PAGE勞務(wù)派遣檔案轉(zhuǎn)遞制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司勞務(wù)派遣員工檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保員工檔案的安全、完整和及時流轉(zhuǎn)，保障員工合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司通過勞務(wù)派遣方式使用的全體員工檔案的轉(zhuǎn)遞管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及勞動人事政策，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則準(zhǔn)確記錄員工檔案信息，及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，保證檔案流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性和及時性，不影響員工正常工作和權(quán)益。3.安全保密原則采取有效措施確保員工檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容及要求（一）檔案內(nèi)容1.個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位材料學(xué)歷證書、學(xué)位證書、成績單等復(fù)印件。3.工作經(jīng)歷材料勞動合同、工作證明、離職證明等相關(guān)材料。4.職業(yè)資格證書材料各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。5.培訓(xùn)及考核材料培訓(xùn)記錄、考核成績等。6.獎懲材料獎勵證書、處罰決定等。7.其他相關(guān)材料如體檢報告、個人簡歷等。（二）檔案要求1.檔案材料應(yīng)真實、完整、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.檔案材料應(yīng)分類整理，按照一定順序裝訂成冊，便于查閱和管理。3.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或檔案盒進行封裝，并在封口處加蓋公司印章。三、檔案轉(zhuǎn)遞流程（一）入職檔案轉(zhuǎn)遞1.勞務(wù)派遣員工入職前，人力資源部門應(yīng)提前向勞務(wù)派遣機構(gòu)索要員工檔案。2.勞務(wù)派遣機構(gòu)收到索要檔案通知后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將員工檔案整理齊全，并按照要求進行封裝。3.勞務(wù)派遣機構(gòu)將檔案通過專人送達或郵政特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞給本公司人力資源部門。4.人力資源部門收到檔案后，應(yīng)進行認(rèn)真核對，檢查檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，檔案封裝是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與勞務(wù)派遣機構(gòu)溝通解決。5.核對無誤后，人力資源部門將檔案進行妥善保管，并按照公司檔案管理規(guī)定進行編號、登記等操作。（二）在職檔案變更轉(zhuǎn)遞1.員工在職期間，如有檔案信息變更，如學(xué)歷提升、工作經(jīng)歷變動、獎懲情況變化等，員工應(yīng)及時向人力資源部門提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門對員工提交的材料進行審核，確認(rèn)無誤后，對檔案進行相應(yīng)變更。3.如因工作調(diào)動等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案，人力資源部門應(yīng)提前與接收單位溝通協(xié)調(diào)，確定轉(zhuǎn)遞方式和時間。4.按照與接收單位約定的方式，將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并及時告知員工檔案轉(zhuǎn)遞情況。（三）離職檔案轉(zhuǎn)遞1.勞務(wù)派遣員工離職時，人力資源部門應(yīng)提前通知勞務(wù)派遣機構(gòu)準(zhǔn)備接收檔案。2.員工辦理離職手續(xù)完畢后，人力資源部門將員工檔案整理好，按照要求進行封裝。3.通過專人送達或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞給勞務(wù)派遣機構(gòu)。4.人力資源部門應(yīng)保留檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)憑證，以備查詢。四、檔案轉(zhuǎn)遞責(zé)任分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案轉(zhuǎn)遞制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)與勞務(wù)派遣機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)檔案轉(zhuǎn)遞事宜，確保檔案按時、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。3.負(fù)責(zé)審核員工檔案變更材料，辦理檔案變更手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案的日常保管、查閱和統(tǒng)計等工作。5.對檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）勞務(wù)派遣機構(gòu)職責(zé)1.按照本公司要求，及時整理和提供勞務(wù)派遣員工檔案。2.負(fù)責(zé)檔案在本機構(gòu)內(nèi)的保管和流轉(zhuǎn)工作，確保檔案安全、完整。3.配合本公司做好檔案轉(zhuǎn)遞過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，及時反饋檔案轉(zhuǎn)遞情況。4.對本機構(gòu)提供的檔案內(nèi)容真實性負(fù)責(zé)，如因檔案內(nèi)容問題給本公司造成損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)如實向公司提供個人檔案材料，如有虛假信息，承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。2.員工應(yīng)配合公司做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，按照要求及時提交檔案變更材料。3.員工有權(quán)查詢本人檔案內(nèi)容，對檔案內(nèi)容有異議的，可按照規(guī)定提出申訴。五、檔案轉(zhuǎn)遞的安全保障（一）檔案存儲安全1.公司和勞務(wù)派遣機構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案存儲場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對檔案存儲場所進行檢查和維護，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。（二）檔案轉(zhuǎn)遞過程安全1.通過專人送達檔案時，應(yīng)確保送檔人員具備責(zé)任心和保密意識，送檔過程中妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.使用郵政特快專遞轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)選擇信譽良好的快遞公司，并確保檔案包裝牢固，在快遞單上注明檔案字樣及相關(guān)信息。3.對檔案轉(zhuǎn)遞過程中的各個環(huán)節(jié)進行記錄，包括檔案交接時間、地點、人員等信息，以備查詢和追溯。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點查閱。2.涉及員工個人隱私或敏感信息的檔案內(nèi)容，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，由人力資源部門進行核對和驗收，確保檔案完整無損。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和查詢。（二）信息錄入與維護1.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入信息準(zhǔn)確無誤。2.定期對檔案信息進行維護和更新，及時錄入檔案變更信息，保證檔案信息系統(tǒng)與實際檔案內(nèi)容一致。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取加密技術(shù)等手段，保障檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案轉(zhuǎn)遞制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案轉(zhuǎn)遞流程是否規(guī)范、檔案管理是否符合要求等。2.人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案管理相關(guān)資料。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整改情況報告上級主管部門。九、違規(guī)處理（一）對公司內(nèi)部人員違規(guī)的處理1.公司員工違反檔案轉(zhuǎn)遞制度，如擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司或員工造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對勞務(wù)派遣機構(gòu)違規(guī)的處理1.勞務(wù)派遣機構(gòu)違反檔案轉(zhuǎn)遞制度，如未按時提供檔案、檔案內(nèi)容虛假等，公司有權(quán)要求其