PAGE燃?xì)忭?xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)燃?xì)忭?xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為燃?xì)忭?xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營及維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有燃?xì)忭?xiàng)目從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收至運(yùn)營維護(hù)全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則燃?xì)忭?xiàng)目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映燃?xì)忭?xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料可靠，嚴(yán)禁虛假信息錄入檔案。3.完整性原則涵蓋燃?xì)忭?xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件、資料、圖表、聲像等，保證檔案全面記錄項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)營過程。4.及時(shí)性原則隨著項(xiàng)目進(jìn)展同步收集、整理檔案，確保檔案形成與項(xiàng)目活動(dòng)同步，避免事后補(bǔ)檔造成信息遺漏或不準(zhǔn)確。5.保密性原則對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善燃?xì)忭?xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一保管燃?xì)忭?xiàng)目檔案，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案質(zhì)量。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和項(xiàng)目參與人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.項(xiàng)目管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在燃?xì)忭?xiàng)目各階段形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、及時(shí)。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.項(xiàng)目參與人員職責(zé)負(fù)責(zé)在項(xiàng)目活動(dòng)中及時(shí)形成、收集各自工作范圍內(nèi)的檔案資料，并按要求整理后移交本部門檔案管理人員。確保所形成檔案資料的質(zhì)量，對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目規(guī)劃文件，包括選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。2.工程建設(shè)文件設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)圖紙、說明及變更記錄。施工文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備質(zhì)量證明文件、設(shè)備操作手冊(cè)等。工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。3.運(yùn)營維護(hù)文件運(yùn)行記錄，包括每日燃?xì)馍a(chǎn)、輸配、銷售等運(yùn)行數(shù)據(jù)報(bào)表。設(shè)備維護(hù)檔案，如設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修報(bào)告、設(shè)備巡檢記錄等。安全管理文件，涵蓋安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等?？蛻舴?wù)檔案，包括用戶信息、用氣合同、客戶投訴處理記錄等。4.其他文件與燃?xì)忭?xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、調(diào)研報(bào)告等。項(xiàng)目獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。涉及燃?xì)忭?xiàng)目的法律糾紛文件及處理結(jié)果。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由類別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。1.類別代碼按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如“XQ”代表項(xiàng)目前期文件，“GC”代表工程建設(shè)文件，“YW”代表運(yùn)營維護(hù)文件，“QT”代表其他文件。2.年份代碼采用公元紀(jì)年，取年份后兩位數(shù)字表示，如“22”代表2022年。3.流水號(hào)按照檔案形成時(shí)間順序依次編號(hào)，從001開始。例如：GC22015表示2022年工程建設(shè)類的第15份檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門在燃?xì)忭?xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.項(xiàng)目參與人員在完成工作任務(wù)后，應(yīng)主動(dòng)將工作過程中形成的文件材料交本部門檔案收集責(zé)任人，不得據(jù)為己有或拖延移交。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)傳遞給檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案收集責(zé)任人收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查文件內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全、日期是否準(zhǔn)確等，對(duì)不符合要求的數(shù)據(jù)或文件及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊、牢固，幅面過大的文件應(yīng)折疊成A4規(guī)格，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立電子檔案索引目錄，方便檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人整理好的檔案，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案，按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列上架，完成歸檔工作。（二）保管期限1.永久保管燃?xì)忭?xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等重要前期文件。工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等反映項(xiàng)目建設(shè)成果和質(zhì)量的文件。涉及燃?xì)忭?xiàng)目的重大合同、協(xié)議及法律糾紛處理結(jié)果等。2.長(zhǎng)期保管（保管期限為30年）項(xiàng)目規(guī)劃文件、招投標(biāo)文件等項(xiàng)目前期過程性文件。施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等工程建設(shè)過程中的重要技術(shù)文件。設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等設(shè)備相關(guān)文件。運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等運(yùn)營維護(hù)階段的主要文件。3.短期保管（保管期限為10年）一般性的會(huì)議紀(jì)要、來往信函等日常文件。客戶服務(wù)檔案中的一般性用戶信息及用氣合同等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。按照檔案分類和編號(hào)順序排列檔案架，便于查找和存取。檔案應(yīng)存放整齊，標(biāo)識(shí)清晰。2.電子檔案保管采用專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。安裝電子檔案管理軟件，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理、索引編制和權(quán)限控制，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理、決策支持等工作需要，同時(shí)按照規(guī)定為外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全和查閱秩序。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換文件等。外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。2.借閱因特殊情況需借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.出具證明公司內(nèi)部或外部單位需要檔案管理部門出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容及用途，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理部門根據(jù)檔案原件內(nèi)容出具證明，并加蓋檔案證明專用章。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組討論通過后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊(cè)》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎