PAGE造價檔案管理上墻制度一、總則（一）目的為加強公司造價檔案管理，確保造價檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮造價檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程造價控制等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及造價相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程預算、結(jié)算、招標控制價編制、投標報價文件、造價咨詢報告、合同文件中涉及造價條款等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司造價檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：造價檔案應如實反映工程造價業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理與造價業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.準確性原則：檔案內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等應符合相關(guān)規(guī)定和要求。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密、敏感信息的造價檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、造價檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善造價檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門做好造價文件資料的收集、整理和移交工作。3.負責造價檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的分類標準和編號方法，對造價檔案進行分類、編號、編目等工作，方便檔案的查找和利用。5.負責造價檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。6.定期對造價檔案進行鑒定，按照規(guī)定的程序和方法，對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。7.積極開展造價檔案的開發(fā)利用工作，為公司的工程造價管理、決策等提供檔案信息支持。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門在造價業(yè)務(wù)活動中形成的文件資料的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好造價檔案的整理、編目、數(shù)字化處理等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在利用造價檔案時，應按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整，并及時歸還。4.對本部門保管的造價檔案進行定期清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告，并采取相應的措施進行處理。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責造價檔案的日常收集、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的整齊、有序。3.按照檔案管理的要求，對造價檔案進行分類、編號、編目等工作，建立準確的檔案檢索目錄。4.負責檔案庫房的管理，做好檔案的安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱、查閱等手續(xù)，及時準確地提供所需檔案資料。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，協(xié)助制定檔案鑒定標準和銷毀清單。三、造價檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程建設(shè)項目前期階段：包括項目建議書、可行性研究報告、投資估算文件、項目立項批復等。2.工程設(shè)計階段：初步設(shè)計概算、施工圖預算、設(shè)計變更文件等。3.工程招投標階段：招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。4.工程施工階段：工程進度款支付申請、工程變更簽證、工程索賠文件、材料設(shè)備價格資料等。5.工程竣工結(jié)算階段：竣工結(jié)算書、結(jié)算審核報告、工程竣工驗收文件等。6.其他與工程造價相關(guān)的文件資料，如造價咨詢合同、造價咨詢報告、工程造價指標分析資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應指定專人負責造價文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的造價文件資料應真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，符合檔案管理的要求。3.對于電子文件資料，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。4.收集的造價文件資料應按照形成時間順序進行整理，不得隨意打亂或丟失。（三）整理方法1.分類：按照造價檔案的形成階段、業(yè)務(wù)類型等進行分類，如分為前期文件、設(shè)計文件、招投標文件、施工文件、竣工結(jié)算文件等類別。2.編號：為每一份造價檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。編號可采用年份+流水號的方式，如2023001表示2023年形成的第一份造價檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。對于幅面較大的圖紙等資料，可采用折疊等方式進行整理后裝訂。四、造價檔案的保管（一）保管期限1.造價檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要經(jīng)濟活動和歷史面貌，對公司具有長遠利用價值的造價檔案，應永久保管。如公司重大建設(shè)項目的造價文件、涉及公司核心利益的造價合同等。3.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的造價檔案，保管期限為15年至50年。如一般建設(shè)項目工程竣工結(jié)算文件、重要造價咨詢報告等。4.短期保管：對公司在較短時間內(nèi)需要查考利用的造價檔案，保管期限為5年以下。如一般性工程進度款支付申請、普通材料設(shè)備價格資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份。電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，應采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應專人負責管理，嚴格限制無關(guān)人員進入。2.定期對檔案庫房進行檢查，包括檔案保管狀況、設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，并采取必要的防蟲、防潮、防火、防盜等措施，確保檔案的安全。4.按照檔案保管期限和類別，對檔案進行合理存放，便于查找和利用。五、造價檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在工程造價管理、項目決策、成本核算等工作中需要查閱造價檔案的。2.公司外部相關(guān)單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司造價檔案的。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱造價檔案的情況。（二）利用程序1.內(nèi)部利用公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱造價檔案時，應填寫《造價檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字批準。將申請表提交給檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表進行審核，審核通過后，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應在檔案查閱登記本上進行登記，如實填寫查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息，并在查閱完畢后及時歸還檔案。2.外部利用公司外部相關(guān)單位因工作需要查閱造價檔案時，應提交正式的查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等內(nèi)容，并加蓋查閱單位公章。檔案管理部門對查閱申請函進行審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導批準。查閱單位應按照規(guī)定的時間和地點進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱完畢后，查閱單位應在檔案查閱登記本上進行登記，并將查閱申請函和查閱登記本交還給檔案管理部門。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)機密、敏感信息的造價檔案，未經(jīng)公司批準，不得對外提供查閱或利用。2.查閱造價檔案時，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。3.如需復制造價檔案，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明與原件一致。六、造價檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立造價檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負責對到期的造價檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)造價檔案的保管期限規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去查考利用價值，如已過時效、與現(xiàn)行政策法規(guī)無關(guān)、已被新的資料替代等。3.考慮檔案的完整性和準確性，對于內(nèi)容不完整、不準確或存在疑問的檔案，應進一步核實后再進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的造價檔案進行清理，列出擬鑒定的檔案清單。2.將擬鑒定的檔案清單提交給鑒定小組，鑒定小組按照鑒定標準對檔案進行逐一審查和鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案的存毀意見，并填寫《造價檔案鑒定意見書》。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，對需要銷毀的檔案編制《造價檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.《造價檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀工作應