PAGE電子會計(jì)檔案制度做用一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子會計(jì)檔案管理，規(guī)范電子會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司等，涵蓋公司各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的電子會計(jì)檔案管理。（三）定義1.電子會計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)憑證、電子會計(jì)賬簿、電子財務(wù)會計(jì)報告等。2.元數(shù)據(jù)：是指描述電子會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、大小、創(chuàng)建時間、修改時間、作者等信息，用于支持電子會計(jì)檔案的管理和利用。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子會計(jì)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的管理體制，由公司財務(wù)部門牽頭，會同檔案管理部門等相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)電子會計(jì)檔案的管理工作。2.規(guī)范流程原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的流程，對電子會計(jì)檔案的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，確保操作規(guī)范、有序。3.安全保密原則：采取有效措施保障電子會計(jì)檔案的安全，防止電子會計(jì)檔案被篡改、丟失、泄露等，確保電子會計(jì)檔案信息的保密性和完整性。4.便于利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮電子會計(jì)檔案的利用需求，優(yōu)化管理流程，提高利用效率，為公司的經(jīng)濟(jì)決策、財務(wù)管理等提供有力支持。二、電子會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電子會計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證的電子影像或電子數(shù)據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、付款審批單等的電子掃描件或電子記錄。2.電子會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會計(jì)賬簿的電子數(shù)據(jù)，可通過會計(jì)核算軟件生成并存儲。3.電子財務(wù)會計(jì)報告：包括月度、季度、年度財務(wù)會計(jì)報告的電子文件，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.其他電子會計(jì)資料：如銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、財務(wù)分析報告等與會計(jì)核算相關(guān)的電子資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，及時將相關(guān)電子會計(jì)資料提交給財務(wù)部門。提交的電子會計(jì)資料應(yīng)符合以下要求：格式規(guī)范：盡量采用通用的、易于識別和處理的格式，如PDF、JPEG等。內(nèi)容完整：確保電子會計(jì)資料包含所有必要的信息，如日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人員等。清晰可讀：電子掃描件或電子記錄應(yīng)清晰，文字、數(shù)字等信息能夠準(zhǔn)確辨認(rèn)。2.財務(wù)部門在接收電子會計(jì)資料時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對不符合要求的資料及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）整理方法1.分類：按照會計(jì)檔案的類別，將電子會計(jì)檔案分為電子會計(jì)憑證、電子會計(jì)賬簿、電子財務(wù)會計(jì)報告和其他電子會計(jì)資料四大類。2.編號：為每一份電子會計(jì)檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查找和管理。例如，電子會計(jì)憑證的編號格式為“KZ年份流水號”，其中“KZ”表示會計(jì)憑證，“年份”為檔案形成的年份，“流水號”為該年度內(nèi)憑證的順序號。3.建立索引：根據(jù)電子會計(jì)檔案的編號、類別、內(nèi)容等信息，建立電子索引目錄，方便快速檢索和查詢。索引目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等詳細(xì)信息。4.元數(shù)據(jù)采集：在整理電子會計(jì)檔案過程中，同步采集相關(guān)元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與電子會計(jì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確對應(yīng)，完整記錄電子會計(jì)檔案的形成背景、來源、處理過程等信息。三、電子會計(jì)檔案的保管（一）存儲方式1.公司應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子會計(jì)檔案進(jìn)行存儲?？蛇x用磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止因硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立存儲設(shè)備的維護(hù)管理制度，定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新。（二）存儲環(huán)境1.電子會計(jì)檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，防止電子設(shè)備因環(huán)境因素?fù)p壞。2.應(yīng)采取防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施，確保電子會計(jì)檔案的安全存儲。（三）保管期限1.電子會計(jì)檔案的保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等保管期限為30年，財務(wù)會計(jì)報告等保管期限為10年，但涉及未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證等應(yīng)永久保管。2.公司應(yīng)根據(jù)電子會計(jì)檔案的保管期限，制定詳細(xì)的保管計(jì)劃，明確不同期限檔案的存儲位置、保管方式等信息，并嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行管理。（四）保管責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)電子會計(jì)檔案存儲設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對電子會計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行定期檢查和核對，確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子會計(jì)檔案的收集、整理和移交工作，明確其職責(zé)和權(quán)限，確保電子會計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。四電子會計(jì)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因財務(wù)管理、審計(jì)、稅務(wù)申報、經(jīng)濟(jì)決策等工作需要，可按照規(guī)定查閱和利用電子會計(jì)檔案。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門依法依規(guī)查閱公司電子會計(jì)檔案時，公司應(yīng)予以配合。（二）利用流程1.內(nèi)部利用流程：申請：公司內(nèi)部各部門如需查閱或利用電子會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《電子會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱或利用的目的、檔案名稱、編號等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后簽字蓋章，并將申請表提交給檔案管理部門。查閱：檔案管理部門根據(jù)申請表，在確保安全保密的前提下，為申請人提供電子會計(jì)檔案的查閱或利用服務(wù)。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除電子會計(jì)檔案內(nèi)容。歸還：查閱或利用完畢后，申請人應(yīng)及時將電子會計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.外部利用流程：審批：外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門依法依規(guī)查閱公司電子會計(jì)檔案時，公司應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)接待和配合查閱工作。查閱：檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督，確保查閱行為符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。查閱完畢后，應(yīng)及時收回查閱的電子會計(jì)檔案。記錄：檔案管理部門應(yīng)對外部查閱電子會計(jì)檔案的情況進(jìn)行記錄，包括查閱部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門查閱和利用電子會計(jì)檔案的權(quán)限應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)定。一般情況下，財務(wù)部門可查閱和利用全部電子會計(jì)檔案，其他部門只能查閱與其工作相關(guān)的電子會計(jì)檔案。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門查閱公司電子會計(jì)檔案的權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。五、電子會計(jì)檔案的安全與保密（一）安全防護(hù)1.建立電子會計(jì)檔案安全防護(hù)體系，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生，保障電子會計(jì)檔案的安全。2.定期對電子會計(jì)檔案存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.制定電子會計(jì)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速采取措施，減少損失。（二）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機(jī)密等敏感信息的電子會計(jì)檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等保密措施，限制未經(jīng)授權(quán)的人員訪問。2.加強(qiáng)對電子會計(jì)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)，防止信息泄露。3.在電子會計(jì)檔案的查閱、利用等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱和利用的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，防止電子會計(jì)檔案被不當(dāng)使用或泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立電子會計(jì)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)部門組成監(jiān)督小組，定期對電子會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容（包括收集、整理、保管、利用、安全保密等環(huán)節(jié)）、檢查方式、檢查頻率等信息，并按照計(jì)劃組織實(shí)施檢查工作。（二）檢查內(nèi)容1.電子會計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括各部門職責(zé)履行情況、工作流程執(zhí)行情況等。2.電子會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否存在違規(guī)操作行為。3.電子會計(jì)檔案的安全保密措施是否到位，是否存在安全隱患和信息泄露風(fēng)險。4.電子會計(jì)檔案管理工作的記錄和檔案是否完整、準(zhǔn)確，是否能夠真實(shí)反映管理工作的實(shí)際情況。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求、整改期限和整改責(zé)任人。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定詳細(xì)的整改方案，認(rèn)真組織整改工作，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況報告監(jiān)督小組。