PAGE河北城建檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強河北城建檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在城市建設、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北境內涉及城市建設檔案管理的各部門、單位及個人，包括但不限于建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位、檔案管理機構等。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循安全保密原則，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.以服務城市建設為宗旨，合理提供檔案借閱服務，提高檔案利用效率。二、檔案借閱申請（一）申請主體1.本單位內部人員因工作需要查閱、借閱城建檔案的，由所在部門負責人審核后向檔案管理機構提出申請。2.外單位人員因工作需要查閱、借閱城建檔案的，須通過正式函件向檔案管理機構提出申請，并注明查閱、借閱的目的、范圍等內容。（二）申請流程1.填寫《河北城建檔案借閱申請表》，詳細填寫申請人基本信息、申請借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限、用途等內容。2.將申請表提交所在部門負責人（本單位人員）或相關聯(lián)絡人（外單位人員）進行審核簽字，確保申請內容真實、合理。3.將審核通過的申請表提交至檔案管理機構。三、檔案借閱審批（一）審批權限1.檔案管理機構收到借閱申請表后，根據申請內容及檔案的密級、重要程度等進行審批。2.一般檔案的借閱，由檔案管理機構負責人審批。3.涉及機密、絕密級檔案的借閱，須經檔案管理機構負責人審核后，報上級主管部門領導審批。（二）審批內容1.審核申請借閱的檔案是否與申請人工作相關，借閱目的是否合理。2.檢查申請借閱期限是否符合規(guī)定，是否會影響檔案的正常管理和利用。3.確認申請人是否具備相應的借閱資格和條件，是否能夠妥善保管檔案。（三）審批結果通知1.審批通過的，檔案管理機構向申請人發(fā)出《河北城建檔案借閱批準通知書》，明確借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限、領取方式等信息。2.審批未通過的，檔案管理機構向申請人說明原因，并將申請表退回。四、檔案借閱登記（一）登記內容1.建立《河北城建檔案借閱登記冊》，詳細記錄每一次檔案借閱的相關信息，包括借閱日期、申請人姓名、單位名稱、檔案名稱、檔號、借閱期限、歸還日期等。2.對于外單位借閱的，還需記錄聯(lián)絡人姓名、聯(lián)系方式等信息。（二）登記流程1.在檔案借出前，檔案管理人員按照批準通知書的內容，在登記冊上進行詳細登記。2.登記完畢后，由檔案管理人員和借閱人雙方簽字確認。五、檔案借閱期限（一）一般規(guī)定1.普通城建檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，須提前向檔案管理機構申請并獲得批準。2.涉及工程建設項目等時效性較強的檔案，借閱期限根據實際工作需要確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）特殊情況處理1.因重大項目建設、突發(fā)事件處理等特殊原因，需要長期借閱檔案的，由檔案管理機構根據實際情況進行評估，并報上級主管部門備案。2.長期借閱檔案的申請人應定期向檔案管理機構報告檔案使用情況，確保檔案安全。六、檔案借閱歸還（一）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如有特殊情況需要延期歸還的，必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應保持完整、整潔，無破損、涂改、丟失等情況。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應認真核對檔案的數量、內容等，確保與借閱登記冊記錄一致。（二）歸還流程1.借閱人將歸還的檔案交至檔案管理機構，檔案管理人員進行核對。2.核對無誤后，檔案管理人員在借閱登記冊上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。3.對于歸還檔案存在問題的，檔案管理人員應及時與借閱人溝通，要求借閱人采取相應措施進行處理。七、檔案借閱利用限制（一）使用范圍限制1.借閱人只能將檔案用于申請時注明的用途，不得擅自將檔案轉借他人或用于其他非申請用途。2.嚴禁利用城建檔案從事違法違規(guī)活動，如泄露商業(yè)秘密、損害他人利益等。（二）復制限制1.一般情況下，未經檔案管理機構同意，借閱人不得擅自復制檔案內容。2.因工作需要確需復制檔案的，須向檔案管理機構提出申請，說明復制目的、范圍等內容，經審批通過后，按照檔案管理機構規(guī)定的方式進行復制。3.復制的檔案應注明出處，并按照檔案管理機構的要求進行妥善保管。（三）摘錄限制1.借閱人如需摘錄檔案內容，應事先向檔案管理機構提出申請，經批準后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行摘錄。2.摘錄的內容應準確、完整，不得斷章取義或歪曲原意。摘錄完畢后，借閱人應將摘錄內容交檔案管理人員審核，并在摘錄記錄上簽字確認。八、檔案安全保密（一）保密責任1.檔案管理機構工作人員應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.借閱人在借閱檔案期間，應承擔保密義務，妥善保管檔案，不得向無關人員透露檔案內容。（二）保密措施1.檔案管理機構應設置專門的檔案庫房，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案存儲安全。2.對涉及機密、絕密級檔案的借閱，應采取特殊的保密措施，如專人護送、單獨存放等。3.檔案管理人員在借閱登記、歸還等環(huán)節(jié)，應嚴格審查借閱人的身份和資格，防止無關人員接觸檔案。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案安全保密制度的單位或個人，檔案管理機構將視情節(jié)輕重，給予警告、通報批評、停止借閱等處理措施。2.如因違反保密制度導致檔案信息泄露、丟失等嚴重后果的，將依法追究相關單位或個人的法律責任。九、檔案損壞賠償（一）賠償范圍1.因借閱人保管不善導致檔案損壞、丟失、涂改等情況的，借閱人應承擔賠償責任。2.賠償范圍包括檔案的直接損失，如重新整理、復制檔案所需的費用，以及因檔案損壞導致的間接損失，如影響城市建設工作的正常開展等。（二）賠償方式1.對于能夠修復的檔案，借閱人應按照檔案管理機構的要求進行修復，修復費用由借閱人承擔。2.對于無法修復或丟失的檔案，借閱人應按照檔案的重要程度、價值等因素，向檔案管理機構支付相應的賠償金。賠償金的具體數額由檔案管理機構根據實際情況確定。（三）賠償處理流程1.檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失后，應及時通知借閱人，并對損壞或丟失情況進行調查核實。2.借閱人應在接到通知后的[X]個工作日內，向檔案管理機構提交賠償申請，并說明賠償原因、方式等內容。3.檔案管理機構對賠償申請進行審核，如審核通過，與借閱人協(xié)商確定賠償金額，并簽訂賠償協(xié)議。借閱人應按照賠償協(xié)議的要求支付賠償金。十、監(jiān)督檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理機構應定期對檔案借閱情況進行自查，檢查借閱登記是否完整、準確，檔案歸還是否及時、齊全，借閱利用是否符合規(guī)定等。2.對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并建立相應的記錄和臺賬。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，及時提供檔案借閱情況等資料。2.對于監(jiān)督檢查中提出的問題，應認真