PAGE駕校檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)駕校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有與教學(xué)、培訓(xùn)、管理等相關(guān)的檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映駕校的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與駕校相關(guān)的各類檔案，確保無(wú)遺漏。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)員隱私、駕校商業(yè)機(jī)密等檔案信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。5.便捷性原則：便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議。（二）各部門職責(zé)1.各教學(xué)科室、行政科室等負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理科室。2.明確專人作為本部門檔案管理的兼職人員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理科室做好相關(guān)工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類檔案，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程。2.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。3.負(fù)責(zé)檔案的具體操作和日常維護(hù)，保證檔案的安全和完整。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.學(xué)員檔案：包括學(xué)員報(bào)名登記表、身份證復(fù)印件、培訓(xùn)記錄、考試成績(jī)、結(jié)業(yè)證書等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)日志、教學(xué)總結(jié)、教師資質(zhì)證明等。3.教練檔案：教練個(gè)人簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證書、培訓(xùn)記錄、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等。4.行政檔案：駕校營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、行政文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。5.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、收費(fèi)記錄等。6.車輛檔案：車輛行駛證、保險(xiǎn)單、維修記錄、安全檢查記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)分為四段，第一段為檔案類別代碼（如XY代表學(xué)員檔案，JX代表教學(xué)檔案等）；第二段為年份代碼，取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字；第三段為流水號(hào)，按照檔案形成時(shí)間順序依次編號(hào)；第四段為校驗(yàn)碼，用于驗(yàn)證編號(hào)的準(zhǔn)確性。3.例如：XY23001A，其中XY表示學(xué)員檔案，23表示2023年，001為該年度學(xué)員檔案流水號(hào)，A為校驗(yàn)碼。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的全面性和準(zhǔn)確性。2.檔案形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，進(jìn)行初步整理，移交至本部門兼職檔案管理人員。3.兼職檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促承辦人員補(bǔ)充完善。4.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄清單。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙張規(guī)格統(tǒng)一進(jìn)行折疊或粘貼，確保檔案整齊美觀。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。5.將整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，采用三孔一線或膠裝方式，確保牢固不易散落。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員將整理好的檔案資料定期移交至檔案管理科室。2.檔案管理科室接收檔案后，按照編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。3.建立檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案移交的時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等。（二）保管期限1.永久保管：駕校營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、重要合同協(xié)議、涉及駕校重大權(quán)益的文件等。2.長(zhǎng)期保管：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教練資質(zhì)檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為10年以上。3.短期保管：學(xué)員培訓(xùn)記錄、考試成績(jī)、車輛維修記錄等，保管期限為35年。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本校工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科室查閱。2.檔案管理科室應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撕下或損壞檔案。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、用途等。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本校檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.本校工作人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理科室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及學(xué)員隱私、駕校商業(yè)機(jī)密等檔案信息嚴(yán)格保密制度，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位和個(gè)人提供檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制接觸范圍，防止檔案信息的不當(dāng)擴(kuò)散。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置安全權(quán)限，不同人員根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全操作規(guī)程，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。2.檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源、設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。3.對(duì)檔案資料的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。八、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案管理科室應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和內(nèi)容，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)和規(guī)律，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的