PAGE企業(yè)檔案管理制度附則一、總則（一）目的本企業(yè)檔案管理制度旨在加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為企業(yè)員工和相關(guān)部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.定期將整理好的檔案移交至企業(yè)檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，企業(yè)規(guī)章制度，人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)教育等文件，行政事務(wù)管理文件等。2.經(jīng)營管理類涵蓋市場營銷、銷售合同、客戶信息、市場調(diào)研、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、物資采購、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件等。生產(chǎn)技術(shù)類包含產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)流程、設(shè)備管理、技術(shù)改造、質(zhì)量檢測等方面的文件?；窘ㄔO(shè)類如工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。黨群工作類涉及黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。聲像電子類包括照片、錄音、錄像、電子文檔等多媒體檔案。（二）檔案編號(hào)1.采用層次分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行一級(jí)編號(hào)，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)編號(hào)等。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別、檢索和管理。例如，行政管理類檔案編號(hào)為XZGL，其中XZGL001表示企業(yè)設(shè)立文件，XZGL002表示股東會(huì)會(huì)議文件等；經(jīng)營管理類檔案編號(hào)為JYGL，生產(chǎn)技術(shù)類檔案編號(hào)為SCJS等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)內(nèi)部形成的文件：各部門在日常工作中產(chǎn)生的各類文件、報(bào)表、記錄、合同等。2.外部接收的文件：包括上級(jí)主管部門文件、政府部門文件、合作單位文件、客戶文件等。3.重要活動(dòng)形成的文件：如企業(yè)重大會(huì)議、慶典活動(dòng)、項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)等產(chǎn)生的文件。4.員工個(gè)人提交的文件：如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于外部接收的文件，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.重要活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將活動(dòng)形成的文件整理好移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)。3.編目：填寫檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、年度等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度整理好的檔案移交至企業(yè)檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照類別、年度等進(jìn)行排列上架，妥善保管。（三）保管期限1.永久保管：涉及企業(yè)核心機(jī)密、重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄等檔案，如企業(yè)章程、股權(quán)變更文件、重大合同協(xié)議、重要財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.長期保管：保管期限為30年的檔案，包括企業(yè)一般性經(jīng)營管理文件、重要生產(chǎn)技術(shù)文件、基本建設(shè)項(xiàng)目重要文件等。3.短期保管：保管期限為10年的檔案，如一般性行政事務(wù)文件、短期項(xiàng)目文件等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案裝具采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。對(duì)電子檔案應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤、磁帶、光盤等，并定期進(jìn)行備份。3.檔案保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。做好檔案進(jìn)出庫登記工作，嚴(yán)格控制檔案的借閱、查閱等手續(xù)。對(duì)檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱企業(yè)檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門審核，報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人持審批通過的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員核對(duì)無誤后，在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）利用方式1.企業(yè)員工可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄、拍照等，但不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損毀、丟失等行為。2.外部單位查閱檔案后如需使用檔案信息，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息的合法使用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可以考慮銷毀；對(duì)于仍有一定參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次、復(fù)印摘錄數(shù)量等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.企業(yè)因分立、合并、破產(chǎn)等原因發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的移交工作。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。3.檔案移交清冊(cè)經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，一