PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整，不得擅自篡改、銷(xiāo)毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高檔案服務(wù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用的效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室等工作區(qū)域。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)全體人員的檔案意識(shí)。4.參與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。加強(qiáng)檔案信息安全管理，建立健全檔案信息安全保障體系。6.定期向上級(jí)檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案工作情況，接受上級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。7.做好檔案管理部門(mén)的自身建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)、調(diào)研、檢查等工作中形成的文件材料、照片、錄音、錄像等資料。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等材料。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等資料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門(mén)形成的文件材料收集齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)重要文件材料和具有特殊保存價(jià)值的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門(mén)，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等類(lèi)別，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類(lèi)。編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)可采用年度保管期限流水號(hào)等形式。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查閱。裝訂：對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)，對(duì)紙張規(guī)格不一致的文件進(jìn)行折疊或裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響文件的閱讀和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防潮防火、防盜防蟲(chóng)的地點(diǎn)建設(shè)。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需要合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備、消防器材等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、閱檔區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案管理工作的開(kāi)展。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放于檔案密集架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，合理安排存放位置。永久保管的檔案應(yīng)優(yōu)先存放于安全、穩(wěn)定的位置。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.檔案存放應(yīng)避免陽(yáng)光直射、潮濕、灰塵等環(huán)境因素的影響，防止檔案受損。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年和10年。2.永久保管的檔案主要包括：本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變以及人事任免等文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。3.定期保管30年的檔案主要包括：本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。4.定期保管10年的檔案主要包括：本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的短期文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的短期文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)人事管理工作形成的短期文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)關(guān)于短期問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，短期的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的短期文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于短期業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（四）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。3.檔案保管期限的調(diào)整應(yīng)根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作的發(fā)展變化和檔案管理的實(shí)際需要，及時(shí)進(jìn)行。調(diào)整后的檔案保管期限應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中予以注明。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施、檔案信息等的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.加強(qiáng)檔案防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。做好防潮、防蟲(chóng)工作，定期投放防蟲(chóng)藥品和干燥劑。安裝防盜報(bào)警設(shè)備，并確保其正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)及其他單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案，但應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)閱檔室查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在閱檔室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出閱檔室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。2.借閱：本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿(mǎn)后，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.出具證明：檔案利用者因工作需要，可申請(qǐng)檔案管理部門(mén)出具檔案證明。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具證明，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱(chēng)、檔案數(shù)量等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等。六、檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）移交1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)單位。檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，并辦理交接手續(xù)。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)所屬單位撤銷(xiāo)、合并時(shí)，其檔案應(yīng)移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。3.檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)等原因離職時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。交接雙方應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)