PAGE財(cái)務(wù)會計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理，保證財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行財(cái)務(wù)會計(jì)核算過程中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)核算專業(yè)資料，以及其他與財(cái)務(wù)會計(jì)管理相關(guān)的文件、記錄和資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)會計(jì)檔案工作，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的具體管理工作，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性、真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則。加強(qiáng)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全。4.便于利用原則。建立健全財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理制度，提高檔案管理水平，便于檔案的查閱、使用和保管，充分發(fā)揮檔案的作用。二、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的分類與歸檔（一）會計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫單等各種原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬：按照會計(jì)科目分類登記的賬簿，反映公司全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記的賬簿，詳細(xì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充總賬和明細(xì)賬的不足。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報告1.月度財(cái)務(wù)會計(jì)報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會計(jì)報告：在月度財(cái)務(wù)會計(jì)報告的基礎(chǔ)上，增加附注等內(nèi)容。3.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注、所有者權(quán)益變動表等，以及注冊會計(jì)師出具的審計(jì)報告。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：每月終了，對銀行存款日記賬和銀行對賬單進(jìn)行核對后編制的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單：銀行提供的反映公司銀行賬戶收支情況的對賬單。3.會計(jì)檔案移交清冊：記錄會計(jì)檔案移交情況時編制的清冊。4.會計(jì)檔案保管清冊：記錄會計(jì)檔案保管情況時編制的清冊。5.會計(jì)檔案銷毀清冊：記錄會計(jì)檔案銷毀情況時編制的清冊。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)會計(jì)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、裝訂，并編制檔案目錄。2.會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，每冊厚度一般不超過2厘米，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理、裝訂，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)會計(jì)報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類等內(nèi)容。5.其他會計(jì)資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂，并在封面上注明資料名稱、年度、月份等內(nèi)容。6.歸檔后的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案應(yīng)及時登記檔案保管清冊，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。三、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告類：月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告（包括審計(jì)報告）永久保管。4.其他會計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司總部財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立財(cái)務(wù)會計(jì)檔案保管專柜或指定專人負(fù)責(zé)保管檔案，并確保檔案的安全。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案索引，便于查閱。2.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱檔案時，檔案保管人員應(yīng)在場監(jiān)督，不得將檔案帶出保管庫。4.電子會計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。四、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)指定檔案保管人員提供檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在檔案保管人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）借閱程序1.公司外部單位或個人因工作需要借閱財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)會計(jì)檔案借閱申請表》（格式同查閱申請表），注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可以辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括簽訂借閱合同、收取押金等，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.檔案保管人員應(yīng)按照借閱合同的要求，提供檔案給借閱人員，并在借閱過程中進(jìn)行跟蹤管理。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長借閱時間的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并按照借閱合同的約定追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的人員，不得擅自將檔案復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。3.查閱和借閱財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案。五、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《財(cái)務(wù)會計(jì)檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并附檔案清單。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門會同檔案管理部門共同組織銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真核對擬銷毀檔案的清單與實(shí)際檔案是否一致，銷毀過程中應(yīng)確保檔案被徹底銷毀，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間、銷毀人員、監(jiān)銷人員等內(nèi)容。銷毀清冊應(yīng)永久保存。（三）銷毀監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)對財(cái)務(wù)會計(jì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查銷毀程序是否合規(guī)，銷毀檔案是否符合規(guī)定條件等。2.如發(fā)現(xiàn)銷毀工作存在違規(guī)行為或銷毀檔案不符合規(guī)定條件的，審計(jì)部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。六、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立財(cái)務(wù)會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的電子化存儲、檢索、查閱和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的安全保護(hù)和管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定財(cái)務(wù)會計(jì)檔案信息化管理制度，明確信息化管理的流程、職責(zé)和要求。2.財(cái)務(wù)會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交互。3.財(cái)務(wù)會計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子化處理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。4.加強(qiáng)對財(cái)務(wù)會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子會計(jì)檔案的歸檔與保管1.電子會計(jì)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔，并建立電子檔案目錄。電子檔案目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、存儲位置、保管期限等內(nèi)容。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。3.電子會計(jì)檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)會計(jì)檔案一致。在保管期限內(nèi)，電子會計(jì)檔案應(yīng)確?？勺x取和可利用。（四）電子會計(jì)檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱電子會計(jì)檔案，應(yīng)通過財(cái)務(wù)會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行申請和查閱。查閱申請應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)在系統(tǒng)中授權(quán)查閱人員進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，并在系統(tǒng)中記錄查閱情況。公司外部單位或個人因工作需要借閱電子會計(jì)檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的借閱程序進(jìn)行申請和審批。借閱申請應(yīng)注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可以辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括簽訂借閱合同、收取押金等，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)通過財(cái)務(wù)會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行借閱，并在規(guī)定的時間