PAGE財(cái)務(wù)檔案借閱保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的借閱行為，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理與借閱工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的，具有保存價(jià)值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議等資料。2.借閱：指因工作需要，經(jīng)規(guī)定程序批準(zhǔn)，從財(cái)務(wù)檔案保管部門獲取財(cái)務(wù)檔案資料的行為。二、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管部門及職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂、立卷、歸檔等日常工作。設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管專柜，指定專人負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)檔案，并確保保管環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并處理。2.檔案管理部門（如有）協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作，提供必要的檔案管理指導(dǎo)和支持。對財(cái)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財(cái)務(wù)檔案按照規(guī)定要求妥善保管。（二）財(cái)務(wù)檔案的分類與編號1.分類會計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等與財(cái)務(wù)相關(guān)的資料。2.編號按照分類，為每一類財(cái)務(wù)檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性，便于查找和管理。例如，會計(jì)憑證類編號格式為“KZ年份月份憑證序號”，其中“KZ”表示會計(jì)憑證類，“年份”為四位數(shù)字表示檔案所屬年份，“月份”為兩位數(shù)字表示檔案所屬月份，“憑證序號”為流水號。（三）財(cái)務(wù)檔案的裝訂與歸檔1.會計(jì)憑證裝訂每月終了，由會計(jì)人員對當(dāng)月的會計(jì)憑證進(jìn)行整理，檢查憑證的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。按照憑證編號順序，去除憑證中的金屬物，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計(jì)賬簿裝訂：年度終了，會計(jì)人員應(yīng)將全年的會計(jì)賬簿打印裝訂成冊。賬簿裝訂應(yīng)牢固、平整，賬頁編號連續(xù)，不得缺號、跳頁。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂：季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告編制完成后，應(yīng)及時進(jìn)行裝訂。裝訂時應(yīng)將報(bào)告封面、目錄、正文、附注等內(nèi)容依次排列，加具封面封底，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他類檔案歸檔：對于其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的資料，應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、日期、保管期限等信息。5.歸檔要求財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期歸檔，歸檔時間不得遲于次年[X]月底。歸檔后的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)整齊排列，存放有序，便于查找和調(diào)閱。（四）財(cái)務(wù)檔案的保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為[X]年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為[X]年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管[X]年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為[X]年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類檔案：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為[X]年；納稅申報(bào)表保管期限為[X]年；財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為[X]年；審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評估報(bào)告保管期限為[X]年；經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，但不得少于[X]年。（五）財(cái)務(wù)檔案的保管環(huán)境與安全措施1.保管環(huán)境財(cái)務(wù)檔案保管專柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間內(nèi)。保持保管環(huán)境的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.安全措施配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，如滅火器、保險(xiǎn)柜、監(jiān)控?cái)z像頭等。對財(cái)務(wù)檔案保管場所的門窗、保險(xiǎn)柜等設(shè)施進(jìn)行定期檢查，確保其安全可靠。財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得擅自將無關(guān)人員帶入保管場所。建立財(cái)務(wù)檔案保管場所的出入登記制度，記錄出入人員的姓名、時間、事由等信息。三、財(cái)務(wù)檔案的借閱（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》應(yīng)由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并加蓋部門公章。3.申請借閱財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)確保借閱目的與工作相關(guān)，不得為個人私利或其他無關(guān)目的借閱財(cái)務(wù)檔案。（二）借閱審批1.財(cái)務(wù)檔案保管人員收到《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)申請人的身份和借閱目的。2.對于涉及重要財(cái)務(wù)信息、機(jī)密文件或需經(jīng)特定審批程序的財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)將申請表提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意借閱的，財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并注明借閱期限。（三）借閱登記1.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)建立《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，對每一次借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號、借閱目的、審批意見、歸還日期等。3.借閱人應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)借閱檔案的相關(guān)信息。（四）借閱期限1.財(cái)務(wù)檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)檔案保管人員提出申請，并經(jīng)原審批人批準(zhǔn)。2.延長后的借閱期限累計(jì)不得超過[X]個工作日。（五）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的財(cái)務(wù)檔案。如需續(xù)借，應(yīng)按照規(guī)定重新辦理借閱申請手續(xù)。2.借閱人歸還財(cái)務(wù)檔案時，財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上記錄檔案歸還情況，并注明是否完好無損。（六）借閱限制1.財(cái)務(wù)檔案原則上不得外借。如有特殊情況需要外借的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.外借財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)要求借閱單位出具借條，并注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。借閱單位應(yīng)妥善保管外借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘抄。3.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)定期對外借檔案進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時歸還。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》應(yīng)由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并加蓋部門公章。3.申請查閱財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)確保查閱目的與工作相關(guān)，不得為個人私利或其他無關(guān)目的查閱財(cái)務(wù)檔案。（二）查閱審批1.財(cái)務(wù)檔案保管人員收到《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)申請人的身份和查閱目的。2.對于涉及重要財(cái)務(wù)信息、機(jī)密文件或需經(jīng)特定審批程序的財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)將申請表提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意查閱的，財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并安排專人陪同查閱。（三）查閱登記1.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)建立《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》，對每一次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的、審批意見、查閱地點(diǎn)、陪同人員等。3.查閱人應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)查閱檔案的相關(guān)信息。（四）查閱方式1.查閱財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案保管人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案攜帶出保管場所。2.查閱人只能查閱與工作相關(guān)的部分財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像等。如需摘抄、復(fù)制、拍照、攝像等，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)檔案保管人員提出申請，并經(jīng)原審批人批準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)監(jiān)督查閱人的查閱行為，確保查閱過程符合規(guī)定要求。（五）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的財(cái)務(wù)檔案歸還原位，由財(cái)務(wù)檔案保管人員進(jìn)行核對。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》上記錄檔案歸還情況，并注明是否完好無損。五、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀申請1.財(cái)務(wù)檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，并填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》應(yīng)注明擬銷毀檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并加蓋財(cái)務(wù)部門公章。（二）銷毀審批1.財(cái)務(wù)檔案保管人員將《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》提交公司檔案管理部門（如有）和審計(jì)部門審核。2.檔案管理部門（如有）和審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審查，核實(shí)檔案的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性。3.經(jīng)審查同意銷毀的，檔案管理部門（如有）和審計(jì)部門應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》上簽署審核意見，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財(cái)務(wù)檔案，由財(cái)務(wù)部門會同檔案管理部門（如有）共同組織實(shí)施銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及編號、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，但應(yīng)確保銷毀徹底，無法恢