PAGE工程檔案存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的工程建設(shè)、運營管理、維護改造以及項目決策等提供可靠的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項、規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收至項目交付使用全過程中形成的各類檔案資料的存檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表、文字表述等符合規(guī)范要求。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。5.及時性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進度同步收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案存檔管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和督促各部門做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.對工程檔案進行集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)工程檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，確保檔案的安全和合理利用。5.定期對工程檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并對檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)工程項目檔案工作的具體實施，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.在項目建設(shè)過程中，及時將形成的各類文件資料移交檔案管理部門，確保檔案資料的及時歸檔。（三）勘察設(shè)計單位職責(zé)1.按照合同要求，負(fù)責(zé)提供工程項目勘察設(shè)計階段形成的各類文件資料，并保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對提交的勘察設(shè)計文件資料進行整理、立卷，在項目交付時及時移交建設(shè)單位檔案管理部門。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程項目施工過程中形成的各類文件資料，包括施工技術(shù)資料、質(zhì)量控制資料、安全管理資料、物資資料等。2.按照檔案管理要求，對施工資料進行分類、編號、裝訂，確保資料的規(guī)范整齊。3.在工程竣工驗收前，將整理好的施工檔案資料移交建設(shè)單位檔案管理部門。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對工程項目建設(shè)全過程的文件資料進行監(jiān)理，確保工程文件資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.審核施工單位提交的工程檔案資料，簽署審核意見，并對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。3.收集、整理監(jiān)理過程中形成的各類文件資料，在工程竣工后及時移交建設(shè)單位檔案管理部門。三、工程檔案的分類與編號（一）分類工程檔案按照工程項目的建設(shè)階段和文件資料的性質(zhì)分為以下幾類：1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.勘察設(shè)計文件：工程勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料試驗報告、設(shè)備調(diào)試記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、工程決算審計報告等。6.其他文件：與工程項目相關(guān)的合同協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函、聲像資料等。（二）編號工程檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別和形成時間順序進行編號。編號格式如下：[項目代碼][檔案類別代碼][年份][流水號]其中，項目代碼為公司內(nèi)部統(tǒng)一編制的工程項目代碼；檔案類別代碼根據(jù)上述分類確定；年份為檔案形成的年份；流水號為同一類別檔案在該年份內(nèi)的順序號。例如：[001][SJ][2023][001]表示001項目的勘察設(shè)計類文件，形成于2023年，是該類別第1份文件。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式。3.對于重要的工程文件資料，應(yīng)同時收集原件和復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)加蓋提供單位公章，并注明原件存放處。4.在工程建設(shè)過程中，各部門應(yīng)定期對形成的文件資料進行清理和核對，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，同一類別的文件資料應(yīng)集中存放，并按照形成時間順序排列。2.每份文件資料應(yīng)進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。3.對文件資料進行編目，編目內(nèi)容包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。4.紙質(zhì)文件應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。5.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并建立相應(yīng)的索引關(guān)系。6.聲像資料應(yīng)進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門在完成工程檔案的收集、整理工作后，應(yīng)及時向檔案管理部門歸檔。2.歸檔時，應(yīng)填寫《工程檔案歸檔清單》，詳細列出歸檔檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對歸檔的工程檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知移交部門進行整改，直至符合要求為止。（二）移交1.工程項目竣工驗收合格后，項目建設(shè)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全套工程檔案移交檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)編制《工程檔案移交清冊》，一式兩份，雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份。移交清冊應(yīng)包括工程檔案的名稱、數(shù)量、編號、歸檔時間等詳細信息。3.檔案管理部門對接收的工程檔案進行核對、清點，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或不符合要求，應(yīng)要求移交部門限期補充或更正。六、工程檔案的保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.工程檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和利用。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲的方式，防止檔案丟失或損壞。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。（三）保護措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或更換。2.對電子檔案應(yīng)定期進行殺毒、備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。3.對聲像檔案應(yīng)定期進行檢查和維護，確保音像資料的清晰度和完整性。七、工程檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，在確保檔案安全的前提下，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題應(yīng)及時向檔案管理部門報告。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。八、工程檔案的數(shù)據(jù)與信息化管理（一）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)及時將工程檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。對檔案的新增、修改、刪除等操作應(yīng)進行詳細記錄，并備份相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）信息化利用1.利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)工程檔案的檢索、查詢、統(tǒng)計等功能，提高檔案利用效率。2.逐步推進工程檔案的數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案的在線查閱和共享。對于重要的檔案資料，應(yīng)進行加密存儲，確保檔案信息的安全。九、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)工程檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合評估確定檔案的保管期限。3.對鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，注明檔案名稱、編號、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對已過保管期限且確無保存價值的工程檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫《工程檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息，并經(jīng)