PAGE單位各類(lèi)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位各類(lèi)檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部涉及各類(lèi)檔案管理的所有部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、借閱人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則采取積極有效的防范措施，從檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用到銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.最小化知悉原則嚴(yán)格限定檔案信息的知悉范圍，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和處理相關(guān)檔案，防止無(wú)關(guān)人員知悉檔案內(nèi)容。4.全程保密原則對(duì)檔案管理的全過(guò)程實(shí)行保密管理，確保檔案在各個(gè)階段都得到妥善的保護(hù)，不因環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換而出現(xiàn)保密漏洞。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)的設(shè)置與人員配備1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)單位各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程，經(jīng)過(guò)保密培訓(xùn)并具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理單位各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全、完整。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，建立清晰的檔案檢索體系。2.檔案存儲(chǔ)與保管提供安全、適宜的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失或變質(zhì)。3.檔案利用管理建立檔案利用制度，規(guī)范檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用流程。對(duì)利用檔案的申請(qǐng)進(jìn)行審核，嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍。在檔案利用過(guò)程中，監(jiān)督利用人員的行為，確保檔案的安全歸還。4.檔案保密監(jiān)督負(fù)責(zé)對(duì)單位檔案保密工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。定期組織開(kāi)展檔案保密培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高全體員工的檔案保密意識(shí)。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定后，對(duì)確需銷(xiāo)毀的檔案，嚴(yán)格按照銷(xiāo)毀程序進(jìn)行處理，確保檔案信息徹底消除。6.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理、存儲(chǔ)和管理。建立檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全保密。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案包括單位的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。反映單位行政管理活動(dòng)和內(nèi)部管理事務(wù)的各類(lèi)文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)單位不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類(lèi)，如業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息檔案等。記錄單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程和成果的檔案。3.基建檔案涵蓋單位基本建設(shè)項(xiàng)目的各類(lèi)文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。反映單位基本建設(shè)過(guò)程和狀況的檔案。4.設(shè)備檔案包括單位各類(lèi)設(shè)備的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢文件等。與單位設(shè)備管理相關(guān)的檔案。（二）檔案編號(hào)1.為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)體系，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)應(yīng)包含檔案類(lèi)別代碼、年份代碼、流水號(hào)等要素。例如，行政檔案編號(hào)為XZ[年份代碼][流水號(hào)]，業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為YW[年份代碼][流水號(hào)]，基建檔案編號(hào)為JJ[年份代碼][流水號(hào)]，設(shè)備檔案編號(hào)為SB[年份代碼][流水號(hào)]。3.在檔案整理和錄入過(guò)程中，嚴(yán)格按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的準(zhǔn)確性和一致性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋部門(mén)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。3.檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。將同一類(lèi)別的檔案按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，確保檔案排列有序。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，方便檔案的檢索和利用。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。建立電子檔案的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，便于快速查找和調(diào)用。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。庫(kù)房應(yīng)安裝防火門(mén)、防盜門(mén)窗、煙霧報(bào)警器、溫濕度傳感器等設(shè)備。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。根據(jù)實(shí)際情況，配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等。3.檔案存儲(chǔ)架應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、不易變形的材質(zhì)，檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和管理。（二）檔案保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物等，確保檔案的完整性和安全性。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)選用可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和更新。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開(kāi)，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管狀況等信息。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案信息的絕對(duì)安全。六、檔案的利用（一）檔案利用申請(qǐng)1.單位內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用檔案的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用范圍，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。（二）檔案借閱1.借閱審批經(jīng)批準(zhǔn)的檔案借閱申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記表，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱日期、返還日期等信息。2.借閱期限根據(jù)檔案的重要程度和利用需求，合理確定檔案借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案查閱與復(fù)印1.查閱審批因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱需求，指定檔案管理人員陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱范圍查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容。查閱過(guò)程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。3.復(fù)印管理如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)印時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明復(fù)印檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，方可交給查閱人員。（四）檔案利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督檢查，定期檢查檔案借閱、查閱、復(fù)印等登記記錄，確保檔案利用活動(dòng)符合規(guī)定。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并按照單位相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的保密措施（一）人員保密管理1.對(duì)涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。在工作中，應(yīng)保持高度的保密意識(shí)，妥善保管個(gè)人的工作證件和密碼等信息。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期進(jìn)行考核，對(duì)違反保密規(guī)定的人員，及時(shí)進(jìn)行批評(píng)教育、調(diào)整崗位或予以辭退。（二）物理保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。門(mén)禁系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的身份識(shí)別技術(shù)，如指紋識(shí)別、密碼識(shí)別、刷卡識(shí)別等。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。對(duì)存儲(chǔ)重要檔案的設(shè)備，應(yīng)采取專(zhuān)人專(zhuān)管的方式，確保設(shè)備的安全。3.在檔案整理、搬運(yùn)、銷(xiāo)毀等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。例如，對(duì)檔案搬運(yùn)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄等。（三）網(wǎng)絡(luò)保密措施1.建立檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和處理相關(guān)檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁，防止因系統(tǒng)安全漏洞導(dǎo)致檔案信息泄露。（四）保密教育與培訓(xùn)1.定期組織開(kāi)展檔案保密教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高全體員工的檔案保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家法律法規(guī)、單位保密制度、檔案管理知識(shí)、保密技術(shù)等方面。2.新入職員工應(yīng)在入職后[X]周內(nèi)接受檔案保密培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可接觸和處理檔案信息。對(duì)涉及重要檔案管理的崗位人員，應(yīng)定期進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)保密培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其保密意識(shí)。3.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)員工對(duì)檔案保密工作的重視程度，提高員工應(yīng)對(duì)突發(fā)保密事件的能力。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和相關(guān)專(zhuān)家參加的鑒定小組，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，繼續(xù)進(jìn)行保管。（二）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀審批經(jīng)鑒定后確需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程記錄，