PAGE實行行賄檔案查詢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織廉政建設(shè)，規(guī)范市場交易行為，防范商業(yè)賄賂風(fēng)險，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益和良好形象，特制定本行賄檔案查詢制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)，以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、承包商、合作伙伴等相關(guān)單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行賄檔案查詢工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，客觀、公正地進(jìn)行行賄檔案查詢和結(jié)果認(rèn)定。3.保密原則：對行賄檔案查詢過程中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以嚴(yán)格保密。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)實際情況，及時更新行賄檔案信息，確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和有效性。二、行賄檔案的建立（一）檔案內(nèi)容行賄檔案應(yīng)包括以下信息：1.行賄主體的基本信息，如單位名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，或個人姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等。2.行賄事實記錄，包括行賄時間、行賄對象、行賄金額、行賄手段、行賄目的等詳細(xì)情況。3.相關(guān)法律文書及處理結(jié)果，如法院判決書、行政處罰決定書等。（二）信息來源1.司法機(jī)關(guān)公開的裁判文書、行政處罰信息等。2.行業(yè)主管部門通報的行賄違規(guī)信息。3.公司/組織在業(yè)務(wù)活動中發(fā)現(xiàn)并核實的行賄線索。4.其他可靠渠道獲取的行賄相關(guān)信息。（三）建立流程1.信息收集：指定專人負(fù)責(zé)收集來自各渠道的行賄信息，并進(jìn)行初步整理。2.信息核實：對收集到的信息進(jìn)行核實，確保其真實性和準(zhǔn)確性。核實方式可包括與相關(guān)司法機(jī)關(guān)、行業(yè)主管部門溝通確認(rèn)，或?qū)π匈V事實進(jìn)行調(diào)查取證等。3.檔案錄入：將核實后的行賄信息按照規(guī)定格式錄入行賄檔案管理系統(tǒng)，建立行賄檔案。4.檔案審核：由專門的審核小組對錄入的行賄檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合規(guī)。審核通過后的檔案正式生效。三、行賄檔案查詢（一）查詢主體1.公司/組織內(nèi)部各部門在開展業(yè)務(wù)活動時，如需了解合作方的行賄記錄，可向公司/組織的行賄檔案管理部門提出查詢申請。2.公司/組織在進(jìn)行重大項目招標(biāo)、重要供應(yīng)商選擇、重大合同簽訂等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)時，可根據(jù)需要自行查詢行賄檔案。3.對于涉及公司/組織重大利益或存在較高風(fēng)險的業(yè)務(wù)合作，公司/組織有權(quán)要求合作方提供其行賄檔案查詢情況的書面說明。（二）查詢范圍1.可以查詢與公司/組織有直接業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、承包商、合作伙伴等相關(guān)單位和個人的行賄檔案。2.根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求和風(fēng)險評估，經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)，可擴(kuò)大查詢范圍至與業(yè)務(wù)相關(guān)的上下游企業(yè)或其他關(guān)聯(lián)方。（三）查詢流程1.查詢申請：查詢主體應(yīng)填寫行賄檔案查詢申請表，詳細(xì)說明查詢事由、查詢對象等信息，并提交給行賄檔案管理部門。2.申請審核：行賄檔案管理部門對查詢申請進(jìn)行審核，重點審查查詢事由是否合理、查詢對象是否明確、查詢范圍是否符合規(guī)定等。審核通過后，予以受理。3.查詢操作：行賄檔案管理部門根據(jù)審核通過的查詢申請，在行賄檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢操作，并生成查詢結(jié)果報告。4.結(jié)果反饋：行賄檔案管理部門將查詢結(jié)果報告及時反饋給查詢主體。對于存在行賄記錄的查詢對象，應(yīng)詳細(xì)說明行賄事實及相關(guān)處理結(jié)果。（四）查詢結(jié)果的使用1.在業(yè)務(wù)合作決策中，查詢結(jié)果作為重要參考依據(jù)。對于存在行賄記錄的單位或個人，應(yīng)謹(jǐn)慎評估其合作風(fēng)險，必要時采取限制合作、終止合作等措施。2.在公司/組織內(nèi)部管理中，將行賄檔案查詢結(jié)果與員工績效考核、廉政評價等掛鉤，對涉及行賄行為的相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對于查詢結(jié)果中反映出的行業(yè)共性問題或潛在風(fēng)險，及時進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的防范措施，完善公司/組織的內(nèi)部控制制度。四、行賄檔案的管理與維護(hù)（一）檔案保管1.行賄檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，確保檔案的安全存放。2.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新；紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，建立檔案索引，便于查閱。3.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，一般為[X]年。期滿后，經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案信息徹底清除。（二）檔案更新1.定期對行賄檔案進(jìn)行更新，及時補(bǔ)充新的行賄信息。更新周期為[X]個月或根據(jù)實際情況確定。2.對于已生效的行賄檔案，如行賄主體的基本信息發(fā)生變更、行賄事實有新的進(jìn)展或相關(guān)法律文書及處理結(jié)果有變化等，應(yīng)及時進(jìn)行修改和完善。3.在檔案更新過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案建立流程進(jìn)行操作，確保更新后的檔案信息準(zhǔn)確、完整、合規(guī)。（三）檔案保密1.行賄檔案管理部門應(yīng)與接觸檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱行賄檔案。查閱檔案時，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.禁止泄露行賄檔案中的任何信息，對于因工作需要確需對外提供部分檔案信息的，必須經(jīng)過公司/組織管理層批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對行賄檔案查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查查詢流程是否規(guī)范、檔案管理是否嚴(yán)格、結(jié)果使用是否合理等。2.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對行賄檔案查詢工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報信息，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督1.主動接受行業(yè)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注社會輿論和市場反饋，及時了解公司/組織在行賄檔案查詢制度執(zhí)行過程中可能存在的問題和不足，并采取有效措施加以改進(jìn)。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.行賄檔案管理部門工作人員在檔案建立、查詢、管理等過程中，存在故意隱瞞、篡改、泄露檔案信息等違規(guī)行為。2.查詢主體在查詢過程中，違反規(guī)定程序或超越查詢范圍進(jìn)行查詢，或利用查詢結(jié)果謀取不正當(dāng)利益。3.與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的單位和個人，故意隱瞞行賄事實或提供虛假信息，干擾行賄檔案查詢工作。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理，并責(zé)令其立即改正。2.對于違規(guī)行為情節(jié)較重的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分；