PAGE檔案庫房人員管理制度一、總則（一）目的為加強檔案庫房的規(guī)范化管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案庫房的所有工作人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露。2.規(guī)范管理原則：按照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立健全檔案庫房管理制度，規(guī)范工作流程。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理服務，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、人員職責（一）檔案庫房主管職責1.全面負責檔案庫房的管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，確保檔案管理工作符合要求。3.組織檔案庫房工作人員的業(yè)務培訓和考核，提高工作人員的業(yè)務水平和綜合素質。4.定期檢查檔案庫房的設施設備、安全防范措施等，及時發(fā)現并解決問題。5.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作的監(jiān)督和指導。6.協(xié)調與其他部門的關系，為檔案利用提供便利條件。7.完成領導交辦的其他工作任務。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對檔案進行科學分類存放，建立檔案檢索目錄，方便檔案查詢和利用。3.嚴格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。4.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔衛(wèi)生，定期對檔案進行清點和核對，做到賬物相符。5.根據工作需要，及時為利用者提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。6.對電子檔案進行備份和維護，確保電子檔案的安全和可讀取性。7.協(xié)助檔案庫房主管做好其他相關工作。（三）檔案借閱人員職責1.嚴格遵守檔案借閱制度，履行借閱手續(xù)，不得擅自更改借閱內容和期限。2.愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。3.妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得帶出檔案庫房或公司/組織規(guī)定的范圍。4.按時歸還借閱的檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱結束后，應及時將檔案歸還原位，并協(xié)助檔案管理人員進行清點和核對。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、規(guī)定等。3.下級單位報送的重要文件、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據和相關背景信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現紙質檔案與電子檔案的同步整理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內容和存放位置。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案保管（一）庫房建設與布局1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應保持適當的距離，便于工作開展。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對珍貴、易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）庫房管理1.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.定期對庫房進行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔干凈。3.加強對庫房設施設備的維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。4.建立庫房巡查制度，每天對庫房進行巡查，發(fā)現問題及時處理。（四）檔案安全防護1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，確保庫房安全。2.對檔案管理人員進行安全保密教育，提高安全意識，防止檔案泄露。3.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.根據國家法律法規(guī)和有關規(guī)定，需要向社會提供檔案利用服務的。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案查閱區(qū)查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人審批后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，利用者應出示有效證件，填寫查閱登記表，注明查閱目的、內容等。2.借閱檔案時，利用者應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、期限等，經部門負責人審批后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應將借閱的檔案進行登記，并向利用者發(fā)放借閱證。3.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數量、內容等，如發(fā)現問題應及時處理。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應加強對檔案利用情況的監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用制度。2.對違反檔案利用制度的行為，檔案管理人員應及時制止，并向檔案庫房主管報告。六電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集電子文件，并進行整理和分類。2.電子文件的整理應遵循紙質檔案的整理原則，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。3.對電子文件應進行元數據采集，建立電子檔案目錄數據庫，方便檢索和利用。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進行備份。備份應異地存放，確保數據安全。2.存儲電子檔案的設備應定期進行維護和檢查，防止數據丟失或損壞。3.電子檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的利用1.利用者可通過網絡查詢、下載電子檔案，但不得擅自更改電子檔案的內容。2.如需打印電子檔案，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行操作。3.對電子檔案的利用情況應進行記錄，包括利用者姓名、利用時間、利用內容等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案保管期限表為依據，對檔案進行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案庫房主管、檔案管理人員、相關部門負責人等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其價值。2.綜合分析：結合檔案的形成背景、內容、來源等因素，綜合分析其價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.檔案銷毀申請表經公司/組織領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并對銷毀過程進行記錄。記錄應包括銷毀檔案的名稱、數量、時間、地點、銷毀人等。4.銷毀后的檔案應在檔案目錄中注明，并永久保存銷毀記錄。八、培訓與考核（一）培訓計劃1.檔案庫房主管應根據檔案管理工作的需要，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃應包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓人員等。（二）培訓內容1.國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.檔案管理的基礎知識和技能，如檔案收集、整理、保管、利用等。3.電子檔案管理的相關知識和技能。4.檔案安全保密知識。（三）培訓方式1.內部培訓：由檔案庫房主管或檔案管理人員進行授課。2.外部培訓：邀請檔案專家或相關機構進行培訓。3.在線學習：利用網絡平臺提供的學