的規(guī)范、完整。5.人事檔案整理：按照檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行分類，如履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料等，建立檔案目錄和索引。6.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理需要，制定相應(yīng)的整理方法，對合同協(xié)議、客戶資料、項目文檔等進(jìn)行分類整理。五、檔案的保管（一）檔案保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。（二）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文書檔案主要包括公司重要的政策性文件、年度計劃、總結(jié)、財務(wù)決算等；長期保管的文書檔案主要包括公司一般性文件、業(yè)務(wù)往來文件等，保管期限為10年至50年；短期保管的文書檔案主要包括公司臨時性文件、一般性通知等，保管期限為1年至10年。2.科技檔案保管期限根據(jù)項目的重要程度和實際需要確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的科技檔案主要包括公司重大科研項目、新產(chǎn)品開發(fā)項目等；長期保管的科技檔案主要包括公司一般性科研項目、技術(shù)改造項目等，保管期限為10年至50年；短期保管的科技檔案主要包括公司臨時性科研項目、一般性技術(shù)文件等，保管期限為1年至10年。3.會計檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩種。永久保管的會計檔案主要包括年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等；定期保管的會計檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。4.人事檔案保管期限為員工離職后5年，之后按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。5.業(yè)務(wù)檔案保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理需要確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的業(yè)務(wù)檔案主要包括公司重大業(yè)務(wù)合同、重要客戶資料等；長期保管的業(yè)務(wù)檔案主要包括公司一般性業(yè)務(wù)合同、客戶資料等，保管期限為10年至50年；短期保管的業(yè)務(wù)檔案主要包括公司臨時性業(yè)務(wù)合同、一般性客戶資料等，保管期限為1年至10年。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自查閱、借閱、銷毀檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。4.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案庫房的整潔和安全。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案歸還無誤。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求提供檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案外借1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)填寫《檔案外借申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理外借手續(xù)。2.外借檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照外借申請表的要求提供檔案，并與外借單位或個人簽訂《檔案外借承諾書》，明確外借單位或個人的責(zé)任和義務(wù)。3.外借單位或個人應(yīng)妥善保管外借的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需延長外借時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外借單位或個人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究外借單位或個人的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等為成員。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，形成鑒定報告。4.鑒定報告應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔