PAGE基建檔案制度第十五條一、總則（一）目的基建檔案制度是公司/組織基建管理工作的重要組成部分，旨在規(guī)范基建項目檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為基建項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、運(yùn)營及維護(hù)等提供可靠的依據(jù)，保障公司/組織基建工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有基建項目，包括新建、改建、擴(kuò)建的建筑物、構(gòu)筑物、市政工程、線路管道等各類基建工程。（三）基本原則1.真實性原則：基建檔案應(yīng)如實反映基建項目的實際情況，確保檔案內(nèi)容與項目建設(shè)過程一致。2.完整性原則：涵蓋基建項目從立項到竣工驗收全過程中形成的各類文件材料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對基建檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和連貫性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。5.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密的基建檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、基建檔案的分類與編號（一）分類基建檔案分為工程前期文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等四大類。1.工程前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告及審批文件。環(huán)境影響評價報告及批復(fù)。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)證件。工程勘察、設(shè)計文件，包括地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。工程招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.施工文件施工組織設(shè)計、施工方案。技術(shù)交底記錄。工程測量、定位記錄。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告。隱蔽工程驗收記錄。分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄。工程變更通知、工程洽商記錄。施工日志。3.竣工圖建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等各專業(yè)竣工圖。竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.竣工驗收文件工程竣工驗收報告。工程質(zhì)量評估報告。工程竣工結(jié)算報告。工程竣工決算審計報告。工程竣工驗收備案表。（二）編號基建檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用分類編號法。編號格式為：項目代碼分類代碼順序號。1.項目代碼：以公司/組織內(nèi)部確定的項目編號作為項目代碼，確保每個基建項目具有唯一標(biāo)識。2.分類代碼：按照上述基建檔案分類，分別用不同的字母表示各類檔案，如：工程前期文件：QD施工文件：SG竣工圖：JG竣工驗收文件：JY3.順序號：按照各類檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，某基建項目的工程前期文件中，項目立項批復(fù)的編號為：[項目代碼]QD001；施工文件中，施工組織設(shè)計的編號為：[項目代碼]SG001。三、基建檔案的形成與收集（一）形成要求1.基建項目各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理工作，確保檔案資料的及時形成。2.檔案資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫，紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4幅面，電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲。3.所有檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。（二）收集范圍1.項目建設(shè)過程中形成各種文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入基建檔案收集范圍。除上述分類中的各類文件外，還應(yīng)包括項目建設(shè)過程中的會議紀(jì)要、來往信函、工程照片、錄像等。2.對于與基建項目相關(guān)的外部文件，如政府部門的批復(fù)、行業(yè)協(xié)會的文件等，也應(yīng)及時收集歸檔。（三）收集時間1.工程前期文件應(yīng)在項目立項、審批過程中同步收集，確保文件的完整性和時效性。2.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度及時收集，做到工程進(jìn)度與檔案收集同步。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等應(yīng)在驗收完成后及時整理歸檔。3.竣工圖應(yīng)在工程竣工后，由施工單位按照實際施工情況及時編制，并在規(guī)定時間內(nèi)提交審核。審核通過后加蓋竣工圖章，進(jìn)行歸檔。4.竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后，由建設(shè)單位組織相關(guān)單位及時整理歸檔。四、基建檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照分類和編號要求進(jìn)行整理，同一類檔案應(yīng)按照形成時間順序排列。2.每份文件應(yīng)進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括文件編號、文件題名、日期、頁號、密級等。3.對于圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子文件管理要求進(jìn)行整理存儲。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。（二）歸檔程序1.施工單位在完成一個階段的施工任務(wù)或工程竣工后，應(yīng)將整理好的基建檔案提交給建設(shè)單位。2.建設(shè)單位收到施工單位提交的檔案后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知施工單位進(jìn)行整改。3.審核通過后的基建檔案，由建設(shè)單位按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔。歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.基建檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。五、基建檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映基建項目主要情況，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、工程竣工驗收報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對基建項目的建設(shè)、運(yùn)營及維護(hù)有重要參考價值的檔案，保管期限為[X]年。如工程勘察、設(shè)計文件，施工組織設(shè)計，竣工圖等。3.短期保管：基建項目建設(shè)過程中形成的一般性文件材料，保管期限為[X]年。如施工日志、技術(shù)交底記錄等。（二）銷毀1.基建檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的基建檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。3.對于涉及公司/組織機(jī)密的基建檔案，應(yīng)按照保密制度進(jìn)行單獨(dú)處理，嚴(yán)禁擅自銷毀。六、基建檔案的利用與借閱（一）利用1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱基建檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級和保管期限進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)及時提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱基建檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、基建檔案的信息化管理（一）建立基建檔案數(shù)據(jù)庫1.公司/組織應(yīng)建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，將基建檔案的電子文件進(jìn)行集中存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能。2.基建檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)與公司/組織的辦公自動化系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等進(jìn)行對接，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（二）電子檔案的管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作應(yīng)符合國家電子文件管理的相關(guān)規(guī)定。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，確保檔案的可讀性和可利用性。2.檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.加強(qiáng)對電子檔案