PAGE檔案工作總結(jié)制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案工作總結(jié)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案工作方面的管理與操作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案工作組織與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類檔案。綜合檔案室直屬公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)。（二）職責(zé)分工1.辦公室負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和考核。負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至綜合檔案室。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，并配合綜合檔案室做好相關(guān)工作。嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議文件；公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購(gòu)等方面的文件資料，如合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)類：公司各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.科技研發(fā)類：公司科研項(xiàng)目的研究資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。5.聲像檔案類：公司在重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件資料，并確保文件的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，并按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、科技研發(fā)、聲像檔案等大類，大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至綜合檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至綜合檔案室。2.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.核對(duì)無(wú)誤后，綜合檔案室在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司設(shè)立及變更的文件、重要會(huì)議記錄、重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為15年以下。如臨時(shí)性的通知、便函等。（四）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、檔案的利用與保密（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、安全保密的原則，確保檔案的合理利用。2.嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：如需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，實(shí)行專人專管。3.在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)違反保密規(guī)定的行為，依法追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)由檔案管理部門和審計(jì)部門人員組成。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并形成檢查記錄。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理質(zhì)量、檔案的保管利用情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理制度建設(shè)、檔案收集整理、檔案保管利用、檔案安全保密等方面。3.考核結(jié)果作為部門和員工績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)檔案工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反檔案管理制度的部