PAGE電力建設(shè)工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力建設(shè)工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為電力建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)及管理等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所承擔(dān)的各類電力建設(shè)工程項(xiàng)目，包括火電、水電、風(fēng)電、光伏等發(fā)電工程以及輸變電工程等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）、《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司對(duì)電力建設(shè)工程檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確各級(jí)部門和人員的職責(zé)，分級(jí)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.全程管理原則檔案管理貫穿于電力建設(shè)工程的全過程，從項(xiàng)目前期策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)同步進(jìn)行檔案管理工作。3.真實(shí)有效原則檔案應(yīng)如實(shí)反映電力建設(shè)工程的實(shí)際情況，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，確保檔案的有效性和權(quán)威性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，滿足公司內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位對(duì)檔案信息的需求。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司電力建設(shè)工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對(duì)電力建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.參與電力建設(shè)工程項(xiàng)目的前期策劃、合同簽訂等工作，對(duì)檔案管理要求提出意見和建議。4.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司電力建設(shè)工程檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)各類檔案資料。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。6.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。7.對(duì)各部門和項(xiàng)目單位的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電力建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織實(shí)施，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人。2.督促項(xiàng)目各參建單位按照檔案管理要求，做好項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作。3.審核項(xiàng)目各參建單位提交的檔案資料，確保其符合檔案管理規(guī)定和工程實(shí)際情況。4.組織項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)預(yù)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。5.負(fù)責(zé)向公司檔案管理部門移交項(xiàng)目竣工檔案。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位承擔(dān)的電力建設(shè)工程設(shè)計(jì)階段形成的各類文件資料，包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)文件、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知等。2.對(duì)設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，確保設(shè)計(jì)文件符合工程建設(shè)要求，并及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)單位提交設(shè)計(jì)文件及相關(guān)資料。3.配合項(xiàng)目建設(shè)單位做好設(shè)計(jì)文件的審核、修改和歸檔工作，按照規(guī)定提供相關(guān)的電子文件資料。（四）項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.建立健全項(xiàng)目施工檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工過程中文件資料的收集、整理、歸檔工作。2.按照施工進(jìn)度和檔案管理要求，及時(shí)收集、整理施工過程中形成的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、施工圖紙、施工記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、施工變更資料等。3.確保施工文件資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，做到隨工程進(jìn)度同步整理，分類存放，便于查閱。4.對(duì)施工過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照要求進(jìn)行備份和移交。5.在工程竣工后，負(fù)責(zé)將整理好的施工檔案資料移交項(xiàng)目建設(shè)單位。（五）項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)電力建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)理，制定檔案管理監(jiān)理細(xì)則，明確監(jiān)理工作內(nèi)容和要求。2.監(jiān)督檢查項(xiàng)目各參建單位檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)不符合檔案管理要求的行為及時(shí)提出整改意見。3.審核項(xiàng)目各參建單位提交的檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。4.參與項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)檔案驗(yàn)收情況進(jìn)行記錄，并出具監(jiān)理意見。三、檔案的形成與收集（一）形成要求1.電力建設(shè)工程文件的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工程建設(shè)實(shí)際情況，做到內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。2.文件的書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，字跡應(yīng)清晰、工整，圖樣應(yīng)清晰準(zhǔn)確，圖表應(yīng)整潔規(guī)范。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保其可讀性和可利用性，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄和歸檔。（二）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、初步設(shè)計(jì)文件及審查意見等。2.設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、施工日志、施工記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、施工試驗(yàn)報(bào)告、施工變更資料、工程簽證單等。4.設(shè)備文件設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)文件、設(shè)備監(jiān)造記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收文件等。5.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理通知及回復(fù)等。6.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報(bào)告、工程竣工圖等。7.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的各種協(xié)議、合同、來往信函、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、電子文件等。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)按照工程進(jìn)度及時(shí)收集本單位形成的文件資料，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在工程建設(shè)過程中，對(duì)于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)及時(shí)收集整理，避免遺漏或丟失。3.工程竣工后，項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交項(xiàng)目建設(shè)單位。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照電力建設(shè)工程檔案分類大綱進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理、準(zhǔn)確。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（二）整理方法1.分類電力建設(shè)工程檔案一般分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等六大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.組卷按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組合成案卷。案卷應(yīng)厚度適中，一般不超過40mm，特殊情況除外。3.編目對(duì)案卷內(nèi)的文件進(jìn)行編號(hào)、編頁(yè)、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，確保案卷內(nèi)容清晰、有序。4.裝訂案卷內(nèi)的文件應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。（三）歸檔要求1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在工程竣工后，按照檔案管理要求，將整理好的檔案資料及時(shí)移交項(xiàng)目建設(shè)單位。2.移交的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、檔號(hào)、編制單位、編制日期、保管期限等，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.項(xiàng)目建設(shè)單位在接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回原單位進(jìn)行補(bǔ)充或整改。4.公司檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類大綱，對(duì)接收的電力建設(shè)工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔，建立健全檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放電力建設(shè)工程檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、密集架等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限電力建設(shè)工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案包括工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、初步設(shè)計(jì)文件及審查意見、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報(bào)告等重要文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案一般為工程建設(shè)過程中形成的重要文件和資料，保管期限為30年，如設(shè)計(jì)變更通知、施工技術(shù)方案、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、設(shè)備采購(gòu)合同等。3.短期保管的檔案為工程建設(shè)過程中形成的一般性文件和資料，保管期限為10年，如施工日志、監(jiān)理月報(bào)、工程簽證單等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限和分類順序進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，配備安全保衛(wèi)人員，確保檔案庫(kù)房的安全。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，同時(shí)減少紙質(zhì)檔案的使用和磨損。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作的安全有序進(jìn)行。六破檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目管理部門、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)電力建設(shè)工程檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定申請(qǐng)表，報(bào)檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行全面審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、檔號(hào)、編制單位、編制日期、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)管理、技術(shù)改造等工作中查閱利用檔案。2.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱利用公司電力建設(shè)工程檔案。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案利用者可到檔案庫(kù)房查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱登記工作。2.查閱電子檔案利用者可通過公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)利用者正確操作，確保電子檔案的安全和保密。3.復(fù)制檔案利用者因工作需要，可按照規(guī)定程序申請(qǐng)復(fù)制檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照要求進(jìn)行復(fù)制，并做好登記和收費(fèi)工作。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批