PAGE民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民品生產(chǎn)管理，規(guī)范民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案工作，確保民品生產(chǎn)過程的可追溯性、質(zhì)量穩(wěn)定性以及符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有民品生產(chǎn)相關(guān)活動，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計、原材料采購、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗、成品交付等環(huán)節(jié)所涉及的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映民品生產(chǎn)活動的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋民品生產(chǎn)全過程的各類文件、記錄等資料應(yīng)完整收集、整理和保存，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔和保管應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的系統(tǒng)性和一致性。4.保密性原則：對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：通過檔案資料能夠清晰追溯民品生產(chǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)，便于問題查找和責(zé)任認(rèn)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各部門開展檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案的集中保管，建立檔案庫房管理規(guī)范，確保檔案的安全存儲。4.組織開展檔案的數(shù)字化工作，提高檔案利用效率，同時做好電子檔案的安全管理。5.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。6.為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在民品生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類檔案資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常管理，配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點等工作。4.在開展民品生產(chǎn)活動時，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案資料的形成和使用，確保檔案資料的及時、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案資料的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱、查閱制度，做好登記和記錄工作，及時跟蹤檔案的歸還情況，防止檔案丟失或損壞。4.對檔案庫房進(jìn)行日常管理，做好溫濕度控制、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案存儲環(huán)境安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、存儲和維護(hù)等工作，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.產(chǎn)品設(shè)計檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、設(shè)計變更記錄等，反映產(chǎn)品的設(shè)計理念、技術(shù)要求和結(jié)構(gòu)特點。2.原材料檔案：涵蓋原材料采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、原材料檢驗報告、入庫單等，記錄原材料的來源、質(zhì)量狀況和采購過程。3.生產(chǎn)過程檔案：包含生產(chǎn)計劃、工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等，體現(xiàn)民品生產(chǎn)的具體流程和操作規(guī)范。4.質(zhì)量檢驗檔案：涉及質(zhì)量檢驗計劃、檢驗報告、不合格品處理記錄等，對產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控和評估。5.銷售與售后檔案：有銷售合同、發(fā)貨記錄、客戶反饋、售后服務(wù)記錄等，跟蹤產(chǎn)品銷售情況和客戶服務(wù)過程。6.其他檔案：如與民品生產(chǎn)相關(guān)的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、資質(zhì)證書、認(rèn)證文件等不屬于上述分類的檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層級編碼方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由字母和數(shù)字組成，具體如下：第一位字母表示檔案類別，如“P”代表產(chǎn)品設(shè)計檔案，“M”代表原材料檔案，“S”代表生產(chǎn)過程檔案，“Q”代表質(zhì)量檢驗檔案，“C”代表銷售與售后檔案，“O”代表其他檔案。第二位至第四位數(shù)字表示該類別檔案的順序號，從“001”開始依次遞增。第五位至第七位數(shù)字表示該檔案所屬的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。第八位至第十位數(shù)字表示該檔案在當(dāng)年同類檔案中的流水號，從“001”開始。3.例如，產(chǎn)品設(shè)計檔案中2023年形成的第5份檔案編號為“P0052023005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案資料收集的責(zé)任人，確保在民品生產(chǎn)活動開展過程中及時、準(zhǔn)確地收集各類相關(guān)檔案資料。2.檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像等多種形式，確保全面反映生產(chǎn)活動的實際情況。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、客戶反饋意見等，應(yīng)及時簽收并納入檔案管理范圍。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)各部門對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并編制目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。3.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于查閱和保管。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備中，同時建立相應(yīng)的索引目錄。4.檔案資料應(yīng)保持整潔、清晰，對于破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，進(jìn)行再次審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過的檔案資料按照檔案編號順序進(jìn)行上架歸檔，同時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息的實時準(zhǔn)確。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重要資質(zhì)證書、重大合同等具有長期保存價值的檔案資料。2.定期保管：30年保管期限：產(chǎn)品設(shè)計檔案中的重要設(shè)計圖紙、技術(shù)文件等，以及與公司長期發(fā)展戰(zhàn)略相關(guān)的檔案資料。10年保管期限：原材料檔案、生產(chǎn)過程檔案中的一般性文件記錄，質(zhì)量檢驗檔案中的部分檢驗報告等。5年保管期限：銷售與售后檔案中的一般性銷售合同、客戶反饋記錄等，以及其他檔案中相對時效性較短的文件。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。2.電子檔案保管：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備對電子檔案進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索和管理，確保電子檔案的安全性和可訪問性。定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，檢查電子檔案的可讀性和完整性，及時處理出現(xiàn)的問題。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時長等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費。4.查閱涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案時，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案資料歸還至檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)對查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒。3.與外部單位合作涉及檔案資料提供的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，確保檔案信息不被泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作的安全有序開展。八、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)1.逐步實現(xiàn)民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率，降低檔案管理成本。2.通過數(shù)字化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和傳遞，為公司生產(chǎn)經(jīng)營決策提供有力支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描后的圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案編號進(jìn)行命名，并存儲在指定的文件夾中。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。同時，對圖像進(jìn)行加密存儲，確保電子檔案的安全性。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立檔案索引數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。4.存儲與管理：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲在電子存儲設(shè)備中，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類管理。定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠方便快捷地錄入檔案的基本信息、目錄信息、文件內(nèi)容等，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位到所需檔案信息。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、跟蹤等全過程管理，能夠?qū)崟r掌握檔案的借閱狀態(tài)。4.權(quán)限管理功能：根據(jù)不同人員的工作職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，且已無利用價值的。3.涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)可以銷毀的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對到期或需要銷毀的檔案進(jìn)行清查，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.