PAGE醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便醫(yī)院各部門(mén)和人員對(duì)檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為醫(yī)院各部門(mén)和人員提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好相關(guān)手續(xù)。（二）各科室、部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受醫(yī)院綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，定期將整理好的檔案移交醫(yī)院綜合檔案室集中保管。4.在工作中積極配合醫(yī)院綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，如實(shí)提供所需檔案資料。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括門(mén)診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、學(xué)生成績(jī)考核記錄等。3.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告、論文發(fā)表等。4.行政管理檔案：包括醫(yī)院行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。5.黨團(tuán)工作檔案：包括黨組織文件、黨員檔案、團(tuán)組織文件、團(tuán)員檔案、黨團(tuán)活動(dòng)記錄等。6.其他檔案：包括醫(yī)院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)檔案、外事活動(dòng)檔案等。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)一式多份保存，分別用于不同用途，如原件用于歸檔，復(fù)印件用于日常查閱等。（三）歸檔時(shí)間1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔。2.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)完成歸檔。3.科研檔案應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)題后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。4.行政管理檔案應(yīng)在文件辦理完畢或工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。5.黨團(tuán)工作檔案應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各科室、部門(mén)兼職檔案員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.編制檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、年度等信息，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交醫(yī)院綜合檔案室。3.將整理好的檔案移交醫(yī)院綜合檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法醫(yī)院檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度：按照檔案形成的年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)：按照醫(yī)院內(nèi)部的科室、部門(mén)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行劃分。3.保管期限：根據(jù)檔案的價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。（三）整理要求1.對(duì)歸檔的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)排列，去除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案的有序性。2.按照檔案裝訂要求，對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊等處理，然后進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，以便于檢索和查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)的情況，確保檔案安全。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案架上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。（四）檔案清查1.醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（五）檔案鑒定1.醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由醫(yī)院檔案鑒定小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和實(shí)際利用情況，提出檔案的存毀意見(jiàn)，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)醫(yī)院的原則，積極為醫(yī)院各部門(mén)和人員提供檔案信息服務(wù)。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到醫(yī)院綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，期滿(mǎn)后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋醫(yī)院檔案專(zhuān)用章。（三）利用登記醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、期限等信息。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線(xiàn)錄入，包括檔案的基本信息、分類(lèi)編號(hào)、保管期限、來(lái)源等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類(lèi)號(hào)、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的在線(xiàn)管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、提醒等功能。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為醫(yī)院檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶(hù)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密區(qū)域存放，限制查閱和利用范圍。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在私人交往和通信中涉及檔案機(jī)密信息。4.對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，對(duì)涉及保密檔案的利用進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案信息安全。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配