PAGE十大檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，提高公司業(yè)務(wù)效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中對(duì)公司檔案的利用。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在利用過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露。3.高效服務(wù)原則：以方便、快捷的方式為利用者提供檔案服務(wù)，滿(mǎn)足工作需求。二、檔案利用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要可申請(qǐng)利用檔案。（二）申請(qǐng)流程1.利用者填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明利用檔案的目的、內(nèi)容、用途等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行認(rèn)真審核，確保申請(qǐng)合理合規(guī)。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表交至檔案管理部門(mén)。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.已歸檔的各類(lèi)文件、資料、合同、協(xié)議等。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的歷史記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。2.電子查閱：對(duì)于已數(shù)字化的檔案，利用者可通過(guò)公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子查閱，但需遵守系統(tǒng)操作規(guī)定。（三）查閱要求1.利用者應(yīng)在檔案管理部門(mén)工作人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改、標(biāo)記、污損檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理部門(mén)工作人員統(tǒng)一復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.查閱過(guò)程中應(yīng)保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案設(shè)施設(shè)備，查閱結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理好檔案，歸還原位。四、檔案借閱（一）借閱范圍除查閱范圍外，根據(jù)工作需要，部分檔案可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.利用者填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.借閱人需在借閱登記冊(cè)上簽字，領(lǐng)取借閱的檔案，并按照規(guī)定的借閱期限歸還。（三）借閱期限一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司或用于非工作目的。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱期滿(mǎn)，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)問(wèn)題，辦理歸還手續(xù)。五、檔案復(fù)制（一）復(fù)制范圍根據(jù)利用者的申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。（二）復(fù)制流程1.利用者填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，說(shuō)明復(fù)制檔案的原因、內(nèi)容、用途及份數(shù)等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案管理部門(mén)安排復(fù)制。3.復(fù)制完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)復(fù)制件與原件進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后加蓋檔案管理部門(mén)印章，并將復(fù)制件交利用者。（三）復(fù)制要求1.復(fù)制應(yīng)采用清晰、準(zhǔn)確的方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密及重要信息的檔案，復(fù)制份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制，如需大量復(fù)制，應(yīng)報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。六、檔案摘錄（一）摘錄范圍在確保檔案安全和信息完整的前提下，可對(duì)檔案進(jìn)行摘錄。（二）摘錄流程1.利用者填寫(xiě)《檔案摘錄申請(qǐng)表》，注明摘錄的檔案名稱(chēng)、內(nèi)容范圍、摘錄用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案管理部門(mén)工作人員協(xié)助利用者進(jìn)行摘錄。3.摘錄完成后，利用者應(yīng)對(duì)摘錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤，并簽字確認(rèn)。（三）摘錄要求1.摘錄應(yīng)忠實(shí)于原文，不得擅自修改、歪曲檔案內(nèi)容。2.摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處，以便日后查閱核實(shí)。七、檔案證明出具（一）證明出具范圍公司可為利用者出具與檔案內(nèi)容相關(guān)的證明。（二）證明出具流程1.利用者填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，說(shuō)明需要證明的事項(xiàng)、涉及的檔案內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明。3.證明應(yīng)加蓋公司檔案管理部門(mén)印章，并注明出具日期。（三）證明要求1.證明內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確，與檔案記載一致。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)的證明，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。八、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.利用者是否遵守檔案利用申請(qǐng)、查閱、借閱、復(fù)制、摘錄及證明出具等流程規(guī)定。2.檔案在利用過(guò)程中是否存在安全隱患，是否有損壞、丟失等情況。3.利用者對(duì)檔案的使用是否符合工作需要，有無(wú)違規(guī)使用或泄露檔案信息的行為。（三）檢查方式定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。定期檢查每[X]個(gè)月進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)工作實(shí)際情況隨時(shí)開(kāi)展。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向利用者及相關(guān)部門(mén)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.對(duì)于違反檔案利用制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、檔案利用安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案利用場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮等設(shè)施設(shè)備。2.利用者在檔案利用過(guò)程中應(yīng)注意安全，防止發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故。（二）保密管理1.檔案管理人員及利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息予以保密。2.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播檔案中的機(jī)密信息，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。3.對(duì)于因工作需要接觸機(jī)密檔案的人