PAGE檔案收集歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集、歸檔管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案的收集應確保其內(nèi)容真實、準確，全面反映公司各項工作活動的全過程，保證檔案的完整性。3.及時歸檔原則各部門及員工應及時將工作中形成的檔案材料移交綜合管理部門歸檔，防止檔案的散失和積壓。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價值，為公司的決策、生產(chǎn)經(jīng)營等活動提供有效服務。二、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司文件公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。公司發(fā)布的各類通知、通報、決定、決議等文件。公司領導的重要講話、報告、批示等材料。2.會議文件公司召開的各類會議的通知、議程、報告、決議、紀要等文件材料。會議記錄、錄音、錄像等資料。3.人事檔案員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等材料。員工的工資、福利、社保等相關資料。員工的離職手續(xù)辦理材料。4.行政事務檔案公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證等證照材料。公司的印章使用記錄、介紹信存根等材料。公司的辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理等相關材料。公司的車輛管理、辦公區(qū)域管理等相關材料。（二）業(yè)務管理類檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研分析報告、市場策劃方案、營銷活動記錄等材料?？蛻粜畔①Y料、客戶合同、銷售訂單、售后服務記錄等材料。市場推廣宣傳資料、廣告投放記錄等材料。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等材料。產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等材料。設備管理檔案，包括設備臺賬、維修記錄、保養(yǎng)記錄等材料。安全生產(chǎn)檔案，包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等材料。3.財務管理檔案財務預算、決算報告、財務報表等材料。會計憑證、賬簿、財務審計報告等材料。資金管理檔案，包括資金收支記錄、銀行對賬單等材料。稅務申報資料、稅務審計報告等材料。4.質(zhì)量管理檔案質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量手冊、程序文件等材料。質(zhì)量檢驗標準、檢驗記錄、不合格品處理記錄等材料。質(zhì)量改進措施、質(zhì)量事故處理報告等材料。（三）項目管理類檔案1.項目立項文件項目可行性研究報告、項目立項申請書、項目批復文件等材料。2.項目實施文件項目實施方案、項目進度計劃、項目變更記錄等材料。項目會議記錄、項目協(xié)調(diào)文件、項目溝通記錄等材料。項目采購合同、項目分包合同、項目供應商資料等材料。3.項目驗收文件項目驗收申請報告、項目驗收報告、項目成果鑒定文件等材料。項目總結(jié)報告、項目績效評估報告等材料。（四）其他類檔案1.榮譽證書檔案公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關材料。2.對外宣傳檔案公司在各類媒體上的宣傳報道資料、新聞稿件、宣傳畫冊等材料。3.特殊載體檔案公司的照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等特殊載體檔案。三、檔案收集要求（一）收集責任1.各部門負責本部門工作活動中形成檔案材料的收集、整理，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集工作的順利進行。（二）收集范圍各部門應按照本制度規(guī)定的檔案歸檔范圍，全面收集本部門工作活動中形成的各類檔案材料，不得遺漏。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，應在工作結(jié)束后及時收集整理，并在[X]個工作日內(nèi)移交綜合管理部門歸檔。2.重大活動、重要項目結(jié)束后，相關部門應在活動或項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將形成的檔案材料收集整理完畢，并移交綜合管理部門歸檔。（四）收集質(zhì)量1.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.檔案材料應使用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。3.檔案材料應分類整理，便于查閱和管理。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（二）整理方法1.分類按照本制度規(guī)定的檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。2.編號對每一類檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂對紙質(zhì)檔案材料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）歸檔要求1.各部門應按照檔案整理要求，將整理好的檔案材料移交綜合管理部門歸檔。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。3.綜合管理部門應按照檔案整理要求，對接收的檔案材料進行進一步整理和歸檔，并將檔案存入專門的檔案庫房或檔案管理系統(tǒng)。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素綜合考慮，并按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（三）保管措施1.檔案庫房應保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.檔案庫房應嚴格控制溫濕度，溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應保持在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防設備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防設備的正常使用。4.檔案庫房應安裝防盜報警裝置，加強安全防范措施，防止檔案被盜。5.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則。2.檔案鑒定工作應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，制定科學合理的鑒定標準和方法。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進行全面審查和分析，確定檔案的價值。2.檔案鑒定工作小組應按照國家有關規(guī)定和公司實際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。3.檔案鑒定工作小組應定期對檔案進行鑒定，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出銷毀意見后，應填寫檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組組長簽字確認。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單存檔備查。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明材料，經(jīng)公司領導批準后，到綜合管理部門查閱。3.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，應經(jīng)公司主管領導批準，并在綜合管理部門指定的地點查閱。（二）查閱程序1.查閱人應填寫檔案查閱申請表，申請表應包括查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的等內(nèi)容。2.查閱申請表經(jīng)批準后，查閱人應到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容應包括查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱日期、歸還日期等。3.綜合管理部門根據(jù)查閱申請表，為查閱人提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期查閱，應重新辦理申請手續(xù)。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復制等。2.查閱檔案應在綜合管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。3.借閱檔案應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。4.復制檔案應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用耐久性強的復制材料，確保復制質(zhì)量。（四）利用登記綜合管理部門應對檔案利用情況進行登記，登記內(nèi)容應包括利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱、利用日期、利用方式等。檔案利用登記應定期進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的數(shù)量、保管期限、年度分布等情況。2.檔案利用統(tǒng)計：包括檔案查閱、借閱、復制的次數(shù)、人數(shù)、利用目的等情況。3.檔案鑒定與銷毀統(tǒng)計：包括檔案鑒定的數(shù)量、保管期限調(diào)整情況、銷毀檔案的數(shù)量等情況。（二）統(tǒng)計方法1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、鑒定與銷毀情況等進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，統(tǒng)計報表應及時報送公司領導和相關部門。（三）檔案移交1.公司因機構(gòu)調(diào)整、資