PAGE檔案部?jī)?nèi)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持，做好檔案查閱、借閱登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)的文件材料移交檔案部歸檔。3.配合檔案部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)兼職檔案員的管理和培訓(xùn)工作，督促兼職檔案員做好檔案管理工作。（三）兼職檔案員職責(zé)1.在檔案部的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、分類和初步編目工作。2.及時(shí)將本部門(mén)形成的文件材料移交檔案部歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案部做好本部門(mén)檔案的查閱、借閱登記工作，對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)和整理。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管工作，確保檔案的安全與完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事任免、獎(jiǎng)懲等文件。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)管理、物資管理、質(zhì)量管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)改造、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)及文件材料。6.科研項(xiàng)目類：包括公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、實(shí)驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括公司購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢的各類設(shè)備儀器的相關(guān)文件材料。8.會(huì)計(jì)檔案類：包括公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料。9.聲像檔案類：包括公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。10.電子檔案類：包括公司以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案材料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別：用大寫(xiě)英文字母表示，對(duì)應(yīng)上述十大類檔案類別，如“A”代表行政管理類。3.流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，按檔案形成的先后順序依次編號(hào)，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“2023A0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄等文件材料。3.公司員工在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、報(bào)告、總結(jié)、記錄等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來(lái)源、日期、保管期限等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和計(jì)算機(jī)管理。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷，一般以問(wèn)題、時(shí)間、重要程度等為組卷依據(jù)。3.編目：對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編制案卷封面。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)相關(guān)信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、設(shè)備儀器類、聲像檔案類等檔案，在文件材料形成后的次年上半年內(nèi)歸檔。2.基本建設(shè)類檔案，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.科研項(xiàng)目類檔案，在項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案歸檔期限要求，將整理好的檔案移交檔案部。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案部對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（三）移交手續(xù)1.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份由檔案部歸檔保存。2.檔案移交過(guò)程中，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，由移交部門(mén)負(fù)責(zé)查明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案部應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件。2.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放雜物。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)于重要的檔案和珍貴的實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案清查1.檔案部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫(xiě)檔案清查報(bào)告，總結(jié)清查情況，提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案的利用（一）利用范圍1.在公司內(nèi)部，各部門(mén)因工作需要可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等需要，可查閱、借閱與本人工作相關(guān)的檔案。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案部查閱檔案，檔案部應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。檔案部應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的利用范圍和方式使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案利用者歸還檔案時(shí)，檔案部應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案部負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案部定期將到期檔案清理出來(lái)，填寫(xiě)檔案鑒定申請(qǐng)表，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限、銷毀原因等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案部負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案