PAGE方案階段檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在方案階段的檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在方案階段所產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于項(xiàng)目方案、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)方案、可行性研究報(bào)告等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對方案階段的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，對檔案的形成、積累、整理和歸檔過程進(jìn)行全程監(jiān)督和指導(dǎo)。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司方案階段檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對公司各部門在方案階段形成的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在方案階段檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照公司檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實(shí)施，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊有序和安全完整。3.做好檔案的數(shù)字化錄入工作，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索效率和利用水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全和保密。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.項(xiàng)目方案類：包括項(xiàng)目策劃方案、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等。2.技術(shù)方案類：如技術(shù)研發(fā)方案、工藝流程方案、技術(shù)解決方案等。3.設(shè)計(jì)方案類：涵蓋建筑設(shè)計(jì)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、平面設(shè)計(jì)方案等。4.可行性研究報(bào)告類：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、市場可行性研究報(bào)告、技術(shù)可行性研究報(bào)告等。5.與方案相關(guān)的會議紀(jì)要、討論記錄、專家意見、調(diào)研資料等。6.其他與方案階段相關(guān)的重要文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在方案階段形成的各類文件資料，并確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的文件資料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同的介質(zhì)（如紙質(zhì)、電子等），以防止丟失或損壞。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）檔案整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)合理、便于查找。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系，提高檔案檢索效率。（四）檔案整理方法1.分類將方案階段檔案分為項(xiàng)目方案、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)方案、可行性研究報(bào)告等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。按照年度對檔案進(jìn)行分類，同一年度的檔案集中整理。根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.編號為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。編號格式可采用“類別代碼年度流水號保管期限代碼”，例如：“XMF2023001Y”，其中“XMF”表示項(xiàng)目方案類檔案，“2023”表示年度，“001”表示流水號，“Y”表示永久保管期限。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確完整。對檔案進(jìn)行編頁，在每頁的右上角或右下角標(biāo)注頁碼，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案裝訂牢固、整齊美觀。對于幅面較大的圖紙等文件資料，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋騎縫章。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.各部門應(yīng)在方案階段結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案編號‘題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)永久保存的檔案。2.長期保管對公司經(jīng)營管理有一定影響，在較長時(shí)間內(nèi)仍需查考利用的檔案，保管期限一般為1050年。重要項(xiàng)目的方案、報(bào)告等檔案，其保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度和后續(xù)利用需求確定。3.短期保管對公司經(jīng)營管理影響較小，在較短時(shí)間內(nèi)即可失去查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為110年。（三）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、防蟲藥等，確保檔案庫房的安全和適宜的保管環(huán)境。按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，對電子檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。（四）檔案安全保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.嚴(yán)格限制檔案庫房的訪問權(quán)限，只有檔案管理人員和經(jīng)授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案庫房。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，提高其安全保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。4.檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案信息不泄露。5.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，防止機(jī)密信息被竊取或泄露。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合公司的利益和法律法規(guī)要求。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。3.在保證檔案安全和保密的前提下，積極開展檔案的對外利用工作，為公司的合作項(xiàng)目、市場拓展等提供必要的檔案資料。（二）檔案利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和保密。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.復(fù)印如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請表，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)復(fù)印申請表進(jìn)行復(fù)印操作，并對復(fù)印的檔案資料進(jìn)行登記，注明復(fù)印日期、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)等信息。復(fù)印的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以證明其復(fù)印件的真實(shí)性和有效性。（三）檔案利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。2.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格慎重的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）檔案鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，了解檔案在實(shí)際工作中的利用情況和重要性，綜合判斷檔案的存毀價(jià)值。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)